In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di disdetta appuntamento e proponiamo un fac simile di lettera di disdetta appuntamento da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Disdetta Appuntamento
La lettera di disdetta appuntamento è un modo formale ed educato per spostare o annullare un appuntamento futuro. Si tratta di un messaggio piuttosto breve che è possibile scrivere ad un destinatario con il quale non hai molta confidenza, per informarlo che nel giorno fissato non sarai disponibile. Se ti sei accorto che il tuo prossimo incontro con un cliente e l’appuntamento che avevi preso con uno specialista si sono accavallati, non preoccuparti: grazie alla lettera di disdetta appuntamento potrai facilmente spostare i vari impegni e incastrarli in modo che non richiedano il dono dell’ubiquità. Scopriamo quindi subito quali sono le frasi da inserire in una lettera di disdetta appuntamento e soprattutto quando è necessario utilizzarla.
Nonostante una comunicazione formale sia indubbiamente quella più indicata per parlare con uno sconosciuto, al giorno d’oggi si è portati sempre più ad eliminare dal linguaggio verbale espressioni troppo ricercate, con l’obiettivo di rompere le barriere tra una persona e l’altra e sentirsi subito a proprio agio e alla pari. Ciò è particolarmente vero per la comunicazione quotidiana, che si è spostata su applicazioni di messaggistica istantanea in cui persone di tutto il mondo comunicano sempre meno scrivendo, grazie alla possibilità di inviare file audio o video. Esistono però delle situazioni in cui scrivere una lettera rimane l’unico modo serio di comunicare con il nostro destinatario. Ciò accade per esempio quando l’appuntamento in questione è particolarmente importante, e implica magari un incontro con clienti esteri di un certo livello.
Il consiglio quindi, è di ricorrere ad una lettera di disdetta quando non sei in confidenza con l’interlocutore. Soggetti tipici a cui inviare lettere di disdetta sono comunemente
-clienti
-investitori
-datori di lavoro
-personalità pubbliche
-forze dell’ordine
-professori universitari
Oltre a questi, possono esserci molti altri soggetti ai quali è bene comunicare una disdetta tramite lettera. Tendenzialmente però, ricorda che i professionisti presso il quale hai preso appuntamento non necessiteranno di una lettera di disdetta, quanto piuttosto di una telefonata o di un messaggio. Valuta sempre attentamente il grado di confidenza che intrattieni con il destinatario,
Una delle domande più frequenti e scottanti riguardo alla lettera di disdetta appuntamento è la seguente: ma quando cancello un appuntamento, devo scrivere le motivazioni nella lettera o posso ometterle? Diciamolo, ci sono volte in cui un impegno proprio non vogliamo affrontarlo, e l’unica cosa che desideriamo fare è cancellarlo senza dire né beh né ma. Ufficialmente, non esiste una regola che ti obblighi a spiegare al tuo interlocutore perché non potrai partecipare all’appuntamento fissato: sta ancora una volta a te decidere se il grado di ufficialità e di confidenza richiedano o meno di scrivere anche delle motivazioni. In generale comunque, scrivere perché hai disdetto l’appuntamento è una dimostrazione di cortesia, che aiuta il destinatario a sentirsi più in contatto con te e non semplicemente tagliato fuori. A nostro avviso, è possibile procedere come meglio si crede, a patto di fornire però all’interlocutore una nuova data o perlomeno la possibilità di sceglierla lui. Se invece scegli di annullare un appuntamento perché scopri che il professionista o consulente a cui ti sei rivolto ha tenuto un comportamento scorretto nei tuoi confronti, non dovrai inserire nessuna informazione in più nella tua lettera di disdetta.
Analizzati i fattori sinora esposti, è venuto finalmente il momento di scrivere la lettera di disdetta appuntamento. Il linguaggio da utilizzare sarà naturalmente quello formale, in quanto abbiamo visto che se ti trovi in confidenza potrai semplicemente mandare un SMS o un messaggio in chat al tuo interlocutore.
Per cominciare quindi, ricorda sempre di inserire la voce Spettabile nella parte superiore destra del foglio, eventualmente abbreviato con Spett.le come indicato nell’esempio al fondo di questa pagina. Scrivi poi i dati del destinatario e passa ad indicare luogo e data, per concentrarti poi sull’oggetto. Quest’ultimo naturalmente dovrà riportare sinteticamente il contenuto del messaggio, quindi potrà essere composto da frasi come Comunicazione disdetta appuntamento oppure Comunicazione spostamento appuntamento o ancora Modifica data appuntamento. Completato l’oggetto, potrai iniziare il tuo messaggio con le parole Gentile Sig. / Sig.ra o Egregio. A questo punto, vai a capo e inizia subito la lettera con una formula di scusa, così da far capire al tuo interlocutore che quanto avvenuto non è modificabile e che l’unica cosa che hai potuto fare è disdire l’appuntamento. Formule utili in questo senso sono
Sono spiacente di comunicarle che l’appuntamento fissato
oppure
Con questa lettera sono a comunicare la necessità di spostare l’appuntamento
oppure ancora
È con sommo dispiacere che mi trovo a comunicarLe
Quando avrai introdotto il nocciolo del problema, ovvero che dovrai spostare l’appuntamento o annullarlo del tutto, potrai poi proseguire in due modi
-indicando le motivazioni per cui non puoi partecipare all’appuntamento
-non indicare le motivazioni
Come detto in precedenza scegli tu l’opzione che reputi più adatta alla situazione, e in seguito decidi anche se proporre o meno una nuova data.
Se il tuo obiettivo è quello di spostare l’appuntamento a un nuovo giorno, scrivi al tuo destinatario una formula come Date le motivazioni appena espresse, chiedo cortesemente se fosse possibile spostare l’appuntamento al giorn. Terminata la proposta, indica poi al tuo interlocutore come vuoi essere contattato per ricevere risposta.
Terminata la lettera, non ti resta che salutare il destinatario con una formula sufficientemente formale, naturalmente dopo averlo nuovamente ringraziato. Frasi adatte per questo scopo contengono diciture come Nel ringraziarla per l’attenzione e per il suo tempo, porgo cordiali saluti. Ricorda poi di firmare la lettera e se è il caso di indicare anche il tuo nome ed eventualmente aggiungere un timbro. Così facendo, conferirai alla lettera un tono ancora più formale.
Ricorda che la lettera di disdetta appuntamento deve essere inviata con sufficiente anticipo, così da permettere al destinatario di organizzare nuovamente i propri impegni senza perdere ore preziose. Sappi inoltre che i tempi di spedizione della lettera con posta ordinaria o raccomandata possono richiedere anche di più di un giorno, quindi è sempre meglio comunicare una disdetta appuntamento appena vieni a conoscenza con la necessità di cambiare data.
Infine, sappi che oggi è possibile inviare una lettera di disdetta appuntamento anche tramite posta elettronica, a patto però di farlo con un indirizzo e-mail ufficiale come una PEC o con la casella di posta aziendale. In questo modo, i clienti, i datori di lavoro o gli altri destinatari saranno certi che sei proprio tu ad avere inviato la lettera.
Esempio di Lettera di Disdetta Appuntamento
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di disdetta appuntamento, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto: Comunicazione disdetta appuntamento
Gentile Sig. /Sig. ra ………………..,
con la presente sono a comunicarLe la necessità di spostare al giorno…………… l’incontro precedentemente concordato, poichè …………….. (inserire motivazione se necessario)
Se la data da me indicata non fosse di Suo gradimento, voglia cortesemente comunicarmelo – anche telefonicamente – e indicare Lei stesso il giorno e l’ora dell’appuntamento.
Dispiaciuto per l’accaduto, mi scuso nuovamente e porgo cordiali saluti.
In fede
FIRMA
Fac Simile Lettera di Manleva
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di disdetta appuntamento editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di disdetta appuntamento presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di disdetta appuntamento può poi essere convertita in PDF, se necessario.
