In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera commerciale e proponiamo un fac simile di lettera di referenze da utilizzare come esempio.
Il modello editabile di lettera commerciale può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera Commerciale
Scrivere una lettera commerciale non è complesso, tuttavia, soprattutto se non si ha ancora esperienza, è importante documentarsi a riguardo per evitare di commettere errori anche gravi.
Infatti è necessario prestare attenzione a tutto, alla forma, alla disposizione estetica ed ovviamente anche al contenuto. Ci sono alcune informazioni che non possono assolutamente mancare ed altre che invece sono facoltative.
In questa guida completa troverai tutte le informazioni che ti permetteranno di scrivere in poco tempo una lettera commerciale corretta e completa e che ti aiuteranno a comprendere di cosa si tratta e quando e come utilizzarla.
Per iniziare, bisogna capire di cosa si tratta esattamente. in questo modo si può anche comprendere quali sono i suoi ambiti di applicazione, vale a dire quando deve essere utilizzata.
La lettera commerciale è una tipologia di comunicazione scritta che viene utilizzata da parte delle aziende fondamentalmente per quello che riguarda gli affari, per esempio per avviarli, concluderli o incrementarli.
Si utilizza quindi per creare nuovi rapporti di lavoro, per mantenere nel tempo quelli esistenti e per lasciare un traccia delle transizioni avvenute con i propri clienti.
Forse non tutti sanno che le lettere commerciali hanno in Italia valore legale, come dei veri e propri documenti dotati di firma. Per questa ragione la forma delle lettere legali è regolata dagli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile.
Ai sensi dei detti articoli, la corrispondenza rilevante dal punto di vista giuridico e commerciale, deve essere conservata, salvo eccezioni, per un tempo di 10 anni.
Quello di corrispondenza è un termine ampio che ricomprende lettere, fax, lettere d’affari, telex, documenti commerciali, documenti contabili, relazioni ed anche mail.
Sono escluse dai requisiti le comunicazioni che avvengono all’interno della stessa azienda, anche se si tratta di reparti, dipartimenti o filiali differenti ed è esclusa anche la corrispondenza rivolta ad un gruppo indeterminato di soggetti, si pensi ad esempio alla pubblicità.
Prima di passare al contenuto vero e proprio della lettera commerciale, è importante che tu conosca anche tutti gli aspetti relativi alla disposizione estetica. Per fare in modo che la lettera risulti piacevole da leggere è meglio osservar quelle che sono le regole standard ad esempio in merito all’impaginazione, al font, alla grandezza dei caratteri ed altro ancora.
Per cominciare, il formato più utilizzato e più indicato è il formato A4 mentre per quanto riguarda la disposizione del testo ci sono numerosi modelli a cui ispirarsi, più avanti ti mostreremo di quali si tratta.
In merito al carattere da utilizzare, non ci sono font giusti o sbagliati, tuttavia il consiglio è quello di sceglierne sempre uno che sia leggibile, elegante ed ordinato. Sono perfetti il Times New Roman, l’Arial o l’Helvetica.
I font troppo elaborati o particolari, infatti, potrebbero rendere più difficoltosa le lettura e potrebbero dare alla comunicazione un’aria troppo poco formale.
La dimensione consigliata del font va da un minimo di 12 ad un massimo di 14, la giusta via di mezzo affinché il testo risulti leggibile ma non troppo grande.
Inoltre, è una buona idea anche apporre sulla lettera il logo dell’azienda o comunque l’elemento distintivo
Risulta essere possibile identificare alcuni dei modelli di lettere commerciali più diffusi ognuno con specifiche caratteristiche, si tratta di blocco, blocco americana, semiblocco, lettera classica, personale, breve, memorandum, quartina, per buste a finestra, circolare e lettera con più indirizzi.
In generale, oltre al contenuto ovviamente, è bene prestare molta attenzione ad aspetti altrettanto importanti, ecco qualche suggerimento per scrivere una buona lettera commerciale.
In primo luogo è bene mantenere un tono che sia formale ma al tempo stesso senza inutili tecnicismi che renderebbero il testo meno chiaro, dunque sì alla precisione ed all’accuratezza ma senza formule inutili.
La seconda regola è proprio essere brevi, completi e concisi, in questo modo il destinatario comprenderà facilmente il messaggio senza la necessità di chiedere ulteriori informazioni o chiarimenti evitabili.
L’ultimo consiglio è di rileggere sempre ed attentamente la lettera, anche quando non si ha molto tempo a disposizione. In molti pensano che questo sia un passaggio evitabile magari perché sicuri di non aver commesso errori durante la scrittura.
In realtà gli errori grammaticali o di ortografia sono più diffusi di quanto si possa pensare e non c’è niente di peggio che leggere un testo con molti o pochi errori, questo infatti conferisce immediatamente alla comunicazione un aspetto meno professionale.
Passiamo ora al contenuto della lettera. Per iniziare, bisogna dire che è possibile suddividere gli elementi che la compongono in due parti: quelli necessari, che non devono assolutamente mancare, e quelli facoltativi che non sono appunto obbligatori ma che possono servire per rendere la lettera più precisa e completa.
Iniziamo dai primi, da quelli necessari.
-L’intestazione
L’intestazione è la parte della lettera dedicata all’identificazione del mittente e comprende: cognome e nome o ragione sociale, l’indirizzo completo della sede, numero telefonico o di telefax, numero di codice fiscale, numero di registrazione nel Registro delle Imprese del Tribunale, numero di registrazione presso la C.C.I.A.A. e, nel caso di società di capitali, il capitale sociale.
-L’indirizzo del destinatario
Ovviamente è necessario anche inserire tutti i dati utili ad individuare il destinatario della lettera come: cognome e nome o ragione sociale e l’indirizzo completo.
-La data
La data deve contenere il luogo da cui parte la lettera, il giorno, il mese espresso in lettere e l’anno in cui la si invia.
-Il corpo della lettera
Il corpo della lettera è ovviamente la parte centrale della comunicazione e pertanto deve contenere il messaggio vero e proprio, presta attenzione ad esprimerlo in maniera chiara e completa.
-La firma
Infine, l’ultimo elemento necessario della lettera commerciale è rappresentato dalla firma. In genere si utilizza il nome dell’azienda e sotto la qualifica di chi l’ha scritta con la relativa firma apposta a mano.
Gli elementi facoltativi della lettera commerciale non sono indispensabili, per cui puoi anche decidere di non inserirli o di inserirne solamente alcuni, in base a quelli che più possono servirti per completare la tua lettera con le informazioni mancanti.
Si tratta fondamentalmente dell’oggetto e dei riferimenti.
-L’oggetto
L’oggetto è una breve frase che si utilizza per riassumere il contenuto della lettera. È facoltativo, però inserirlo può essere molto utile per attirare l’attenzione del lettore e per anticipare il messaggio stesso, soprattutto se si tratta di una e-mail.
A chi non è capitato di cestinarne una perché non sembrava nulla di importante? In questo modo eviterai che ciò accada.
-I riferimenti
I riferimenti sono delle parti che si inseriscono nella lettera per creare dei collegamenti ad esempio con altre comunicazioni avvenute in precedenza.
Questi riferimenti generalmente sono numeri di protocollo, ossia un registro sul quale le aziende annotano le comunicazioni in entrata ed in uscita oppure delle sigle che appunto indicano il riferimento.
Esempio di Lettera Commerciale
MODELLO 1 – RICHIESTA OFFERTA (LETTERA DI INFORMAZIONI/QUOTE REQUEST)
OGGETTO: Richiesta quotazione per fornitura di _______________________
Spett.le ____________,
la presente per richiedere la Vostra migliore offerta relativamente alla fornitura di:
• Descrizione prodotto/servizio: __________________________________________
• Quantità indicativa: __________
• Termine di consegna richiesto: ___ giorni data ordine
• Condizioni di pagamento preferite: ______________________________________
Gradiremmo ricevere scheda tecnica, tempi di disponibilità e listino prezzi aggiornato. In caso di accordo, prevediamo di effettuare l’ordine entro il ___/___/____.
Ringraziando per la collaborazione, restiamo in attesa di pronta risposta.
Cordiali saluti.
Firma _____________________________
(Qualifica)
MODELLO 2 – OFFERTA COMMERCIALE (LETTERA DI PROPOSTA)
OGGETTO: Offerta personalizzata per __________________________
Gentile ____________________________,
facendo seguito al Suo interesse per i nostri prodotti/servizi, alleghiamo l’offerta n. ______ valida fino al ___/___/____:
• Prodotto/Servizio: ________________________________
• Configurazione: __________________________________
• Prezzo unitario: € _____________ (IVA esclusa)
• Sconto promozionale: ___ % su ordini superiori a € __________
• Tempi di consegna: ___ giorni lavorativi dalla conferma ordine
• Pagamento: ______________________________________
Nel prezzo sono inclusi assistenza tecnica per ___ mesi e spedizione DDP presso la Vostra sede. Restiamo a disposizione per ogni chiarimento e confidiamo di poter avviare una collaborazione proficua.
Distinti saluti.
Firma _____________________________
(Titolo, Azienda)
MODELLO 3 – CONFERMA D’ORDINE (LETTERA DI ACCETTAZIONE)
OGGETTO: Conferma ordine n. _____ del ___/___/____
Spett.le ____________________________,
con riferimento alla Vostra offerta n. ______ del ___/___/____, confermiamo l’ordine per:
• Articolo __________________________________ Q.tà _____ Prezzo € ______
• Articolo __________________________________ Q.tà _____ Prezzo € ______
Importo totale (IVA esclusa) € ____________. Condizioni di pagamento come da offerta (___ gg. fine mese / bonifico anticipato). Indirizzo di consegna: ________________________________.
Vi preghiamo di inviare conferma scritta e previsione di consegna. Grazie per l’attenzione.
Cordiali saluti.
Firma _____________________________
(Reparto Acquisti)
MODELLO 4 – LETTERA DI RECLAMO / NON CONFORMITÀ MERCE
OGGETTO: Segnalazione non conformità ordine n. _____ – richiesta intervento
Spett.le ____________________________,
al ricevimento della Vs. fornitura nr. DDT __________ del ___/___/____ abbiamo riscontrato le seguenti difformità rispetto all’ordine/alla scheda tecnica:
• __________ pezzi del lotto n. ______ presentano __________________________
• I valori di __________________ superano il range ammesso di _________
Alleghiamo report fotografico e verbale del controllo qualità. Vi chiediamo di:
1. indicare entro ___ giorni le modalità di sostituzione/integrazione;
2. organizzare il ritiro del materiale difettoso a Vs. carico;
3. prevenire il ripetersi dell’inconveniente fornendoci un piano d’azione.
In attesa di urgente riscontro, restiamo disponibili per eventuali verifiche congiunte.
Distinti saluti.
Firma _____________________________
(Responsabile Magazzino / Qualità)
Fac Simile Lettera Commerciale Editabile e Compilabile
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera commerciale editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera commerciale presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera commerciale può poi essere convertita in PDF, se la si vuole inviare tramite posta elettronica certificata, o stampata, se si preferisce l’invio tramite posta.
