In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera per rifiutare preventivo e proponiamo un fac simile di lettera per rifiutare preventivo da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera per Rifiutare un Preventivo
Vuoi fare capire ad un professionista o ad un’azienda che il preventivo che ti ha inoltrato non soddisfa le tue esigenze ma non sai come fare? Se è la prima volta che ti trovi a vivere una situazione del genere, non lasciare che paura ed imbarazzo prendano il sopravvento, rischiando di fare brutta figura e di perdere così possibili collaborazioni future. Rifiutare un preventivo è prima di tutto un tuo diritto, ed in secondo luogo un’operazione di routine all’interno delle dinamiche commerciali appartenenti a tutti i livelli di scambio, dal piccolo servizio per un privato alla fornitura di grandi quantitativi di merci per industrie strutturate. Pertanto, è assolutamente normale che prima di firmare un accordo o un contratto qualcosa non torni a livello di cifre, tempistiche o tipologia di servizio offerto.
In tutti questi casi, puoi risolvere il problema scrivendo una lettera per rifiutare un preventivo. Questo tipo di comunicazione è infatti pensato per fornire all’interlocutore un messaggio di rifiuto chiaro e cordiale, il quale possa aiutare entrambe le parti a congedarsi con garbo o, nel caso in cui sia possibile, a trovare nuovi accordi da formalizzare in un preventivo differente.
Ricordiamo infatti che sebbene l’accettazione di un preventivo non vincoli legalmente un cliente a dover corrispondere la somma indicata al destinatario, essa presuppone un certo impegno, quindi il consiglio è di non accettare mai un preventivo senza essere certi di essere d’accordo con ogni singola voce contenuta al suo interno.
Se leggendo le condizioni riportate in un preventivo, ovvero tempistiche di consegna del servizio, prezzo della merce, costo orario della manodopera o tipo di lavoro da svolgere ti accorgi che qualcosa non torna, fermati e prenditi qualche minuto per scrivere una lettera per rifiutare il preventivo in oggetto. Se la faccenda ti ha causato una certa delusione, fai un respiro e cerca di eliminare l’astio o il rancore: il linguaggio che utilizzerai dovrà essere il più possibile pacato e professionale! Di seguito trovi una scaletta da rispettare per essere sicuro di includervi tutte le informazioni più importanti.
-Intestazione. Si tratta della parte iniziale della comunicazione all’interno della quale dovrai inserire i tuoi dati (a meno che tu non comunichi già utilizzando carta o email intestate) e quelli del destinatario, cercando di includere anche il suo indirizzo specifico. Essa prevede poi anche l’inserimento di luogo e data, seguita dall’oggetto della lettera.
-Introduzione. In questa parte, se lo ritieni necessario puoi iniziare a scrivere il messaggio presentandoti. Se invece non occorre che tu ripeta chi sei al destinatario, puoi semplicemente passare alla breve descrizione del preventivo che intendi rifiutare.
-Descrizione dell’offerta da rifiutare. Si tratta di una delle sezioni più importanti della lettera di rifiuto, che consente al destinatario di capire a quale preventivo fai riferimento e quali siano le condizioni in esso presenti. Per sfruttare al meglio il potenziale di questa sezione ti consigliamo di includere le informazioni generali del preventivo come codici, numeri di riferimento ecc., seguiti dalla specificazione dei prezzi, delle modalità di pagamento o di consegna e da qualunque altro elemento aiuti ad identificare la trattativa di cui vuoi discutere.
-Motivazioni del rifiuto. In questa sezione puoi elencare le motivazioni che ti hanno portato a rifiutare il preventivo. Abbiamo scelto di utilizzare il condizionale in quanto non è obbligatorio far sapere al destinatario perché hai preferito declinare la sua proposta. Molto spesso infatti i preventivi vengono rifiutati principalmente per ragioni di costi, un tema delicato che non sempre deve essere esplicitato ad altri professionisti o commercianti, anche per ragioni di immagine. Qualunque sia la ragione che ti porta a rifiutare il preventivo, ti consigliamo sempre di spiegare quanto ritieni opportuno senza ricorrere a diciture prepotenti o scontrose. In questo modo, il tuo interlocutore non si sentirà offeso o minacciato, e sarà portato a leggere con più attenzione la parte successiva del messaggio, altrettanto importante.
-Presentazione delle alternative. In questa specifica sezione della lettera per rifiutare il preventivo puoi inserire alcune proposte alternative per far sì che i costi o le condizioni della controparte si muovano in tuo favore. Si tratta ancora una volta di un’aggiunta facoltativa alla struttura della lettera, alla quale potrai fare ricorso solamente se hai interesse a collaborare con chi ti ha proposto il primo preventivo. Se scriverai con attenzione una controproposta interessante infatti, il destinatario potrebbe farne la base per un preventivo più vantaggioso, da sfruttare per avviare una collaborazione destinata a durare nel tempo.
-Conclusioni e congedo. Le conclusioni della lettera sono invece una parte più standard da inserire in ogni caso una volta terminata la trattazione vera e propria. Scriverle è piuttosto semplice e richiede l’uso di diciture compatibili con il tipo di rapporto che intercorre tra te e il destinatario. Meno vi conoscete, più formale sarà il congedo utilizzato. L’importante in sede di saluto è comunque salutare sempre in modo cordiale l’interlocutore ringraziandolo per il tempo e per l’interesse dimostrato nei tuoi confronti sia durante la stesura del preventivo sia per aver letto la tua risposta.
Ti ricordiamo una volta completata che la lettera di rifiuto potrà essere inoltrata all’interessato sia tramite posta ordinaria sia tramite posta elettronica, a seconda di quelli che sono i canali di comunicazione più comodi e sfruttati da entrambi. Se scegli di inviare la lettera in formato cartaceo abbi cura di inserirla in una busta idonea e di scrivere i recapiti del destinatario anche su di essa. Se invece decidi di optare per l’email, rileggi bene l’indirizzo dell’interlocutore e inserisci un oggetto chiaro.
Esempio di Lettera per Rifiutare Preventivo
Modello 1 – Generico
Oggetto: riscontro al preventivo n. _____ del ____
Gentile [Nome referente / Ragione sociale],
La ringrazio per l’accuratezza con cui avete elaborato il preventivo in oggetto. Dopo un’attenta valutazione interna, abbiamo deciso di non procedere all’affidamento dell’incarico. La scelta è dipesa da esigenze organizzative che ci portano a riconsiderare tempi e modalità di realizzazione del progetto.
Apprezziamo comunque la Vostra disponibilità e conserveremo la documentazione qualora si presentassero occasioni future di collaborazione.
Cordialmente,
[Firma]
[Ruolo – Azienda]
Modello 2 – Importo superiore al budget
Oggetto: esito analisi preventivo n. _____
Spett.le [Ragione sociale],
a seguito di confronto con la nostra pianificazione finanziaria, dobbiamo comunicare che il costo complessivo proposto supera il budget stanziato per l’iniziativa. Pertanto, con rammarico, rinunciamo all’affidamento dei lavori. L’ottima qualità della Vostra offerta resta comunque un riferimento per progetti futuri, qualora le risorse disponibili risultassero più adeguate.
RingraziandoLa per l’attenzione dedicata, porgo distinti saluti.
[Firma]
[Ruolo – Azienda]
Modello 3 – Affidamento ad altro fornitore
Oggetto: decisione in merito al preventivo presentato
Gentile [Nome referente],
dopo aver valutato le proposte pervenute, la nostra commissione acquisti ha stabilito di affidare il servizio a un altro operatore economico che, in questa fase, risponde meglio a specifiche esigenze di integrazione con sistemi già in uso. Ci teniamo a comunicarLe che la Vostra offerta si è distinta per chiarezza e competenza; pur non avendo ottenuto l’incarico, rimane per noi un potenziale partner a cui rivolgerci per ulteriori progetti.
Con l’augurio di future collaborazioni, invio cordiali saluti.
[Firma]
[Ruolo – Azienda]
Modello 4 – Progetto rinviato a data da destinarsi
Oggetto: rinuncia temporanea al preventivo n. _____
Spett.le [Ragione sociale],
il contesto di mercato ci induce a posticipare l’avvio del progetto cui il Vostro preventivo si riferisce. Di conseguenza, al momento non possiamo dare seguito all’ordine. Valuteremo nuovamente l’opportunità di realizzare l’intervento nel prossimo esercizio e, in tal caso, saremo lieti di richiedere un aggiornamento della quotazione.
Grazie per la professionalità dimostrata.
[Firma]
[Ruolo – Azienda]
Modello 5 – Specifiche tecniche non conformi
Oggetto: esito negativo valutazione tecnica preventivo
Egregio Sig./Gent.ma Sig.ra [Cognome],
abbiamo esaminato con attenzione la Vostra proposta relativa alla fornitura di [bene/servizio]. La verifica tecnica ha evidenziato uno scostamento di alcuni requisiti imprescindibili, in particolare riguardo a [indicazione sintetica]. Non essendo possibile procedere ad adeguamenti nei tempi previsti dal progetto, siamo costretti a declinare l’offerta.
Restiamo comunque interessati a eventuali soluzioni future che possano soddisfare le nostre specifiche e ringraziamo per il tempo dedicato.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Ruolo – Azienda]
Fac Simile Lettera per Rifiutare Preventivo
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera per rifiutare preventivo editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera per rifiutare preventivo presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di congratulazioni per la laurea può poi essere convertita in PDF, se necessario.
