In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di avvenuto pagamento e proponiamo un fac simile di lettera di avvenuto pagamento da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Avvenuto Pagamento
La dichiarazione di avvenuto pagamento è un modo per far sapere all’azienda erogatrice di servizi che hai saldato l’importo contenuto in fattura o in bolletta.
Si tratta di un’operazione piuttosto semplice che puoi affrontare in diversi modi
-da un lato potrai accedere con il tuo account all’interno dell’area clienti del sito web ufficiale della compagnia di riferimento, quella che ha erogato i servizi.
-oppure, potrai rivolgerti telefonicamente all’azienda componendo il numero che trovi sulla fattura, solitamente indicato come servizio automatico di comunicazione degli estremi di pagamento.
A nostro parere tuttavia, il metodo migliore per informare il fornitore del pagamento è scrivere una lettera. Il vantaggio della comunicazione scritta infatti è quello di permetterti di mettere nero su bianco quanto avvenuto, indicando non solo gli importi, il tipo di servizio e i tuoi dati, ma anche il giorno preciso in cui il pagamento è avvenuto. In questo modo, inviando una copia della lettera con raccomandata e conservandone tu una, non ci saranno equivoci riguardo all’effettivo saldo da parte tua.
La lettera di avvenuto pagamento è una comunicazione destinata agli enti fornitori di servizi, ma può essere anche estesa ad aziende che forniscono prestazioni a distanza e che addebitano mensilmente o comunque a scadenze regolari fatture a carico del cliente. Di norma, questo tipo di servizi sono riferiti alla fornitura di acqua, di luce e gas o di telefonia, ma possono riguardare naturalmente anche la sola fornitura di banda internet.
Come forse già saprai, il pagamento delle fatture relative a questo tipo di servizi deve essere effettuato entro una scadenza fissata che equivale ai 30 giorni successivi al giorno di emissione. Non sempre però, per un motivo o per l’altro, è possibile pagare entro tale periodo, vuoi per una dimenticanza vuoi per effettivi problemi economici.
Se ciò dovesse accadere a te e ti ritrovassi a pagare una fattura in ritardo, sappi però che potrai avvisare subito il fornitore con una lettera, in modo che esso non proceda con eventuali solleciti. Inviare una lettera di avvenuto pagamento è un’azione davvero semplice che ti permette di non incappare in guai spesso molto difficili da risolvere come un’operazione di recupero crediti o la sospensione dei servizi. Alcuni ritardi ripetuti inoltre, soprattutto se non notificati, possono portare alla chiusura definitiva del servizio.
Ma vediamo ora più da vicino quali sono le informazioni da inserire nella lettera di avvenuto pagamento. Cominciamo subito con il dire che a differenza di altri tipi di comunicazioni, la lettera di avvenuto pagamento è piuttosto breve e semplice da scrivere. Quello che devi comunicare al destinatario è infatti un messaggio dal significato molto semplice, ovvero il fatto che tu hai proceduto con il pagamento delle fatture/bollette e che quindi l’azienda non potrà procedere nei tuoi confronti. Inoltre, ricorda che non sei tenuto a specificare perché tu sia in ritardo: la lettera dovrà essere il più possibile sintetica, caratterizzata da un linguaggio telegrafico orientato alla mera elencazione dei dati numerici, dei codici e degli identificativi.
Questo significa che non dovrai inventarti chissà quale frase, ma ti basterà copiare e incollare per ciascuna lettera le medesime espressioni, quelle che trovi nel nostro esempio riportato sotto.
Il consiglio naturalmente è di utilizzare caratteri semplici e formali, come il Times New Roman dimensione 12, o in alternativa il Calibri, e di stampare la lettera su un foglio A4.
Il suggerimento è di controllare più e più volte la correttezza dei dati che andrai ad inserire nel messaggio, così che l’azienda in questione possa effettivamente ricevere la lettera e sospendere eventuali misure di sospensione o recupero credito nei tuoi confronti. Ricorda poi che la lettera di avvenuto pagamento deve essere necessariamente corredata di alcuni allegati.
Dopo averne completata la redazione quindi, assicurati di allegare una fotocopia della ricevuta del tuo bonifico, o, se hai pagato con bollettino, una copia di quest’ultimo. Un ulteriore allegato molto importante è una fotocopia del documento di riconoscimento del titolare delle utenze.
Effettuata la compilazione, potrai decidere se stampare e inviare la lettera tramite raccomandata oppure utilizzare la posta elettronica. In quest’ultimo caso, ti consigliamo di inviare un messaggio da una PEC, ovvero una casella di posta elettronica certificata. Questa tipologia di indirizzo è l’unico che può assumere valore legale in eventuale sede di contestazione da parte dell’azienda. Infine, se reso possibile dall’azienda stessa, potrai eventualmente caricare come allegato la tua lettera sul sito web ufficiale, accedendo con le tue credenziali all’Area clienti.
Infine, ricorda che nel caso in cui ti accorgessi che la tua fattura era in realtà già stata pagata, potrai scrivere una comunicazione differente da quella di avvenuto pagamento, ovvero una lettera di contestazione per fattura già pagata.
Come Compilare la Lettera di Avvenuto Pagamento
Le informazioni da inserire nella lettera di avvenuto pagamento sono le seguenti
-dati del destinatario, ovvero il fornitore
-città e data del giorno in cui scrivi la lettera
-oggetto della lettera, nel quale dovrai inserire il numero della fattura e il nome dell’utenza
-tuoi dati o comunque dati del titolare dell’utenza
-tipologia di utenze, codice cliente, che potrai facilmente reperire sulla bolletta
-estremi della fattura non pagata in tempo ovvero il numero, la data, l’importo e la scadenza
-data dell’avvenuto pagamento
-modalità di pagamento utilizzata
-firma
Esempio Lettera di Avvenuto Pagamento
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di avvenuto pagamento, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
OGGETTO: Comunicazione avvenuto pagamento fattura n. ___ riferita ad (nome utenza)
Il//La sottoscritto/a _________, residente in (via, città, cap, provincia)___________ , in veste di titolare del contratto di _______(tipo fornitura), codice cliente _____
Premette di aver ricevuto comunicazione in data ____ con la quale viene richiesto pagamento della fattura n°___ del _____ di euro____ con scadenza ______.
Ciò premesso
DICHIARA
di aver provveduto al saldo in data __ per l’importo complessivo di euro________ tramite (indicare metodo pagamento).
Ed allega alla presente comunicazione una copia della fattura/ricevuta
Cordialmente
FIRMA__________
allegati
– copia documento riconoscimento
– copia ricevuta/fattura
Fac Simile Lettera di Avvenuto Pagamento
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di avvenuto pagamento editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di avvenuto pagamento presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di avvenuto pagamento può poi essere convertita in PDF, se necessario.
