In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di ringraziamento allo sponsor e proponiamo un fac simile di lettera di ringraziamento allo sponsor da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Ringraziamento allo Sponsor
Ringraziare uno sponsor è una scelta che può garantirti una lunga e fruttuosa carriera nel tuo settore. Ma devi chiederti se sai come farlo nel modo giusto. Già, perché anche se oggi è praticamente scontato che per dire “Grazie” a qualcuno basti un messaggino in chat, la realtà dei fatti è ben diversa. Quando si tratta di rapporti di lavoro, è sempre meglio optare per il giusto livello di formalità. Ciò è particolarmente vero quanto il tuo obiettivo è un ringraziamento ad uno sponsor, il quale ha scelto di finanziare i tuoi progetti credendo in te. In questo articolo vedremo in particolare come dimostrare riconoscimento e gratitudine tramite una lettera di ringraziamento sponsor, un messaggio che siamo sicuri migliorerà notevolmente i tuoi rapporti di lavoro e ti permetterà di raggiungere ancora più facilmente i tuoi obiettivi. Come si scrive un messaggio del genere? Quale linguaggio è bene utilizzare? Scoprilo subito e scarica il modello.
Prima di passare in rassegna le varie possibilità sul tipo di linguaggio e di contenuto da inserire nella lettera di ringraziamento, abbiamo pensato che fosse utile elencare brevemente le ragioni per cui scriverne una è importante. In generale, anche dopo collaborazioni durature, si fa sempre fatica a dire Grazie, e quando lo si fa si rischia di apparire falsi e distaccati. Per evitare che ciò accada, occorre sentire in cuor proprio una vera sensazione di gratitudine. Anche se si tratta di rapporti di lavoro, è necessario ricordare che uno sponsor nel finanziare qualcuno non mette solo i soldi, ma anche la faccia e la reputazione.
Inoltre, riteniamo che sia importante ringraziare lo sponsor per questi motivi
-Perchè ha investito denaro nel tuo progetto, ha creduto in te e ti ha permesso di concretizzare quello che poteva rimanere solo un sogno nel cassetto;
-Perchè in generale, è sempre meglio mantenere buoni rapporti, che in futuro potrebbero rivelarsi fondamentali nel permetterti di realizzare progetti nuovi;
-Perchè dimostrare buona educazione non fa mai male, e anzi, in ambito professionale permette di costruire un’immagine seria ed affidabile legata al tuo brand.
Ecco quindi che una lettera di ringraziamento appare uno dei modi migliori per comunicare ai tuoi interlocutori professionali le tue intenzioni. Inoltre, non dimenticare che delle buon public relations potranno esserti utili anche per iniziare nuove collaborazioni: uno sponsor coccolato sarà sicuramente più propenso a parlare di te ad altre aziende! Capito che ringraziare può comportare non pochi vantaggi, è venuto il momento di capire come farlo al meglio!
Prima di cominciare, vogliamo subito mettere in chiaro che è possibile ringraziare uno sponsor in tre diversi momenti, ovvero prima, durante e dopo l’evento finanziato. A nostro avviso, è possibile inviare comunicazioni scritte sia prima che dopo la conclusione del progetto, mentre durante è consigliato citare a voce lo sponsor ogni volta in cui ti trovi di fronte al pubblico o a potenziali nuovi clienti. Ricorda che in base alla tua confidenza con lo sponsor in questione potrai sempre valutare se una lettera formale sia necessaria: nel caso in cui fosse un amico stretto, potrai ringraziare tranquillamente anche via telefono, oppure invitando a una cena tutti i collaboratori.
Detto questo, riteniamo che la lettera vada scritta principalmente quando i tuoi rapporti con lo sponsor sono agli inizi, oppure quando ti devi interfacciare con un interlocutore molto celebre e impegnato in diverse partnership e con il quale sai già che manterrai una certa distanza ma non escludi comunque future collaborazioni. In questo articolo ci concentreremo sulla lettera di ringraziamento sponsor da inviare dopo che l’evento si è concluso, cioè la comunicazione con la quale intendi dimostrare gratitudine e invitare lo sponsor a future collaborazioni.
Elaborare il contenuto di una lettera di ringraziamento è piuttosto semplice: tutto quello che dovrai fare infatti, consiste nel redigere alcune formule di ringraziamento più o meno formali a seconda del destinatario.
Nella parte iniziale della lettera, ti consigliamo di scrivere subito i dati del destinatario (in alto a destra) per poi passare alla parte sinistra del foglio qualche riga più in basso. L’obiettivo come anticipato è quello di mantenere un tono piuttosto formale, quindi è consigliato l’uso della terza persona singolare.
Il messaggio potrà essere breve, qualche riga soltanto, senza quindi includere lodi particolarmente melense che rischiano di mettere in imbarazzo lo sponsor. Non è necessario sviolinare il partner commerciale nella speranza di accaparrarsi una futura collaborazione: sii chiaro e diretto, fai capire che credi nel tuo business e che in futuro potrai voler collaborare nuovamente con l’azienda interessata. Ricorda infine di firmare la lettera, scrivendo al contempo il tuo nome e cognome in modo leggibile.
Se invece il tuo destinatario è un singolo individuo e il carattere della comunicazione è più personale, puoi naturalmente dilungarti su ringraziamenti più sentiti, magari citando alcuni aneddoti per mettere al corrente lo sponsor su come sia andato l’evento. Questa soluzione è da preferire, lo ripetiamo ancora una volta, SE e SOLO SE hai intenzione di ringraziare uno sponsor con il quale hai avuto scambi diretti personalmente, di persona o al telefono.
Una volta conclusa la lettera, hai a disposizione diversi modi per farla giungere a destinazione. Se si tratta di una lettera collettiva, destinata cioè a tanti sponsor insieme, potrai tranquillamente inviare una singola mail inserendo nei campi dei destinatari tutti gli indirizzi degli sponsor. Ricorda di inserire sempre nell’oggetto, che si tratti di una mail o di una lettera cartacea, la dicitura Oggetto: Lettera di ringraziamento a tutti gli Sponsor ___nome evento.
La mail è un modo ecologico e rapido per inviare la lettera di ringraziamento sponsor, anche quando il destinatario è singolo e la lettera è più personale. Il consiglio infatti, è di non far trascorrere troppo tempo dalla fine dell’evento al momento in cui deciderai di inviare la lettera di ringraziamento: in questo modo, farai sì che lo sponsor abbia ancora bene in mente l’evento e la collaborazione instaurata con te, soprattutto nel caso in cui si tratti di grandi aziende.
Infine, ricorda che potrai manifestare la tua gratitudine anche telefonando alle persone con cui hai parlato durante le varie trattative e contrattazioni preliminari. Infine, se necessario, potrai allegare al ringraziamento anche eventuali report riguardo alla visibilità ottenuta dallo sponsor durante la manifestazione, così da mettere nero su bianco gli obiettivi raggiunti.
Esempio di Lettera di Ringraziamento allo Sponsor
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di ringraziamento allo sponsor, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
A nome dello staff di ___,
intendo ringraziarla sentitamente per aver partecipato in qualità di sponsor all’evento_____.
Il successo della manifestazione è stato riconosciuto in maniera integrale dai protagonisti, e ha riscosso un’approvazione generale capace di superare le più rosee aspettative.
Nell’augurio che quanto avvenuto sia stato di suo gradimento, rinnovo i miei più sentiti ringraziamenti e spero che il futuro riservi la possibilità di nuove collaborazioni.
Sono consapevole del fatto che ci siano numerosi aspetti che è possibile migliorare, e assicuro che sarà l’impegno che mi prefiggerò per le prossime edizioni.
Fac Simile Lettera di Ringraziamento allo Sponsor
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di ringraziamento allo sponsor editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di ringraziamento allo sponsor presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di ringraziamento allo sponsor può poi essere convertita in PDF, se necessario.
