In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di rifiuto formale e proponiamo un fac simile lettera di rifiuto formale da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Rifiuto Formale
La lettera di rifiuto formale è un documento scritto che una persona o un’azienda invia per comunicare una decisione negativa riguardo a una proposta, una richiesta o una candidatura. Questo tipo di lettera serve a informare il destinatario in modo chiaro e cortese che la sua offerta o richiesta non è stata accettata. È un elemento comune nelle pratiche aziendali, accademiche e in molti altri contesti professionali.
Il tono di una lettera di rifiuto dovrebbe essere rispettoso e professionale. L’obiettivo è rifiutare la proposta senza offendere chi la riceve, in modo da mantenere aperte le porte per future interazioni. Questo aspetto è particolarmente importante in un mondo dove le relazioni professionali e le reti sono fondamentali per il successo. Una lettera di rifiuto correttamente scritta riesce a comunicare la negatività della decisione, ma allo stesso tempo esprime apprezzamento per l’interesse e l’impegno dimostrato dal destinatario.
Nella redazione di una lettera di rifiuto formale, il mittente deve includere informazioni precise per assicurare chiarezza e professionalità nel comunicare la decisione. Iniziando con l’intestazione, la lettera deve presentare i dettagli dello studio o dell’azienda del mittente, compresi l’indirizzo, il numero di telefono e la mail. Segue il nome e l’indirizzo completo del destinatario, per assicurare che la comunicazione raggiunga la persona giusta.
Dopo il saluto iniziale, è essenziale inserire una breve introduzione che prepari il destinatario al contenuto della lettera. Qui, il mittente spiegherà lo scopo della lettera in modo diretto ma cortese. La sezione principale dovrebbe poi esplicare la decisione di rifiuto, possibilmente con una breve spiegazione che non deve necessariamente entrare nei dettagli specifici ma dovrebbe fornire abbastanza contesto per far comprendere al destinatario le ragioni generali dietro la decisione. Questo passaggio è delicato perché, pur comunicando una decisione negativa, il tono deve rimanere rispettoso e professionale.
Nella lettera, è anche importante manifestare apprezzamento per il tempo e l’energia che il destinatario ha dedicato alla proposta o alla candidatura. In questo modo, oltre a dimostrare rispetto, si rafforza anche le relazioni interpersonali e professionali tra le parti. Anche se la decisione è un rifiuto, esprimere gratitudine per l’interesse mostrato può lasciare una porta aperta per future interazioni. Se utile, il mittente può anche incoraggiare il destinatario a non scoraggiarsi e a considerare la possibilità di future proposte o candidature. Questo aspetto è particolarmente rilevante in contesti come le candidature di lavoro o le proposte di progetto, dove il rifiuto di una specifica opportunità non preclude necessariamente altre future collaborazioni.
Nella fase conclusiva della lettera il mittente dovrebbe offrire la disponibilità per ulteriori discussioni o chiarimenti, fornendo un punto di contatto diretto come un numero di telefono o un indirizzo email. Questo non solo facilita la comunicazione ma dimostra anche la trasparenza e l’apertura del mittente.
Infine, la chiusura della lettera dovrebbe essere formale, con espressioni di stima o cortesia, seguita dalla firma del mittente. Questi elementi insieme contribuiscono a rendere la lettera di rifiuto un documento professionale che rispetta la dignità del destinatario pur comunicando chiaramente una decisione negativa.
Esempio Lettera di Rifiuto Formale
Modello generico
Oggetto: Riscontro negativo alla Sua richiesta del [data richiesta]
Gentile [Titolo + Cognome],
La ringraziamo per l’attenzione riservata alla nostra organizzazione. Dopo un’attenta analisi, siamo spiacenti di comunicarLe che non possiamo accogliere la Sua richiesta [specificare: “di patrocinio / di intervento / di esonero”].
La decisione è stata presa in base a criteri interni di priorità e compatibilità con le risorse attualmente disponibili. Restiamo comunque a disposizione per eventuali futuri progetti che rientrino nei nostri parametri di fattibilità.
Confidando nella Sua comprensione, Le porgiamo cordiali saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Ente/Azienda]
Rifiuto candidatura (selezione del personale)
Oggetto: Esito processo di selezione – posizione [nome ruolo]
Gentile [Nome Cognome],
La ringraziamo per aver partecipato alla selezione e per l’interesse dimostrato verso [Azienda]. Dopo aver esaminato attentamente il Suo profilo e quello di altri candidati, abbiamo scelto di procedere con un candidato che risponde in misura più completa ai requisiti della posizione.
Desideriamo comunque conservare il Suo curriculum nel nostro database per eventuali future opportunità, salvo Sua diversa indicazione.
Le auguriamo i migliori successi professionali.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome Cognome] – HR Department
[Azienda]
Rifiuto formale proposta commerciale (fornitore)
Oggetto: Offerta n. [codice] del [data] – esito negativo
Egregi,
abbiamo valutato la Vostra proposta di fornitura relativa a [descrizione sintetica]. Nonostante il Vostro impegno e la qualità presentata, le condizioni economiche e le tempistiche indicate non risultano compatibili con il nostro piano di approvvigionamento per l’anno in corso.
Di conseguenza non possiamo procedere con l’accettazione. Vi ringraziamo per la disponibilità e speriamo di poter collaborare in futuro in contesti più favorevoli.
Distinti saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – Procurement Manager
[Azienda]
Rifiuto erogazione credito / finanziamento
Oggetto: Domanda di finanziamento pratico n. [•••] – esito negativo
Gentile Cliente,
La ringraziamo per aver scelto [Istituto]. La informiamo che, a seguito dell’istruttoria effettuata ai sensi del D.Lgs 385/1993 (T.U.B.) e del Reg. UE 2016/679, la Sua richiesta di finanziamento non può essere accolta. La decisione deriva da valutazioni interne di merito creditizio basate su criteri oggettivi di affidabilità e capacità di rimborso.
Ai sensi dell’art. 125-octies T.U.B., può richiedere gratuitamente informazioni sulle principali ragioni che hanno determinato il rifiuto e proporre eventuale reclamo entro 60 giorni.
Ci auguriamo di poterLa assistere in futuro con soluzioni più adeguate alle Sue esigenze.
Distinti saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – Responsabile Crediti
[Banca/Istituto]
Modello Lettera di Rifiuto Formale
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di rifiuto formale editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di rifiuto formale presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di rifiuto formale può poi essere convertita in PDF, se necessario.
