In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di delega e proponiamo un fac simile di lettera di delega da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Delega
Hai ricevuto un avviso per l’arrivo di un pacco ma non hai tempo di andare a ritirarlo? Vorresti appendere a casa la pergamena di laurea ma non riesci proprio a far combaciare i tuoi orari con quelli della segreteria didattica? Se così fosse, devi sapere che hai a disposizione un prezioso strumento per risolvere questi contrattempi: stiamo parlando della lettera di delega, un particolare documento che ti aiuta a ottenere ciò di cui hai bisogno senza recarti nel luogo interessato. Se hai appena scoperto di averne bisogno ma non sai come comporla, sei nel posto giusto: in questo articolo ti spieghiamo come scrivere una lettera di delega in modo completo, così da sfruttarne al massimo i vantaggi senza rischiare di sbagliare.
Il verbo delegare significa letteralmente affidare ad altri o incaricare di eseguire un atto in propria vece. Questa particolare operazione dell’affidare compiti a terze persone, è spesso utilizzata nella vita quotidiana in contesti pubblici come uffici e altre istituzioni. Delegando qualcuno infatti, lo autorizzi a effettuare operazioni per tuo conto, siano esse di deposito o ritiro oggetti, così come di versamento denaro o ritiro merce. Insomma, delegare è un’azione che ti aiuta a risparmiare tempo e a ottenere ciò di cui hai bisogno grazie all’aiuto di una persona fidata. Normalmente infatti, si parla di delegante, ovvero “colui che delega” e di delegato, ovvero “colui che riceve l’incarico”. Ecco quindi che se chiedi a un amico di ritirare un pacco per te, tu rappresenti il delegante e lui il delegato. Ma quando entra in gioco la lettera? È sempre necessario usarla? Vediamolo insieme più nel dettaglio.
Nella quotidianità sono molte le occasioni in cui la lettera di delega (anche definita semplicemente “delega” può tornarti utile. Nell’introduzione abbiamo citato il ritiro di un pacco o quello della pergamena di laurea, ma in realtà la delega può servire anche per ottemperare ad altri doveri e compiti presso numerosi uffici. Un altro esempio poi, è quello del ritiro di documenti in luoghi come le poste o le banche, in cui solitamente la natura delle informazioni è riservata. È proprio questo infatti il motivo per cui è necessaria una lettera di delega: autorizzare qualcuno a maneggiare oggetti o documenti che cadono sotto la tua responsabilità o che sono a te destinati. Un altro esempio molto comune in questo senso è il ritiro di referti medici: può infatti capitare che una persona malata o debilitata non possa recarsi di persona presso il centro medico, delegando invece amici o parenti in saluta per ritirarli al proprio posto. Non tutti gli enti o le aziende tuttavia accettano la delega come strumento: in alcuni casi infatti, la natura dello scambio o del rapporto deve essere strettamente personale, e pertanto non può includere la presenza di terze persone. Le Poste Italiane per contro, sono un’azienda che include a priori la possibilità che qualcuno voglia delegare un terzo per il ritiro della corrispondenza. Pensa infatti che la lettera di delega in Poste è addirittura diventata parte degli avvisi di giacenza!
Dopo avere compreso l’utilità di uno strumento come la lettera di delega, è venuto il momento di capire cosa scriverci all’interno. Le parti delle quali si compone una delega scritta nel modo corretto sono due, e più precisamente
-L’insieme dei dati anagrafici del delegante e del delegato;
-Il motivo per il quale si effettua la delega;
La lettera di delega a differenza di molte altre comunicazioni non è strutturata come la classica lettera in busta con mittente e destinatario, né con introduzione e conclusione: questa missiva è piuttosto un documento scritto o stampato su foglio bianco che il delegato presenta di persona allo sportello, senza che ci sia bisogno che l’addetto in questione la tolga dalla busta. Non esiste infatti un “destinatario” della lettera di delega: esso è piuttosto un generico impiegato che dovrà verificare la veridicità dei dati. A questo proposito, vediamo subito cosa scrivere nella lettera e come.
Per fare in modo che una delega risulti valida, essa dovrà necessariamente contenere
-Oggetto
-Nome, cognome, data di nascita, luogo di nascita e codice fiscale del delegante
-Nome, cognome, data e luogo di nascita e codice fiscale del delegato
-Descrizione specifica dell’operazione delegata
-Luogo, data e firma del delegante
-Un allegato composto dalla fotocopia del documento di identità del delegante.
In generale, questi sono i dati indispensabili per fare in modo che una delega vada a buon fine. Alcune aziende possono richiedere all’interno della delega altre informazioni, magari legate al numero di iscrizione o altri dati relativi ad account o codici. L’importante comunque, è che nel momento in cui qualcuno si reca ad effettuare un’operazione in veste di delegato, possa sempre dimostrare che il delegante abbia effettivamente richiesto quel servizio.
Non saranno pertanto ritenute valide deleghe che non contengono motivazioni specifiche. Per esempio, impossibile delegare qualcuno scrivendo Io sottoscritto …. delego il sig. ….. a svolgere le operazioni in mia vece. Per fare in modo che il delegato venga preso in considerazione, il delegante dovrà invece scrivere Io sottoscritto …. delego il sig. ….. a ritirare la pergamena di laurea a me intestata.
Ricorda infine che firmare la lettera di delega fornisce un’ulteriore garanzia per il funzionario che dovrà svolgere la pratica. Se ne hai la possibilità quindi, prima di affidare la lettera al delegato cerca di firmarla nella parte in basso a destra o a sinistra.
Ci teniamo a specificare che la delega non deve essere necessariamente scritta al computer, ma che è valida anche se scritta a mano, a patto naturalmente di essere leggibile. Infine, ti consigliamo di allegare fotocopie della carta di identità o passaporto effettuate con una qualità tale da permettere la verifica dei dati.
Fac Simile Lettera di Delega
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di delega editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di delega presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di delega può poi essere convertita in PDF, se necessario.
