In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di risposta a reclamo e proponiamo un fac simile di lettera di risposta a reclamo da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Come Scrivere una Lettera di Risposta a Reclamo
Le lettere di risposta ai reclami devono essere rispettose e ragionate, senza cadere per questo nel servilismo. È innanzi tutto necessario accertarsi che si tratti di un reclamo giustificato; successivamente si provvederà al modo di soddisfare il cliente, ricordando che in tali situazioni una ditta seria si comporta sempre in questo modo e che questo atteggiamento, oltre a non pregiudicare la buona immagine dell’azienda, costituirà anche un notevole risparmio di tempo e di denaro. Chi redige questo tipo di lettera non dovrà dimenticare quattro punti fondamentali.
Nei limiti del possibile, va adottato il principio in base al quale “il cliente ha sempre ragione”. Anche dovendo negare la legittimità del reclamo, è buona norma esprimere subito il proprio dispiacere per gli inconvenienti sorti; infatti pur nella certezza che si tratta di un reclamo non giustificato, non è opportuno “aggredire” subito il cliente, dandogli, indirettamente, dell’incompetente o del mentitore.
Nel caso in cui vi sia stato un equivoco, un malinteso, un errore di valutazione ecc., è preferibile ammetterlo subito, senza cercare giustificazioni.
Risulta essere opportuno spiegare con chiarezza ciò che si ha intenzione di fare per ovviare all’inconveniente e proporre soluzioni ragionevoli, accettabili, conformi agli usi commerciali. Solitamente si procede al ritiro della merce deteriorata, sostituendola con altra in buone condizioni, oppure si propone uno sconto speciale sul prezzo. Quest’ultima alternativa è piuttosto frequente soprattutto nel commercio con l’estero, poiché comporta un notevole risparmio sulle spese di trasporto e sui tempi.
Infine, è sempre bene ribadire, in conclusione, il proprio dispiacere per l’accaduto, dichiarando di confidare nel fatto che il danno non sia troppo grave e assicurando che si prenderanno le misure necessarie affinché l’inconveniente non abbia a ripetersi in futuro.
Se si risponde a un reclamo con cortesia, tatto e disponibilità difficilmente il cliente ci abbandonerà per rivolgersi alla concorrenza.
Fac Simile Lettera di Risposta a Reclamo
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di risposta a reclamo editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di risposta a reclamo presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di risposta a reclamo può poi essere convertita in PDF, se necessario.
