In questa guida spieghiamo come scrivere una riservatezza e proponiamo un fac simile di riservatezza da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Caratteristiche della Lettera di Riservatezza
L’accordo di riservatezza o lettera di riservatezza è un particolare tipo di documento utilizzato per condividere informazioni private e confidenziali, principalmente in ambito professionale. Essa si configura come una normale comunicazione scritta, che due parti si scambiano per presentare o discutere di determinate tematiche concernenti novità riguardo a numerosi aspetti di un business. Uno dei casi in cui viene utilizzata la lettera di riservatezza è tipicamente quell’occasione in cui un inventore o imprenditore ha sviluppato un’idea per un nuovo prodotto, ma allo stato attuale delle disponibilità economiche, legali o di materie prime non è possibile brevettarlo. Per conservarne comunque la proprietà ed evitare che soggetti con maggiori risorse si approprino dell’idea in questione, l’inventore o imprenditore si impegna a far firmare a tutti i suoi collaboratori un accordo di riservatezza. Oltre a questo caso tipo comunque, la lettera di riservatezza è uno strumento ideale per tutelare la parte che voglia comunicare
-trattative commerciali riservate
-piani di marketing innovativi e sviluppo di un brand
-ideazione di un nuovo marchio o prodotto
-strategie di testing per prodotti o applicazioni software
-consulenze di professionisti provenienti da vari settori
-ricerca di informazioni esterne relative alla fattibilità del prodotto o progetto
Quelle sopra elencate sono comunque solo alcune delle situazioni in cui l’utilizzo di una lettera di riservatezza può tornare utile. A livello legale non esiste in effetti un obbligo di ricorrere a questo documento, quindi sarà l’ideatore/inventore/imprenditore a dovervi far affidamento volontariamente. Naturalmente, ciò non elimina completamente la possibilità che un competitor riesca a realizzare un’idea molto simile o addirittura identica alla tua, però nel caso in cui ciò avvenga sarai tutelato dal patto che i tuoi soci o collaboratori hanno sottoscritto. Lo stesso discorso vale anche per investitori e professionisti coinvolti nel progetto.
Per fare in modo che un’informazione sia ritenuta riservata o confidenziale, è necessario che i dati in essa contenuti non siano mai entrati a far parte del dominio pubblico, e che quindi non siamo mai stati divulgati pubblicamente prima della sottoscrizione del patto. Inoltre, non possono ritenersi confidenziali le informazioni che per legge un’azienda deve sempre pubblicare, così come i dati richiesti da autorità pubbliche di diversi settori. Queste precisazioni fanno sì che sia più facile capire quali informazioni potrai inserire nel tuo accordo di riservatezza
-nuove idee relative allo sviluppo di una tecnologia
-nuove tecnologie
-piani di sviluppo innovativi
-studi di fattibilità
-spese e altri dati finanziari
-tutto ciò che riguarda un nuovo brand
-nuovi prodotti o componenti di prodotti
-strategie aziendali
Come è facile intuire, questo tipo di dati possono provenire ed essere trasmessi a una vasta gamma di soggetti diversi. Vediamo quindi quali sono le parti coinvolte nello scambio di una lettera di riservatezza.
Gli interlocutori interessati da ciò che inserisci nella lettera possono cambiare a seconda dei casi, ma generalmente comprendono l’azienda o il soggetto inventore, definita Parte emittente e una schiera di collaboratori a diversi livelli, definiti Parte ricevente. Un caso molto celebre di accordo di riservatezza è quello che le imprese fanno firmare ai propri dipendenti, i quali sono legalmente perseguibili non appena rendono pubbliche o condividono con terzi informazioni riservate su prodotti e servizi.
Altri soggetti coinvolti possono anche essere i fornitori, i consulenti, i produttori o partner commerciali, i titolari di azioni, i partner designati per il futuro e così via. Infine, ci teniamo a sottolineare che l’accordo di riservatezza può essere sottoscritto sia da entrambe le parti oppure solo dalla parte che è stata contattata in un secondo momento. In questo caso, anche le informazioni condivise da quest’ultima relative al progetto sono di natura riservata.
Come si Scrive la Lettera di Riservatezza
La lettera di riservatezza deve essere redatta in formato standard, utilizzando lingua e caratteri leggibili e comprensibili da entrambe le parti. Al suo interno poi, è necessario riportare tutti i dettagli che possono risultare fondamentali allo sviluppo dell’idea o del progetto in questione.
-Nella parte iniziale o incipit, ti consigliamo di scrivere con cura tutti i dati relativi sia alla parte emittente sia a quella ricevente, in modo da eliminare qualsiasi dubbio circa l’identità delle parti coinvolte.
-Nel messaggio vero e proprio invece, dovrai inserire tutte quelle informazioni di natura confidenziale che intendi proteggere, ricordando anche le motivazioni per cui ti stai accingendo a scrivere.
-Subito dopo, ricorda di includere l’applicabilità dell’accordo, ovvero di indicare a chi è rivolto, quali sono i soggetti vincolati a mantenere il segreto.
-Arrivati a questo punto è buona norma inserire anche le modalità di protezione richieste, ovvero elencare quali sono al lato pratico le operazioni da svolgere per tutelare la riservatezza delle informazioni.
-Completato questo passaggio essenziale è poi importante scrivere in modo cristallino la durata dell’accordo, facendola seguire dall’indicazione delle cifre da pagare in caso di mancata osservanza delle regole.
Siamo certi che se avrai cura di inserire nella lettera di riservatezza tutte le informazioni qui riportate, la tua idea o il tuo business rimarranno per sempre al sicuro.
La durata dell’accordo di riservatezza la decidi tu, indicando all’interno della lettera una dicitura che riporti il numero di giorni, mesi, ma più frequentemente anni in cui i tuoi collaboratori non potranno divulgare le informazioni sensibili. Sappi che se non hai bene idea di quando il progetto possa prendere avvio o essere completato, potrai comunque indicare nella lettera una durata a tempo indeterminato dell’accordo.
Quando la lettera di riservatezza viene letta e sottoscritta dalle parti, il suo contenuto diviene vincolante. Da quel momento, chiunque dovesse svincolarsi dall’obbligo sarà tenuto a risarcire le parti coinvolte con una somma di denaro. Tale importo potrà essere indicato all’interno di una clausola della lettera stessa, e dovrà essere corrisposto a prescindere anche senza che la parte lesa debba dimostrare il danno subito.
Esempio di Lettera di Riservatezza
Proponiamo di seguito un esempio di riservatezza, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
TRA
(se persona giuridica) _____________, CF e P.IVA __________, con sede legale in _______, rappresentata dal signor/ dott.______, domiciliato per la carica in ______, cod. fisc. _______ in qualità di_______(Amministratore Delaegto/Presidente/altro) di _________,
(se persona fisica) il signor _______________, CF___________________, nato a____________, il _____, residente in _________________________________ (nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
(se persona giuridica) _____________, CF e P.IVA _________, con sede legale in _______, rappresentata dal signor/ dott.______, domiciliato per la carica in ______, cod. fisc. _______ in qualità di_______(Amministratore Delegato/Presidente/altro) di _________,
(se persona fisica) il signor _______________, CF___________________, nato a____________, il _____, residente in _________________________________
(nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
– Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale (di seguito “Informazioni Riservate” come definite al successivo art. 3);
– dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
– Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di ______________;
– l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
– a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di_________________.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni acquisite da Parte Ricevente, in particolare ____________(indicare il tipo di informazioni riservate – se trattasi di software si potrebbe scrivere “il codice e il know how”) di proprietà di Parte Rivelante, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
3.2. Le Informazioni Riservate potranno essere acquisite in qualsiasi forma (orale, scritta, grafica, dimostrativa, a macchina o con modello d’esempio), senza alcuna limitazione.
3.3. In nessun caso potranno essere considerate Riservate le informazioni che:
a) siano di dominio pubblico alla data della sottoscrizione del presente Accordo o diventino tali in
seguito alla suddetta acquisizione per atto o comportamento non vietato a Parte Ricevente;
b) erano conosciute e/o possa essere dimostrato che erano conosciute da Parte Ricevente al momento della trasmissione;
c) siano state trasmesse a Parte Ricevente ed espressamente qualificate come non riservate;
d) siano state sviluppate indipendentemente da Parte Ricevente senza utilizzare le Informazioni Riservate;
e) vengano rivelate a Parte Ricevente da una soggetto diverso da Parte Rivelante, il quale non sia
vincolato da un obbligo di segretezza riferibile al presente Accordo, e comunque diventino note a Parte Ricevente per fatto non imputabile alla stessa;
3.4. Le Informazioni Riservate comunicate a Parte Ricevente da società controllate, consulenti, agenti o rappresentanti da Parte Rivelante sono anch’esse soggette alla disciplina del presente Accordo.
Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente.
4.1. Parte Ricevente si impegna a mantenere assoluta confidenzialità riguardo alle Informazioni Riservate acquisite da Parte Rivelante ed identificate come confidenziali nell’ambito del presente Accordo o eventuali altridocumenti successivi.
4.2. In particolare, Parte Ricevente si impegna alle seguenti prescrizioni:
a) considerare strettamente riservate e, pertanto, a non divulgare e/o comunque a non rendere note a soggetti terzi le Informazioni Riservate, intendendosi per soggetti terzi tutti i soggetti diversi da quelli indicati all’art. 3.4;
b) adottare tutte le cautele e le misure di sicurezza necessarie e opportune, secondo i migliori standard professionali, al fine di mantenere riservate le Informazioni, nonché al fine di prevenire accessi non autorizzati, sottrazione e manipolazione delle stesse;
c) osservare rigorosamente la normativa vigente in materia di privacy e di protezione dei dati personali.
4.3. Parte Ricevente non potrà utilizzare, trasferire, riprodurre, copiare anche una qualsiasi parte di tali Informazioni riservate in qualsiasi forma trasmesse, senza lo specifico consenso scritto di Parte Rivelante.
4.4. Parte Ricevente manterrà il diritto a presentare i risultati del/della ____________ (indicare il tipo di ricerca/lavoro svolto), sempre nel rispetto degli obblighi di segretezza a cui essa è vincolata.
Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. Le Informazioni Riservate fornite da Parte Rivelante a Parte Ricevente rimangono di proprietà di Parte rilevante e saranno concesse a Parte Ricevente ai soli scopi indicati al precedente art. 2.
5.2. In nessun caso Parte Ricevente potrà avanzare alcun diritto o pretesa rispetto alle Informazioni
Riservate.
5.3. In nessun caso il presente Accordo offre e/o concede a Parte Ricevente alcun diritto o concessione di licenza o di altro diritto di utilizzo di qualsiasi brevetto presente e futuro, marchio di fabbrica, modelli o altri diritti di proprietà intellettuale o industriale rispetto alle Informazioni Riservate.
5.4. Le Parti partecipano in pari quota ai diritti di proprietà intellettuale o industriale sui risultati de/della __________________ (indicare il tipo di ricerca/lavoro svolto), (eventuali invenzioni, nuovi modelli, innovazioni di procedimento o di prodotto, know-how tecnico e commerciale), fatti salvi i diritti morali spettanti per legge a Parte Ricevente in qualità di autore ed inventore. oppure in alternativa
5.4. Le Parti si impegnano a disciplinare con separato accordo l’eventuale titolarità dei diritti di proprietà industriale ed intellettuale derivanti dall’attività di ricerca in oggetto.
Art. 6- Restituzione di documenti
6.1. Alla scadenza del presente Accordo e/o in caso di risoluzione dello stesso, Parte Ricevente si impegna a riconsegnare a Parte Rivelante gli originali e tutte le copie dei documenti, su qualunque supporto creati, che contengano o che si riferiscano alle Informazioni Riservate di cui al presente Accordo.
5.2. Parte Ricevente si impegna altresì a cancellare o distruggere qualsiasi registrazione effettuata su qualunque supporto delle Informazioni Riservate.
Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di _____ anni a decorrere dalla data di sottoscrizione.
Art. 8 – Divieto di cessione
8.1. Nessuna parte potrà cedere il presente Accordo o alcuno dei diritti o delle obbligazioni da questo derivanti senza il preventivo assenso scritto dell’altra parte.
Art. 9 – Modifica
9.1. Qualsiasi modifica al presente Accordo dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Nel caso in cui dovesse insorgere tra le Parti qualunque controversia relativa alla esecuzione e/o interpretazione del presente Accordo, qualora non venisse definita in via amichevole, il foro competente è quello di ______.
Fac Simile Lettera di Riservatezza
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera riservatezza editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile riservatezza presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la riservatezza può poi essere convertita in PDF, se necessario.
