In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di risposta negativa a richiesta e proponiamo un fac simile lettera di risposta negativa a richiesta da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Risposta Negativa a Richiesta
La lettera di risposta negativa a una richiesta è una comunicazione attraverso la quale un’azienda, un’istituzione educativa o un individuo comunicano la decisione di non accettare o approvare una proposta, una candidatura, una richiesta di servizio o informazioni o qualsiasi altra richiesta ricevuta. Questo tipo di lettera è fondamentale nelle comunicazioni professionali perché permette di trasmettere una decisione negativa in modo chiaro, rispettoso e costruttivo.
Il principale scopo di questa lettera è di informare il ricevente che la sua richiesta non può essere soddisfatta, ma è altrettanto importante che il messaggio sia consegnato in modo tale da preservare la relazione tra le parti, nonostante l’esito negativo. Per questo motivo, la lettera deve essere scritta con attenzione, evitando toni bruschi o scortesi che potrebbero danneggiare i futuri rapporti.
Vediamo più nel dettaglio come strutturare la lettera.
Per iniziare, la lettera dovrebbe includere il nome e l’indirizzo del mittente, seguiti dai dati del destinatario, come il nome, il titolo se applicabile, e l’indirizzo completo. Questo assicura che la lettera raggiunga la persona giusta e aiuta anche a personalizzare la comunicazione, rendendola più diretta e pertinente.
L’apertura della lettera solitamente include un saluto formale al destinatario, che viene fatto con il suo nome completo o il titolo professionale, a seconda del livello di formalità appropriato alla situazione e alla relazione esistente tra le parti.
Segue un’introduzione tramite la quale si ringrazia il destinatario per la sua richiesta o proposta e riconosce lo sforzo che ha impiegato nel formularla. Questo passaggio è importante per stabilire un tono rispettoso e per dimostrare che la richiesta è stata considerata seriamente, anche se la decisione finale è stata negativa.
Nel corpo principale della lettera, il mittente spiega la decisione di non accettare o approvare la richiesta. Qui, è importante essere chiari e diretti, ma anche delicati. Il mittente dovrebbe spiegare le ragioni dietro alla decisione e fornire una spiegazione sufficiente per aiutare il destinatario a capire perché la richiesta non può essere soddisfatta. Questa parte dovrebbe essere scritta con l’intenzione di mantenere intatti i rapporti professionali, evitando espressioni che potrebbero essere interpretate come personali o offensive.
Dopo avere spiegato le ragioni del rifiuto, può essere utile offrire qualche suggerimento o alternativa, se appropriato. Questo mostra che il mittente ha a cuore gli interessi del destinatario e desidera supportarlo nonostante l’esito negativo. Si può anche incoraggiare il destinatario a continuare la comunicazione o a considerare altre opportunità che potrebbero essere disponibili presso l’organizzazione mittente o altrove.
La lettera si conclude con espressioni di stima o auguri per il futuro, seguiti dalla firma formale del mittente. Questa chiusura non solo ribadisce il tono rispettoso e professionale della lettera, ma lascia anche una porta aperta per future interazioni positive.
Esempio di Lettera di Risposta Negativa a Richiesta
Rifiuto preventivo / sconto commerciale richiesto dal cliente
Oggetto: Riscontro alla Sua richiesta di sconto del [data]
Gentile [Titolo + Cognome Cliente],
La ringrazio per l’interesse dimostrato verso i nostri prodotti. Dopo aver valutato attentamente la Sua richiesta di applicare uno sconto extra del [x %] sull’offerta n. [xxx], devo purtroppo comunicarLe che non ci è possibile derogare ai listini in vigore per la linea [prodotto/servizio].
Ciò nonostante, restiamo lieti di proporLe soluzioni alternative: pagamento dilazionato a 60 gg o fornitura in stock programmatico che Le consentirebbe di ridurre i costi logistici.
Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento e La ringrazio per la comprensione.
Cordiali saluti
[Firma]
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Azienda]
Rifiuto a proroga termini di pagamento fattura
Oggetto: Esito richiesta proroga pagamento – Fattura n. [xxx]
Spett.le [Ragione sociale Cliente],
in riferimento alla Vostra nota del [data], con cui chiedevate il posticipo della scadenza al [nuova data], Vi comunichiamo che, per esigenze di chiusura finanziaria di fine trimestre, non possiamo concedere ulteriore proroga oltre il termine originario del [data scadenza].
Restiamo tuttavia disponibili ad analizzare un piano di pagamenti rateizzati per le future forniture, previo incontro con il nostro ufficio creditizio.
Confidiamo in un Vostro tempestivo riscontro e porgiamo distinti saluti.
[Firma]
Rifiuto a richiesta di ferie / permessi del dipendente
Oggetto: Richiesta ferie del [data richiesta]
Caro/a [Nome],
ho esaminato la tua domanda di ferie dal [data inizio] al [data fine]; pur comprendendo le tue esigenze personali, devo respingerla in quanto in quel periodo è previsto il picco di produzione per il progetto [nome progetto], con personale già ridotto.
Potrai inoltrare una nuova richiesta per le settimane successive al [data], quando la copertura del reparto sarà garantita.
Grazie per la collaborazione e resto disponibile a parlarne di persona.
Un saluto
[Firma]
[Ruolo]
Rifiuto a richiesta di rateizzazione spese condominiali
Oggetto: Riscontro richiesta rateizzazione conguaglio 20[xx]
Gentile Condòmino/a,
l’assemblea del [data assemblea] ha esaminato la Sua istanza di suddividere il conguaglio di € [importo] in [numero] rate mensili. Purtroppo la delibera n. [lit/202x] prevede l’obbligo di versamento in un’unica soluzione entro 30 giorni, senza eccezioni.
Non disponendo di un fondo di riserva sufficiente, non possiamo accogliere la Sua richiesta. La invitiamo quindi a effettuare il pagamento entro il [data], onde evitare l’avvio della procedura di sollecito prevista dall’art. 63 disp. att. c.c.
Restiamo a disposizione per chiarimenti.
Cordiali saluti
[Firma Amministratore]
[Contatti]
Rifiuto a proposta di collaborazione / partnership
Oggetto: Proposta di partnership – esito negativo
Spett.le [Azienda proponente],
La ringraziamo per averci presentato il progetto di collaborazione sul marketplace [settore] illustrato nel meeting del [data]. Dopo un’attenta valutazione interna in merito a sinergie commerciali, timing e priorità strategiche 2025, abbiamo deciso di non procedere oltre.
La nostra roadmap è già impegnata nello sviluppo di iniziative che assorbono le risorse disponibili. Ciò non esclude possibili interlocuzioni future, qualora i piani dovessero convergere.
Apprezziamo il tempo dedicato e Le porgiamo i nostri migliori saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Azienda]
Modello Lettera di Risposta Negativa a Richiesta
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di risposta negativa a richiesta editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di risposta negativa a richiesta presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di risposta negativa a richiesta può poi essere convertita in PDF, se necessario.
