In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera risposta a richiesta commerciale e proponiamo un fac simile di lettera risposta a richiesta commerciale ai vicini da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Risposta a Richiesta Commerciale
Se hai un’azienda sicuramente ti sarà già capitato almeno una volta di ricevere per posta una lettera di richiesta commerciale, inviata da un’altra ditta interessata a fare affari con te. Questa tipologia di comunicazione viene scritta con l’obiettivo di mettere in evidenza i possibili vantaggi derivanti da un accordo, così come eventuali richieste di informazioni legate al futuro business.
Dopo che una richiesta commerciale viene inviata, il destinatario deve necessariamente prendersi qualche tempo per valutarla attentamente. Gli aspetti da considerare prima di rispondere e quindi accettare o rifiutare una richiesta commerciale sono molti, e spesso possono richiedere tempo ed energie prima di essere passati tutti in rassegna. Una volta che questo passaggio è avvenuto e hai le idee chiare, la palla passa a te. Scrivere una risposta ad una richiesta commerciale diventa quindi un compito imprescindibile per andare avanti nella trattativa o, al contrario, per mettere da subito in chiaro la tua volontà di rinunciare all’operazione.
La risposta ad una lettera commerciale è comunque in fin dei conti una normale lettera di risposta, la quale dovrà riuscire a mantenere il medesimo stile e linguaggio utilizzati dalla controparte, la quale presumibilmente si sarà rivolta a te con tono formale.
Ecco quindi che prima ancora di sapere cosa scrivere all’interno della lettera in termini di contenuto, occorre avere ben chiaro quello che sarà l’aspetto complessivo del messaggio sia in termini di stile che in termini di forma. Per cominciare quindi, elenchiamo tutta una serie di aspetti da considerare per fare in modo che i termini usati nella risposta siano adeguati.
Iniziamo dallo stile, il quale dovrà apparire snello, chiaro, e sufficientemente formale. Nella tua risposta ad una richiesta di collaborazione, dovrai ricordarti di mantenere il giusto distacco dal mittente, evidenziando la tua professionalità senza per questo mascherare la voglia di approfondire la conoscenza. Se ricevi una richiesta commerciale formale cerca di rispondere adeguatamente utilizzando la terza persona e mettendo i pratica tutto ciò che è necessario a livello di forma: usa una lettera in formato A4 possibilmente redatta al pc, scritta con termini facili da comprendere ma non colloquiali.
A livello di struttura invece, cerca di rispettare il seguente schema, che è da ritenersi un elenco di tutte quelle parti fondamentali che dovrai inserire all’interno della risposta a una richiesta commerciale:
-Intestazione
-Dati del destinatario
-Oggetto
-Introduzione
-Contenuto principale, ovvero l’esposizione della tua risposta
-Eventuali richieste
-Conclusioni
-Saluti con recapiti
-Firma
Se durante la redazione della lettera di risposta ad una richiesta commerciale riuscirai ad attenerti a tutte queste indicazioni, siamo certi che il tuo interlocutore non avrà dubbi e capirà alla perfezione ciò che intendi comunicargli.
Per passare dal dire al fare però, occorre vedere più nel dettaglio quali informazioni inserire in ciascuna delle parti elencate sopra, così da non fare confusione e soprattutto da non commettere dimenticanze, una sbadataggine questa che potrebbe mettere in cattiva luce non solo te ma l’intera azienda.
Procediamo quindi con ordine e cominciamo dalla definizione di quella che intendiamo per “Intestazione” della risposta ad una richiesta commerciale. Trattandosi di una lettera di lavoro, è facile aspettarsi che essa venga scritta su carta intestata, ovvero quella particolare tipologia di foglio che contiene in forma più o meno discorsiva o grafica tutte le informazioni relative alla tua ditta. Fai in modo che questa parte sia posizionata in cima o al fondo della pagina, e che risulti perfettamente visibile senza scritte che la coprono. Ricorda di includere ragione sociale, numero di partita iva o tutte le altre informazioni essenziali che possono aiutare il destinatario a riconoscere la tua azienda o attività.
Passando nella parte destra del foglio leggermente più in basso dovrai poi elencare tutti i dati del destinatario, reperendoli dalla lettera di richiesta commerciale che ti è stata inviata i giorni precedenti. Compila anche questa parte dettagliatamente così da non destare alcun dubbio su chi debba ricevere la comunicazione.
Ora che la parte alta della lettera è completata passa al margine sinistro e indica la data del giorno in cui stai scrivendo, preceduta dall’indicazione della città in cui ti trovi. Scendi di una riga e dedica qualche istante alla redazione dell’Oggetto, ovvero quella sorta di breve titolo che aiuta il destinatario a capire in pochi istanti i contenuti generali della missiva.
Nel caso di una risposta a una lettera commerciale potrai scrivere un oggetto simile a Risposta richiesta collaborazione oppure, in modo ancora più formale, potrai inserire una dicitura come Risposta a lettera n. prot.___ indicando il numero di protocollo evidenziato sulla lettera che hai ricevuto.
Fatto questo, passa all’introduzione del messaggio vero e proprio, dove dovrai brevemente presentarti al destinatario definendo quale ruolo ricopri nell’azienda e indicando perché stai scrivendo. Ovviamente in questo spazio potrai dire che scrivi per rispondere alla richiesta ricevuta in precedenza, e che hai riflettuto su possibili collaborazioni o motivi per interrompere la trattativa.
Continua quindi con l’esposizione dettagliata di tutto ciò che riguardava la richiesta commerciale che avevi ricevuto: scrivi che ti trovi interessato a proseguire un discorso e spiega perché, oppure fai alcune osservazioni riguardo a richieste che hai reputato difficili da soddisfare. Insomma, noi naturalmente non possiamo scrivere il contenuto della lettera per te, ma possiamo limitarci ad indicarti l’ordine e le modalità con cui farlo.
A questo proposito, ricorda di essere sempre educato durante l’intera esposizione dell’argomento, e abbi cura di rispondere per intero a tutte le domande contenute nella richiesta del tuo destinatario. Sii preciso ma limitati a comunicare solo le informazioni che reputi essenziali, così da non generare dubbi di sorta o addirittura incomprensioni.
Se intendi rifiutare la richiesta commerciale che ti è stata fatta, scegli tu se fare una controproposta oppure se evitare di portare avanti l’argomento. Quando avrai concluso l’esposizione dell’argomento principale poi, ricorda di concludere la lettera ringraziando per la richiesta ricevuta e, nel caso fosse necessario, includendo alcuni recapiti che possono essere sfuggiti al tuo interlocutore.
Fatto ciò procedi con i saluti formali e inserisci nome cognome e firma. La lettera di risposta a una richiesta commerciale è ora conclusa, ed è pronta per essere piegata o spedita, anche via e-mail se lo ritieni più comodo.
Fac Simile Lettera di Risposta a Richiesta Commerciale
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di risposta a richiesta commerciale editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di risposta a richiesta commerciale presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di risposta a richiesta commerciale può poi essere convertita in PDF, se necessario.
