In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di reclamo al corriere e proponiamo un fac simile lettera di reclamo al corriere da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Reclamo al Corriere
Prima di avviare il procedimento di reclamo per lo smarrimento di un pacco o per sollevare un problema relativo alla spedizione, assicurati di avere tutti i dati necessari a portata di mano. È fondamentale disporre del numero identificativo della spedizione e dei dettagli personali sia del mittente che del destinatario.
Tieni presente che, in fase di segnalazione, il corriere potrebbe richiederti informazioni aggiuntive. Una domanda comune riguarda la descrizione dell’aspetto esteriore del pacco, per facilitarne l’identificazione tra molti altri durante le operazioni di ricerca. È possibile che ti venga chiesto di specificare anche il contenuto del pacco, per avere ulteriori elementi utili alla sua individuazione.
Le procedure di reclamo possono variare a seconda del corriere. Alcuni, soprattutto i più piccoli e con una gestione locale, potrebbero richiedere di contattare direttamente la filiale responsabile della spedizione per segnalare il problema e richiedere informazioni. Altri potrebbero indirizzarti verso la compilazione di un modulo online dedicato e altri ancora richiedono di contattare direttamente il servizio clienti.
È essenziale agire rapidamente. La segnalazione per la mancata consegna può essere inoltrata già dal giorno successivo alla data prevista per la consegna e deve essere completata entro tre mesi dalla data di spedizione.
In caso di danneggiamento o manomissione della merce, specialmente se si tratta di un pacco assicurato di valore, il reclamo deve essere presentato entro 15 giorni dalla ricezione. È importante conservare sia l’imballaggio esterno sia il contenuto del pacco, come prova del danno subito.
Come anticipato, ogni corriere ha criteri specifici per gestire gli inconvenienti legati allo smarrimento o al danneggiamento di un pacco e adotta diverse politiche di rimborso a tutela dei propri clienti.
Poste Italiane, per esempio, invita i suoi utenti a inoltrare un reclamo tramite il sito ufficiale o direttamente allo sportello per ottenere un rimborso in caso di problematiche. Questa procedura è resa semplice e accessibile, offrendo la possibilità di risolvere il problema sia online che offline, a seconda delle preferenze dell’utente.
Analogamente, aziende come BRT adottano misure di compensazione, garantendo un rimborso calcolato sul peso lordo del pacco per le spedizioni non assicurate, con la possibilità di ottenere rimborsi maggiori dimostrando la responsabilità diretta del vettore in caso di negligenza. Quando il pacco è assicurato, il rimborso segue i termini dell’assicurazione, coprendo il valore fino al limite assicurato.
DHL differenzia i propri rimborsi in base alla modalità di trasporto e alla destinazione, stabilendo limiti massimi di compensazione che variano in base alla tipologia di spedizione, sia essa nazionale o internazionale, con una certa flessibilità nella gestione dei rimborsi.
TNT, seguendo un approccio simile, distingue tra spedizioni nazionali e internazionali, e offre rimborsi specifici per danneggiamenti, perdite o ritardi, calcolati sul peso della merce o coprendo l’intero costo della spedizione in casi specifici, dimostrando un impegno nel garantire soddisfazione e protezione ai propri clienti in varie situazioni.
Vediamo come deve essere strutturata la lettera di reclamo al corriere
-Intestazione e data: Inizia con il tuo nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email in cima alla lettera, seguiti dalla data di invio. Poi, indirizza la lettera all’ufficio reclami del corriere, includendo l’indirizzo completo della compagnia.
-Oggetto: Specifica chiaramente l’oggetto della tua lettera, ad esempio, “Reclamo per pacco smarrito n. [codice spedizione]” o “Reclamo per danneggiamento del contenuto del pacco n. [codice spedizione]”.
-Saluto iniziale: Usa un saluto formale, ad esempio, “Egregio Servizio Clienti,”.
-Descrizione dettagliata del problema: Nel primo paragrafo, descrivi specificamente il problema che hai riscontrato, includendo dettagli come il codice di tracciamento della spedizione, le date chiave (data di spedizione, data prevista di consegna e data effettiva di ricezione o perdita), e la natura del problema (ritardo, pacco smarrito, danneggiamento).
-Impatto del problema: Spiega brevemente come il problema ha impattato te o la tua attività, sottolineando l’importanza della questione.
-Azione richiesta: Esplicita chiaramente cosa ti aspetti dal servizio di corriere come risoluzione del problema. Ciò può includere la richiesta di un rimborso, una sostituzione, un risarcimento per danni o la rapida risoluzione del problema di consegna.
-Documentazione a supporto: Indica qualsiasi documentazione che allegati alla lettera per supportare il tuo reclamo, come ricevute, fotografie del pacco danneggiato, comunicazioni precedenti con il servizio clienti, ecc.
-Termine per la risposta: Indica una data entro la quale ti aspetti una risposta dal corriere, dando un tempo ragionevole per la gestione del reclamo.
-Conclusione e firma: Concludi con una frase che esprime la tua attesa di una risoluzione positiva e la tua disponibilità a discutere ulteriormente la questione se necessario. Chiudi con “Cordiali saluti,” seguito dalla tua firma (se invii la lettera per posta) e dal tuo nome stampato.
-Allegati: Ricorda di allegare alla lettera qualsiasi documentazione che supporti il tuo reclamo.
Modello di Lettera di Reclamo al Corriere
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di reclamo al corriere editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di reclamo al corriere presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di reclamo al corriere può poi essere convertita in PDF, se necessario.
