In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di invito a convegno e proponiamo un fac simile lettera di invito a convegno da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Invito a Convegno
Un convegno rappresenta un’occasione di grande rilevanza per divulgare informazioni, promuovere il confronto di idee e, non di rado, integrare momenti di spettacolo. Questi eventi possono essere promossi da una varietà di soggetti, quali enti, associazioni, partiti, aziende o semplicemente gruppi di individui uniti da interessi comuni.
L’organizzazione di un convegno richiede attenzione e cura in ogni sua fase per garantire il successo dell’evento. Questo processo si articola in varie fasi, ognuna con specifici compiti e scadenze da rispettare. Gli aspetti chiave includono la selezione di una location adeguata, la scelta e il coinvolgimento dei relatori, la preparazione e distribuzione di materiali informativi ai partecipanti, e l’invio degli inviti. Ogni dettaglio è fondamentale per realizzare un convegno che non solo raggiunga gli obiettivi prefissati ma che sia anche ricordato come un’esperienza stimolante dai partecipanti.
Scrivere un invito a un convegno richiede chiarezza, precisione e un tocco di cordialità, al fine di comunicare efficacemente le informazioni essenziali e stimolare l’interesse dei potenziali partecipanti. L’obiettivo è rendere l’invito attraente, fornendo tutti i dettagli necessari per permettere ai destinatari di comprendere l’importanza dell’evento e di organizzare la loro partecipazione.
L’invito dovrebbe iniziare con un’introduzione che catturi l’attenzione, magari evidenziando l’unicità dell’evento o la rilevanza del tema trattato. Questa sezione può essere utilizzata per esprimere il piacere dell’organizzatore nell’invitare il destinatario, creando un legame personale e mostrando apprezzamento per il suo potenziale interesse o contributo al convegno.
Successivamente, è essenziale fornire i dettagli pratici dell’evento in modo chiaro e diretto. Bisogna quindi indicare la data e l’orario del convegno, la sua location precisa e le informazioni su come raggiungerla. Se l’evento prevede più sessioni o interventi su diversi argomenti, potrebbe essere utile includere un breve programma o accennare ai punti salienti dell’agenda.
Un altro aspetto importante è la presentazione dei relatori o degli ospiti d’onore, soprattutto se sono figure di spicco nel loro campo. Questo può aumentare l’interesse verso l’evento e motivare i destinatari a partecipare. Inoltre, è importante specificare se l’evento prevede momenti di networking, sessioni interattive o altre opportunità di coinvolgimento diretto.
L’invito dovrebbe anche chiarire eventuali requisiti di partecipazione, come la necessità di registrarsi o di rispondere all’invito entro una certa data. Se vi sono costi di partecipazione o modalità particolari per l’iscrizione, queste informazioni devono essere comunicate in modo trasparente.
Infine, è fondamentale includere i contatti dell’organizzatore o del team organizzativo per consentire ai destinatari di richiedere ulteriori informazioni o chiarimenti. Questo può includere un numero di telefono, un indirizzo email o un sito web dedicato all’evento.
Chiudendo l’invito, è buona norma esprimere nuovamente il desiderio di vedere il destinatario tra i partecipanti e la propria disponibilità ad assistere in caso di domande o necessità. Un invito ben scritto non solo informa, ma crea anche un senso di aspettativa e anticipazione per l’evento, aumentando la probabilità di una risposta positiva.
La scelta della carta e del font per l’invito a un convegno gioca un ruolo chiave nel trasmettere i dettagli dell’evento in modo subliminale. Se non sei esperto in materia, è saggio cercare la consulenza di un designer grafico o di una tipografia. Generalmente, si consiglia l’uso di carta di alta qualità, liscia, preferibilmente in tonalità neutre come bianco, avorio o ecrù. Per il testo, le sfumature di grigio, blu o seppia sono particolarmente adatte.
Le immagini, anche se non sono sempre necessarie, possono essere inserite nell’invito per eventi specifici quali mostre, presentazioni di libri, eventi di beneficenza o serate commemorative. Tuttavia, è cruciale assicurarsi che il testo dell’invito sia privo di errori ortografici. Un controllo da parte di un esperto o l’utilizzo di software di correzione testuale può garantire l’assenza di imprecisioni.
Una volta finalizzato il testo dell’invito, completo di istruzioni per confermare la partecipazione, è il momento di decidere il metodo di distribuzione. L’invito può essere formale, optando per la versione cartacea o digitale, e la scelta dipende dal tipo di evento e dal pubblico. Per occasioni meno formali, come riunioni tra amici o familiari, o per eventi con un alto numero di partecipanti, l’invio tramite email o WhatsApp (creando un gruppo dedicato) è una soluzione pratica ed efficace.
Per eventi più formali come serate di gala, matrimoni o cerimonie ufficiali, l’invio cartaceo attraverso la posta tradizionale o la consegna diretta all’indirizzo dei destinatari riflette un tocco di eleganza e personalizzazione. La scelta tra queste modalità dipende dalla natura dell’evento e dal messaggio che si desidera comunicare ai futuri ospiti.
Esempio di Lettera di Invito a Convegno
Modello 1 – Invito a un convegno accademico (partecipante generico)
Gentile Dott./Dott.ssa [Nome Cognome],
siamo lieti di invitarLa al Convegno scientifico «[Titolo]», che si terrà il [giorno, mese, anno] presso l’Aula Magna «[nome]» dell’Università degli Studi di [Città] (via [___], ore [___]–[___]).
L’incontro, organizzato dal Dipartimento di [Settore] in collaborazione con [altre istituzioni], intende aprire un dialogo interdisciplinare sui temi di [argomento sintetico]. Nel corso delle tre sessioni previste verranno presentati i risultati più recenti della ricerca, con ampio spazio al dibattito.
L’iscrizione è gratuita ma obbligatoria entro il [data scadenza] tramite il modulo on-line [link] o via e-mail a [indirizzo]. È previsto attestato di partecipazione.
Contando sulla Sua presenza, porgiamo cordiali saluti.
Il Comitato Organizzatore
[Nome Cognome] – Presidente
[e-mail • telefono]
Modello 2 – Invito aziendale riservato a clienti e partner
Oggetto: Invito al Convegno «[Titolo]» – prospettive di mercato 20[xx]
Gentile [Titolo Cognome],
abbiamo il piacere di invitarLa, in qualità di partner strategico, al convegno «[Titolo]» che la nostra azienda organizza il [data] presso il Centro Congressi [nome] di [Città] (via [___]). Durante l’evento illustreremo le nuove soluzioni [settore] e le previsioni di mercato per il prossimo triennio, con interventi di esperti internazionali.
La giornata si concluderà con business lunch e incontri B2B dedicati. Le chiediamo conferma della partecipazione entro il [data] compilando il form [link] o contattando la segreteria al numero [___].
Sicuri che l’occasione sarà di reciproco interesse, La salutiamo cordialmente.
[Nome Cognome]
Chief Executive Officer
[e-mail • telefono]
Modello 3 – Invito come relatore (keynote speaker)
Oggetto: Invito a intervenire come keynote speaker al Convegno «[Titolo]»
Egregio/a Prof./Dott./Ing. [Cognome],
l’Associazione [Denominazione] promuove per il [data] il convegno «[Titolo] – [Sottotitolo]» presso il Palazzo dei Congressi di [Città]. In considerazione dei Suoi rilevanti contributi scientifici nel campo di [ambito] abbiamo l’onore di invitarLa a tenere la relazione introduttiva (durata 30 minuti) nella sessione plenaria delle ore [___].
Saremmo lieti di conoscere entro il [data] la Sua disponibilità; alleghiamo bozza di programma e condizioni di rimborso spese viaggio-pernottamento.
Certi che la Sua presenza arricchirà l’evento, inviamo cordiali saluti.
Il Presidente
[Nome Cognome]
[telefono • e-mail]
Modello 4 – Invito a stampa e media
Oggetto: Invito stampa – Convegno «[Titolo]» [data]
Gentile Redazione,
Vi segnaliamo il convegno «[Titolo]», organizzato da [Ente/Azienda] il prossimo [data] (h [___]–[___]) presso [location, indirizzo]. L’evento riunirà esponenti istituzionali e operatori del settore [campo] per discutere di [tema princ.]. Interverranno, tra gli altri, [nomi relatori].
Siete cordialmente invitati a partecipare; a margine dei lavori sarà disponibile un’area press con possibilità di interviste one-to-one. Si prega di accreditare i Vostri inviati entro il [data] compilando il form allegato o scrivendo a [ufficio stampa].
Confidando nella Vostra presenza, porgiamo distinti saluti.
Ufficio Stampa [organizzatore]
[Referente – tel. • e-mail]
Modello 5 – Invito a un convegno istituzionale rivolto ai cittadini
Oggetto: Invito al convegno pubblico «[Titolo]» – [data, ora]
Cari concittadini,
l’Amministrazione Comunale è lieta di invitarVi al convegno «[Titolo] – [Sottotitolo]», che si svolgerà il giorno [data] alle ore [___] presso la Sala Consiliare (Palazzo Municipale, piazza [___]).
L’incontro, aperto a tutti, affronterà i temi di [argomento] con interventi di esperti, testimonianze di associazioni locali e dibattito con il pubblico. Al termine sarà offerto un rinfresco.
La partecipazione è libera; per motivi organizzativi è gradita conferma entro il [data] telefonando allo 0[___] o scrivendo a: cultura@[comune].it.
Confidando in una Vostra ampia adesione, Vi attendiamo cordialmente.
L’Assessore alla Cultura
[Nome Cognome]
Modello Lettera di Invito a Convegno
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di invito a convegno editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di invito a convegno presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di invito a convegno può poi essere convertita in PDF, se necessario.
