In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di invito a riunione e proponiamo un fac simile di lettera di invito a riunione da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Invito a Riunione
Organizzare una riunione di lavoro può sembrare ai più una cosa abbastanza semplice: oggi come oggi, raggiungere all’ultimo momento colleghi, consulenti, clienti o addirittura superiori è davvero un gioco da ragazzi, complici naturalmente gli amati/odiati social network e le piattaforme di messaggistica istantanea. Se quanto appena esposto vale per le riunioni interne di carattere informale però, lo stesso non si può certo dire su tutte quelle occasioni in cui alla riunione dovranno partecipare personalità esterne, come vari stakeholder o enti istituzionali. In tutti questi casi, non basta un breve messaggio in chat: quello che ci vuole è una comunicazione scritta, e più precisamente una lettera di invito a riunione. Se anche tu hai bisogno di sapere come scriverne una, sei nel posto giusto: nelle prossime righe ti guideremo passo passo per capire quando è opportuno redigere una lettera di invito e cosa inserire all’interno della comunicazione, scegliendo naturalmente il tipo di linguaggio più appropriato.
Molto spesso, sarà il tuo capo a chiederti di redigerla. In realtà, ci sono molti casi in cui la lettera di invito a riunione potrà tornarti utile, anche al di fuori dell’ambito lavorativo. In generale comunque, una comunicazione ufficiale può esserti utile
-se sei parte di un’azienda, per organizzare tutti quegli incontri in cui fornire a clienti o potenziali tali informazioni, delucidazioni e chiarimenti circa nuovi prodotti e nuovi servizi; grazie ad una riunione formale con clienti, consulenti, collaboratori e partners potrai infatti ottenere il massimo vantaggio dalle tue innovazioni. Pertanto, dovrai informare tutte queste parti in modo chiaro e preciso, così da organizzare un incontro
-se fai parte di un’associazione, di un ente culturale o scientifico, per organizzare convegni o riunioni alla quale vorrai far partecipare degli esperti provenienti per esempio da altri atenei o istituzioni scientifiche
-se sei un ente promotore di qualche tipo di servizio e intendi invitare alla riunione soggetti istituzionali appartenenti ad enti pubblici, partiti politici e così via
-se hai la necessità di riunire in un unico luogo i soci di un’associazione molto grande e sparsa sul territorio nazionale
-se devi convocare l’assemblea di condominio;
-se gli argomenti da trattare, indipendentemente dall’ambito di riferimento sono particolarmente delicati e ci tieni al fatto che gli invitati prendano parte alla riunione.
Le occasioni in cui potresti dover ricorrere a una letta di invito a riunione sono davvero moltissime. Solitamente, gli addetti ad occuparsi della redazione di quest’ultima sono giovani stagisti che hanno bisogno di conoscere meglio quali siano le interazioni dell’azienda per cui lavorano, e che si propongono per ricoprire tutti quei piccoli ruoli scomodi per dare una marcia in più alla propria carriera.
Spesso però, soprattutto in aziende di alto livello, sono gli uffici comunicazione, gli uffici del personale e quelli stampa ad occuparsi della scrittura di questo tipo di lettere. In ogni caso, la regola da seguire è sempre una: maggiore sarà la quantità di soggetti coinvolti nella riunione in arrivo, maggiore dovrà essere la tua cura al linguaggio da utilizzare.
Il segreto è sempre quello di scegliere un linguaggio pacato, formale ma allo stesso tempo disponibile e cordiale. In fin dei conti, scrivendo questa lettera devi cercare di convincere le persone a cui ti rivolgi del fatto che partecipare all’evento sia una cosa importante e non una perdita di tempo.
Ricorda quindi, di utilizzare formule verbali elogiative e che rimarchino il tuo sincero interesse ad avere come partecipante l’invitato. Fatte queste premesse, è ora venuto il momento di capire cosa inserire nella lettera.
Una lettera in cui si intenda invitare un soggetto ad un incontro pubblico o privato dovrà necessariamente includere le seguenti informazioni
-L’orario preciso e la data della riunione. Un consiglio in questo caso è quello di fissare con molto anticipo l’eventuale giornata in cui si terrà l’incontro, così da permettere a tutti gli invitati di parteciparvi senza che si creino sovrapposizioni con i loro impegni e, conseguentemente, dei malumori.
-Il luogo preciso dell’incontro. Anche questo aspetto non è da sottovalutare. Se intendi invitare le persone in una sala specifica di un edificio, ricordati di aggiungere all’indirizzo di quest’ultimo anche informazioni più dettagliate come numero o lettera di scala, piano, corridoio. Queste informazioni sono essenziali per guidare nel modo più chiaro possibile gli invitati e per conferire alla comunicazione professionalità e serietà.
-L’ordine del giorno relativo ai temi discussi nella riunione. Questa informazione è essenziale per permettere ai partecipanti di prepararsi in caso volessero intervenire, oppure di stilare preventivamente un elenco di domande da porre ai diretti interessati.
Infine, ricorda di scrivere con chiarezza il nome del mittente, ovvero colui che dovrà effettivamente comunicare agli interessati la convocazione. Se non riesci a reperire un indirizzo di posta ordinaria, sappi che potrai sempre fare affidamento sugli indirizzi mail e procedere alla spedizione della lettera tramite posta elettronica.
Esempio di Lettera di Invito a Riunione
Modello 1 – Invito GENERICO
Oggetto: Invito alla riunione del [data] – [titolo sintetico]
Gentile [Nome Cognome / Team / Reparto],
con la presente La/Vi invito a partecipare alla riunione che si terrà:
Data: [gg/mm/aaaa]
Ora: [hh:mm]
Luogo / piattaforma: [sala / link videoconferenza]
Obiettivo dell’incontro: [breve descrizione – es. aggiornamento progetto, definizione scadenze].
È gradita conferma di partecipazione entro il [termine] per consentirci di predisporre la logistica.
In allegato l’OdG dettagliato.
Ringraziando per l’attenzione, porgo cordiali saluti.
[Firma / Ruolo]
[Recapito] – [e-mail]
Modello 2 – Kick-off progetto aziendale
Oggetto: Kick-off “[nome progetto]” – convocazione team
Cari Colleghi,
mercoledì [data] alle [ora] in [sala / Teams] avrà luogo il meeting di avvio del progetto “[nome]”.
Agenda principale:
Presentazione obiettivi e deliverable
Ruoli & responsabilità (RACI)
Timeline di massima e milestones
Prossimi step e canali di comunicazione
Durata prevista: [90 min].
Portate con voi eventuali domande o richieste di chiarimento.
Confermate la presenza entro il [termine] rispondendo a questa mail.
Grazie e buon lavoro.
[Project Manager]
Modello 3 – Convocazione Consiglio di Amministrazione
Oggetto: Convocazione CdA del [data]
Spett.li Consiglieri,
ai sensi dell’art. [xx] dello Statuto, il Consiglio di Amministrazione è convocato per il giorno [gg/mm/aaaa] alle ore [hh:mm] presso la sede sociale di [indirizzo] (e in videocollegamento, link in allegato).
Ordine del giorno sintetico:
Approvazione verbale seduta precedente
Situazione economico-finanziaria 1° trimestre
Delibera su investimento [progetto]
Varie ed eventuali
In caso di impedimento, Vi preghiamo di far pervenire delega scritta entro 24 ore dall’adunanza.
Distinti saluti.
[Presidente CdA]
[Firma digitale]
Modello 4 – Assemblea condominiale straordinaria
Oggetto: Convocazione assemblea straordinaria – Condominio “[nome]”
A tutti i Sig./Sigg. Condòmini,
l’assemblea straordinaria è fissata in prima convocazione il [data] alle ore [hh:mm] e, mancando il numero legale, in seconda convocazione il [data] alle ore [hh:mm] presso [luogo].
Ordine del giorno:
a) Opere urgenti di manutenzione facciata
b) Nomina nuovo amministratore
c) Varie ed eventuali
Si raccomanda puntuale partecipazione o compilazione delega (allegata).
Cordialmente,
[Amministratore] – [Recapiti]
Modello 5 – Riunione volontari associazione
Oggetto: Invito riunione volontari – organizzazione evento “[titolo]”
Cari Volontari,
per coordinare l’evento solidale del [data evento] vi aspetto lunedì [gg/mm] ore [hh:mm] nella sede di [indirizzo] / collegamento Zoom (link).
Punti chiave:
• suddivisione turni accoglienza
• allestimento stand e materiali
• comunicazione social e stampa
• necessità di sponsor o donazioni in natura
Siete pregati di confermare la presenza e indicare eventuali indisponibilità.
Un grazie sincero per il vostro impegno!
[Nome Coordinatore]
[Telefono] – [e-mail]
Fac Simile Lettera di Invito a Riunione
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di invito a riunione editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di invito a riunione presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di invito a riunione può poi essere convertita in PDF, se necessario.
