In questa guida spieghiamo come scrivere una mail reminder e proponiamo un fac simile di mail reminder da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come si Scrive una Mail di Reminder
Capire come scrivere una mail di reminder è un’abilità che può tornarti utile in tantissime occasioni della vita. Molto spesso infatti, capita che sia necessario organizzare feste o eventi parecchi mesi prima del loro effettivo svolgimento. Ciò comporta che dopo aver spedito o scritto gli inviti ai vari partecipanti, qualcuno di essi possa dimenticarsene.
Ecco, la mail di reminder nasce proprio per evitare quest’ultima circostanza. Reminder infatti è un termine inglese che significa “promemoria” e indica una speciale tipologia di messaggio pensato appositamente per ricordare alle persone che in un giorno specifico hanno qualcosa da fare. SI possono scrivere mail di reminder per ricordare appuntamenti lavorativi, feste di compleanno, rimpatriate con i compagni di classe ma anche appuntamenti con i clienti o con i professori. Per ciascuno di essi, occorre specificare nel messaggio alcune informazioni, utilizzando un linguaggio adeguato. Se stai cercando anche tu un modello di mail di reminder, in questa guida potrai trovare consigli ed esempi per scrivere il tuo personale messaggio di promemoria. Grazie a quest’ultimo, nessuno si perderà più gli eventi importanti.
Linguaggio e stile
Ogni lettera di reminder deve adattarsi al tipo di destinatario alla quale viene scritta. Prima di cominciare la redazione quindi, cerca sempre di avere bene in mente a chi vuoi ricordare un evento e che tipo di persona sia quest’ultima. Ci sono infatti due modi per scrivere una mail di reminder
-Se il gruppo di destinatari è omogeneo, ovvero composto da persone di età e cerchia sociale simile, allora potrai scrivere un messaggio uguale per tutti da copiare e incollare cambiando solo il destinatario; un esempio potrebbe essere una mail di reminder alla tua ex classe del liceo, per il quale non devi scegliere se usare il tu o il lei e non devi inserire particolari titoli tipo Gentile o Egregio.
-Se il gruppo di destinatari è eterogeneo, ovvero stai invitando ad un evento persone molto diverse per età, cerchia sociale, carica ricoperta ecc, allora è preferibile utilizzare mail di reminder diverse per ciascuno. Se per esempio vuoi mandare un messaggio di promemoria ai partecipanti al tuo compleanno o alla festa di inaugurazione di un negozio, allora dovrai differenziare le varie lettere con un linguaggio e uno stile più formale.
Operare questa distinzione preliminare ti aiuta a capire quanto tempo dovrai dedicare a questo compito, poiché scrivere un messaggio alla volta è decisamente più lungo rispetto a fare un semplice copia e incolla. Oltre a ciò poi, ti ricordiamo che lo stile della mail di reminder, indipendentemente da quanto sono importanti i tuoi ospiti, deve essere brillante e conciso. Ciò significa che in totale dovrà comprendere al massimo una cinquantina di parole, al più 60. Capito questo passaggio, ti basterà seguire le indicazioni riportate nei prossimi paragrafi.
Oggetto
L’oggetto di una mail di reminder è, insieme alla data dell’evento, una delle parti cruciali del messaggio. Esso deve aiutare il destinatario a capire di cosa parlerai nella mail. Ecco quindi che un buon consiglio è di evitare strani giri di parole e scrivere nell’oggetto della mail pochi termini essenziali comePromemoria – Invito compleanno oppure Promemoria – Rimpatriata di classe Pizzeria o ancora REMINDER – Riunione comitato in sala blu.
Queste poche informazioni, scritte in modo chiaro e breve, rendono immediatamente visibile l’intento della mail. Leggendole, il destinatario non cestinerà il messaggio ritenendolo una sciocchezza ma anzi, sarà portato ad aprirlo per scoprire la data riportata all’interno ed eventuali ulteriori indicazioni. L’importante quindi è essere espliciti: solo così il messaggio andrà a buon fine!
Introduzione della mail di reminder
Ora che l’oggetto del messaggio è chiaro, dovrai concentrarti sull’inizio della mail, che contiene i saluti e una piccola introduzione. Quest’ultima deve fungere da premessa per guidare il lettore a scoprire la data in cui avrà luogo l’evento in questione. Sarebbe infatti poco cordiale scrivere nella mail solamente data, ora e luogo dell’avvenimento, quindi una piccola introduzione è d’obbligo, per semplice educazione. Un esempio di introduzione di reminder a un amico può contenere un saluto informale come un Ciao seguito dal nome del destinatario, e proseguire nella riga successiva con Sono felice di ricordarti oppure Ti scrivo questa breve mail per ricordarti o ancora Finalmente la festa si avvicina! Con questo messaggio voglio ricordarti che.
La stessa cosa naturalmente andrà fatta anche se il destinatario è uno sconosciuto e il tono è formale.
Per esempio, se vuoi ricordare a un cliente o a un genitore di un tuo alunno che avete fissato un appuntamento in un determinato giorno, potrai scrivere un’introduzione come Buongiorno, con la presente mail sono a ricordarle che oppure Buonasera Sig……, le scrivo il presente messaggio per ricordarle che.
Valuta tu quale sia la formula più adatta alle tue esigenze. L’importante è sempre inserire queste tre informazioni
-Un saluto
-Il nome del destinatario
-Una piccola introduzione che porti dritta alla data dell’evento;
Fatto ciò, vediamo come proseguire nella scrittura del corpo centrale del messaggio.
Corpo centrale del messaggio
Ora che hai introdotto l’argomento, è il momento di inserire le informazioni chiave di un reminder, ovvero la data dell’evento, l’orario e il luogo.
Nello scrivere questi dati, cerca di essere il più chiaro possibile. Ciò significa:
-Scrivere la data per intero, come per esempio venerdì 3 agosto
-Scrivere l’ora nel formato corretto, ovvero 9:00 se l’evento è alle nove di mattina e 21:00 se l’evento avviene alle nove di sera. Questo è l’unico modo per non far sorgere dubbi al destinatario
-Scrivere il luogo in modo esaustivo ovvero indicando il nome della sede e se necessario la via ed il numero.
Se l’evento è rivolto ad un cliente che arriva da lontano, ricorda anche i vari metodi per raggiungere il luogo, ovvero le strade da percorrere e la linea ferroviaria o di trasporto pubblico per arrivare.
Completata questa sezione del messaggio, è bene che tu prosegua introducendo altre frasi di cortesia come
-Richiesta di confermare la presenza
-Mostrare la tua disponibilità a dare maggiori informazioni se necessario
-Inserire recapiti alternativi al tuo indirizzo mail o comunque i recapiti di chi si è occupato di organizzare l’evento.
Terminata la scrittura di questa parte del messaggio, puoi passare ai saluti veri e propri.
Conclusione della mail di reminder
Terminare una mail di reminder è piuttosto semplice, tutto quello che dovrai fare infatti è inserire un saluto che rappresenti il tono del massaggio scritto fino a quel punto. Se invii una lettera di reminder a un amico, il saluto potrà essere A presto seguito dal tuo nome oppure Spero ci vedremo presto, buona serata. Se invece il linguaggio è formale, potrai scrivere i classici saluti come Cordialmente, Cordiali saluti seguiti dal tuo nome e cognome.
Fac Simile Mail di Reminder
In questa sezione è possibile trovare un modello di mail reminder editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile mail reminder presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la mail inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
