In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera all’ambasciatore e proponiamo un fac simile di lettera all’ambasciatore da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera all’Ambasciatore
Qualunque siano le motivazioni che ti portano a farlo, scrivere una lettera all’ambasciatore è un’operazione che inizialmente può destare qualche timore, soprattutto se è la prima volta che ti appresti a comunicare con una personalità di un certo calibro.
In realtà, in quanto cittadino hai tutta una serie di diritti che ti permettono di esporre le tue domande, critiche, richieste o perplessità all’ambasciatore, soprattutto quando qualche faccenda capitata all’estero o che coinvolge un soggetto straniero in Italia non ti torna del tutto. Una cosa però è certa: è assolutamente vietato commettere errori! Una lettera di questo tipo deve infatti rispondere a criteri ben precisi, che consistono nella correttezza grammaticale ed espressiva a tutto tondo. Se vuoi scoprire tutti i segreti per scrivere una lettera all’ambasciatore perfetta, sei nel posto giusto. In questa guida elencheremo tutti i passaggi da seguire e ti forniremo un modello che potrai scaricare e compilare.
Quando si può scrivere una lettera all’ambasciatore?
La risposta a questa domanda è virtualmente sempre. Certo, non c’è assolutamente nessun tipo di norma che ti vieti di scrivere una lettera all’ambasciatore, anche se a livello pratico esistono pochi motivi per farlo veramente. Tra i più comuni infatti, rientrano:
-richieste relative a visti o asili nel paese di interesse
-richieste relative a processi penali o civili nel paese di interesse
-ringraziamenti per iniziative o decisioni prese dall’ambasciatore
-lamentele nei confronti dei servizi resi durante la carica
-richiesta di materiale cartaceo, burocratico o document
Per ricevere la risposta che cerchi, hai a portata di mano diverse soluzioni. Da un lato, puoi rivolgerti personalmente presso la segreteria dell’ambasciata in questione e richiedere in sede ii documenti o un appuntamento con l’ambasciatore. Dall’altro, qualora ciò non fosse possibile o necessario, potrai comunicare con l’ambasciatore scrivendo una lettera cartacea o via mail. In alcuni casi, potrai eventualmente inoltrare la tua missiva anche via FAX. L’importante, ancora prima di iniziare la stesura vera e propria, è essere certo di reperire i giusti indirizzi a cui spedire la lettera.
Una volta trovati tutti i recapiti e controllato che siano corretti, potrai iniziare a scrivere la tua lettera all’ambasciatore. In linea generale, dovrai considerare l’idea di munirti di un dizionario e di controllare sin da subito la tua grammatica molto attentamente. Poi, scegli il tuo formato
-Per scrivere una lettera cartacea a mano all’ambasciatore, utilizza carta da lettere di qualità, possibilmente intestata e contenuta in una busta delle corrette dimensioni a sua volta intestata. Il formato corretto è naturalmente l’A4, sul quale dovrai scrivere con inchiostro nero o blu in modo chiaro ed ordinato.
-Per scrivere una lettera al computer da stampare, utilizza un programma di videoscrittura come LibreOffice o Word e imposta il carattere su 11, massimo 12 di grandezza. Scegli sempre uno stile del carattere formale e minimale, che sia facile da leggere.
-Per scrivere una mail all’ambasciatore, il consiglio è invece di utilizzare un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), ritenuto maggiormente serio e soprattutto dotato di valenza legale. Anche in questo caso, scegli sempre una grandezza del carattere adeguata ed uno stile facile da leggere.
Come è facile intuire, una lettera all’ambasciatore richiede un certo livello di formalità. Pensaci un attimo: si tratta di una carica diplomatica di estrema importanza, e per questo motivo dovrai rivolgerti ad essa con tutte le dovute cautele.
Prima di tutto, ricorda di usare un linguaggio formale ma non eccessivamente forbito, che sappia veicolare il tuo messaggio in maniera chiara e soprattutto seria. Il consiglio se non riesci a trovare la parola adeguata, è quello di consultare un dizionario online, al fine di reperire i migliori sinonimi.
Evita di usare formule contenenti il tu e utilizza sempre e solo la terza persona singolare. Seguendo questi brevi suggerimenti, sei già a più di metà del lavoro.
Qualunque sia il contenuto della tua lettera all’ambasciatore, per scriverla nel modo giusto dovrai rispettare alcune regole relative alla struttura. Al pari di ogni altra missiva infatti, anche la lettera all’ambasciatore si compone delle tre classiche parti, ovvero
-incipit, nel quale dovrai inserire i dati del destinatario, l’oggetto della lettera e una tua breve presentazione;
-il corpo principale, in cui presenti la tua richiesta e la motivi
-la parte finale, destinata agli eventuali ringraziamenti e ai saluti formalità
Per avere un’idea più chiara di come scrivere la lettera all’ambasciatore, vediamo ciascuna parte più nel dettaglio.
Nella parte alta del foglio dovrai inserire obbligatoriamente due informazioni: a sinistra, il tuo nome e cognome, corredato da indirizzo di residenza o dell’azienda per cui lavori, oltre che naturalmente dal luogo e dalla data. A destra invece, qualche riga più in basso, dovrai inserire il destinatario. In questa sezione, potrai inserire sia la dicitura Egregio Signor che Spettabile Ambasciata di. Poco più in basso invece, potrai inserire l’oggetto della lettera, ovvero una sorta di titolo riassuntivo in cui inserire il contenuto o la tipologia di richiesta che intendi avanzare. Per rendere la lettura della lettera più scorrevole, ti consigliamo di scrivere l’oggetto in grassetto. Terminata questa riga, potrai ufficialmente rivolgerti in prima persona all’ambasciatore. Il consiglio, è di iniziare la frase con Eccellenza ovvero il titolo formalmente destinato alla carica di ambasciatore.
Dopo un’introduzione in cui ti presenti, è venuto il momento di spiegare perché hai scritto la lettera e quale sia la tua richiesta. Il suggerimento è di utilizzare un linguaggio il più possibile diplomatico, senza mai risultare scortese o utilizzare parole poco consone alla situazione, come abbreviazioni o modi di dire del linguaggio parlato. Una lettera all’ambasciatore non è una comunicazione molto comune, quindi per far sì che il tuo destinatario la legga per intero e ti prenda sul serio cerca di esprimere a fondo le tue motivazioni, senza dare nulla per scontato.
Terminate le tue spiegazioni, potrai finalmente passare alla conclusione della lettera, in cui devi apprestarti a ringraziare l’ambasciatore per il tempo a te dedicato e a fargli presente che attendi un suo riscontro o una risposta. Per farlo, le formule più adeguate includono Nel ringraziarla per l’interesse dimostrato ed il tempo concessomi, rimango in attesa di un Suo cortese riscontro. Infine, concludi il messaggio con Cordialmente o Cordiali saluti seguito dal tuo nome e cognome in testo leggibile. Firma invece la lettera in basso a destra, eventualmente apponendo il timbro del tuo ente pubblico o dell’ufficio che rappresenti.
Esempio di Lettera all’Ambasciatore
MODELLO 1 – GENERICO
Oggetto : comunicazioni ufficiali all’Ambasciata di ___________
Eccellenza,
con la presente desidero porgerLe i miei più cordiali saluti e, contestualmente, sottoporre alla Sua attenzione la seguente questione: ______________________________________________ (descrivere sinteticamente l’argomento).
Confidando nella consueta disponibilità dell’Ambasciata, resto a Sua disposizione per fornire ogni ulteriore chiarimento ritenuto opportuno e colgo l’occasione per rinnovarLe sentimenti di stima.
La prego di gradire, Eccellenza, l’espressione della mia più alta considerazione.
[Luogo], [Data]
(firma e recapiti)
MODELLO 2 – RICHIESTA DI SUPPORTO CONSOLARE PER CITTADINO ALL’ESTERO
Oggetto : assistenza al cittadino ___________ (nome) – pratica n. _______
Eccellenza,
mi rivolgo alla Sua cortese attenzione in qualità di familiare del Sig./della Sig.ra ________________, attualmente residente/temporaneamente presente in ________________. Purtroppo il/la congiunto/a si trova in difficoltà a causa di _____________________________________ (indicare: smarrimento documenti, problemi di salute, detenzione, ecc.).
Chiedo pertanto che l’Ambasciata, nei limiti delle Sue competenze, possa fornire il necessario supporto consolare e informarmi sugli adempimenti da seguire. Allego copia del passaporto e recapiti locali del cittadino interessato.
Grato per l’attenzione che vorrà accordare alla presente, Le porgo i miei più deferenti saluti.
[Luogo], [Data]
(firma, indirizzo, telefono, e-mail)
MODELLO 3 – LETTERA DI COMPIACIMENTO PER INIZIATIVA CULTURALE
Oggetto : plauso all’Ambasciata per la rassegna “________________”
Eccellenza,
in qualità di Presidente dell’Associazione culturale , desidero esprimere vivo apprezzamento per la rassegna “” organizzata dall’Ambasciata da Lei diretta, conclusasi il _____________. L’evento ha valorizzato in modo esemplare il patrimonio artistico del Suo Paese, favorendo il dialogo interculturale con la nostra comunità locale.
Auspichiamo future collaborazioni e ci rendiamo sin d’ora disponibili a supportare eventuali prossime edizioni.
La prego di accogliere, Eccellenza, i sensi della nostra alta considerazione.
[Luogo], [Data]
(firma e qualifica)
MODELLO 4 – INVITO UFFICIALE A CERIMONIA ISTITUZIONALE
Oggetto : invito alla cerimonia di conferimento del Premio “____________” – ___________
Eccellenza,
a nome del Comitato organizzatore del Premio “____________”, ho l’onore di invitarLa a prendere parte alla cerimonia di conferimento che si terrà il ___________ alle ore ____ presso ______________________.
Saremmo lieti di poterLa accogliere tra gli ospiti d’onore, certi che la Sua presenza conferirà ulteriore prestigio all’evento dedicato a _________________________________ (tema/personalità commemorata). Seguirà cocktail di gala.
In attesa di cortese riscontro, porgo i miei più distinti saluti.
[Luogo], [Data]
(firma – Presidente del Comitato)
MODELLO 5 – SEGNALAZIONE DI PROPOSTA DI COOPERAZIONE ECONOMICA
Oggetto : proposta di incontro su opportunità di investimento nel settore ___________
Eccellenza,
la società ________________, di cui rivesto la carica di __________________, è interessata a sviluppare rapporti di cooperazione economica con imprese del Suo Paese nel comparto ________________ (es. energie rinnovabili, agroalimentare, alta tecnologia).
A tal fine Le saremmo grati se l’Ambasciata potesse favorire un incontro di presentazione con potenziali partner o indicarci il referente commerciale competente. Allego una breve scheda tecnica della proposta progettuale.
Ringraziando per l’attenzione, rimango a disposizione per concordare data e modalità di un eventuale appuntamento e Le porgo deferenti saluti.
[Luogo], [Data]
Fac Simile Lettera all’Ambasciatore
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera all’ambasciatore editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera all’ambasciatore presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera all’ambasciatore può poi essere convertita in PDF, se necessario.
