In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera per fissare un appuntamento e proponiamo un fac simile di lettera per fissare un appuntamento da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera per Fissare un Appuntamento
Se vuoi farti strada nel tuo settore e stai cercando un modo per farti conoscere da più persone, potresti beneficiare non poco di uno strumento come la comunicazione scritta. Forse starai pensando: ma non sarebbe molto più comodo telefonare? In realtà, anche se una chiamata a potenziali acquirenti o clienti o pazienti potrebbe sembrare la scelta migliore, a causa dell’enorme volume di chiamate effettuate da call center di tutti i tipi le persone sono sempre meno propense a rispondere a numeri sconosciuti. Ciò significa che per fissare un appuntamento è molto più furbo ed efficiente ricorrere alle e-mail, un potente mezzo di marketing mirato che potrai subito adoperare a tuo vantaggio. La ricerca di clienti non è tuttavia l’unico motivo per cui potresti dover richiedere un appuntamento: scopriamo insieme tutte le situazioni in cui una missiva di questo tipo può essere utile e come scriverla al meglio per rendere il messaggio efficace.
Le ragioni per scrivere una lettera di questo tipo sono numerose, e possono riguardare aspetti legati alla propria carriera, allo studio o alla consulenza di professionisti specifici per ottenere prestazioni.
In generale, possiamo così riassumere le motivazioni che portano a dover fissare un appuntamento
-mostrare a clienti o potenziali tali nuovi prodotti
-presentare ai clienti nuovi servizi
-chiedere una consulenza ad un medico, avvocato, o specialista di altro genere
-chiedere ad un professore universitario di ricevere durante l’orario di ricevimento
In tutti questi casi è fondamentale avere ben chiaro il motivo per cui si richiede un appuntamento e allo stesso tempo reperire un indirizzo mail o di residenza del destinatario corretti. Una volta fatto ciò, è possibile procedere con la compilazione vera e propria del messaggio a patto di rispettare alcune indicazioni che ti elenchiamo nelle prossime righe.
Il primo aspetto su cui devi concentrare la tua attenzione è lo stile della lettera: in base alle tue esigenze infatti, esso potrà essere più o meno formale, così da invogliare il destinatario ad approfondire la tua conoscenza senza sentirsi un mero cliente, qualcuno al quale dovrai insomma chiedere del denaro. Allo stesso modo, se intendi fissare un appuntamento con dei superiori al lavoro o un professore universitario, dovrai utilizzare un linguaggio neutro e formale, evitando parole incomprensibili o prolisse che possono far annoiare chi legge e portarlo a non concludere la lettura. Il consiglio quindi è di usare sempre la terza persona singolare e di non risultare ripetitivo.
Al pari di qualsiasi altra missiva, anche la lettera per fissare un appuntamento presenta la struttura tripartita in incipit, corpo principale e conclusione. Per scriverle nel modo corretto ti basterà seguire le nostre indicazioni.
Indica nella parte in alto a destra tutti i dati del tuo destinatario, facendoli precedere dalla dicitura Spettabile o Gentile. In alternativa, puoi scrivere Alla c.a di che sta per Alla cortese attenzione di e poi elencare i dati come nome, cognome, indirizzo, telefono. Terminata questa parte scendi di qualche riga e inserisci l’oggetto della lettera, inserendo una dicitura come Richiesta appuntamento e facendo seguire questa parte con la tipologia di incontro che devi fissare. Puoi scrivere per esempio il nome dei prodotti, il nome dell’azienda oppure il nome del corso di laurea che frequenti.
Una volta indicata nell’oggetto la tua richiesta, ricorda di continuare il messaggio presentandoti. Per fare ciò naturalmente dovrai fare riferimento al tipo di appuntamento che vuoi fissare. Se sei parte di una compagnia e vuoi fissare un appuntamento con un cliente, ricorda di fare una breve digressione sulla tua attività e su che tipo di prodotto/servizio si focalizza la tua expertise. Naturalmente, puoi introdurre questa parte se ti approcci a clienti nuovi. Se invece i clienti sono di lunga data, potrai saltare questo passaggio e scrivere direttamente un saluto o il motivo della tua richiesta di appuntamento.
Una volta fatto capire al destinatario chi sei o quale azienda rappresenti, è venuto il momento di spiegare perché hai la necessità di vederlo. Per farlo nel modo giusto, cerca di raccontare cosa ti porta a volerlo vedere di persona, sottoponendo il valore del tuo lavoro o l’importanza della tua richiesta. Sicuramente, anche se vuoi fissare un appuntamento con un professionista che non conosci, potrai elencare brevemente le tue esigenze così da fargli subito capire se potrà o meno aiutarti. In questo modo, in caso di risposta negativa, risparmierete tempo entrambi.
Spiegate per bene le motivazioni è venuto il momento di proporre in modo cordiale una data e un orario di ricevimento, così da far subito segnare in agenda al destinatario il momento dell’incontro. Naturalmente, cerca di non proporre orari impensabili come la mattina presto o la sera tardi, ma mantieniti su una fascia di orario che vada dalla mattina inoltrata al pomeriggio. Evita i week end e i festivi, anche se magari sarebbero comodi perché non lavori. Inoltre, se cerchi di fissare un appuntamento con un professore, ma anche con un qualsiasi studio, cerca sempre di informarti prima sui giorni e sugli orari di ricevimento. In questo modo potrai andare a colpo sicuro e non ricevere un sonoro no come risposta. Il linguaggio in questa sezione deve rimanere sempre cordiale e al condizionale, così da non far sentire in obbligo il destinatario e lasciargli spazio sufficiente per una eventuale controproposta per fissare un appuntamento in un altro orario o giorno della settimana.
Terminata l’esposizione delle tue motivazioni e la proposta di un giorno e di un orario il più possibile compatibili con i tuoi orari e con quelli del destinatario, non ti rimane che ringraziare per l’attenzione a te accordata e porgere i tuoi saluti. Farlo è molto semplice, e potrai usare la dicitura Cordiali saluti praticamente con chiunque. Per aiutarti ad avere le idee un po’ più chiare sul tono e sul linguaggio della lettera, di seguito trovi un esempio di comunicazione che potrai inviare sia in formato cartaceo sia in formato telematico tramite mail.
Esempio Lettera per Fissare un Appuntamento Commerciale
Proponiamo di seguito un esempio di lettera per fissare un appuntamento commerciale, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto: Richiesta appuntamento
Gentile Sig./Sig.ra _______
Sono _____________, responsabile/collaboratore di _________________.
Noi della (Nome azienda) ci occupiamo di ____ da ____ anni, distinguendoci da sempre per quanto riguarda la realizzazione di _________. Vantiamo la presenza in più di ___ stati europei con un mercato in continua crescita e un sempre crescente numero di Partner.
Visti i recenti sviluppi nel campo della _____ abbiamo pensato di proporLe un incontro presso la nostra sede di _____ in via _________, il giorno ____ alle ore_____, per mostrarLe alcune delle più recenti innovazioni in materia e farLe avere accesso esclusivo al nostro nuovo catalogo.
In attesa di un Suo gentile riscontro, ringraziandoLa per l’attenzione accordataci, porgo a nome della _____ tutta
Cordiali saluti
Nome e cognome
Firma
Fac Simile Lettera per Fissare un Appuntamento
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera per fissare un appuntamento editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera per fissare un appuntamento presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera per fissare un appuntamento può poi essere convertita in PDF, se necessario.
