In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di reclamo per merce danneggiata e proponiamo un fac simile lettera di reclamo per merce danneggiata da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Reclamo per Merce Danneggiata
Quando ricevi un pacco che mostra evidenti segni di danneggiamento all’imballaggio o al suo contenuto, ci sono passi da seguire per assicurarti che i tuoi diritti come destinatario siano tutelati.
Per prima cosa, è fondamentale confrontare la merce ricevuta con le specifiche elencate nel documento di trasporto o DDT, per assicurarti che corrisponda a quanto ordinato.
Successivamente, un esame visivo del pacco è essenziale: verifica che sia integro e che il sigillo non sia stato manomesso in alcun modo (ad esempio, che non sia aperto, schiacciato, bagnato, ecc.), e che il numero dei colli consegnati sia in linea con quello indicato sul documento di trasporto fornito dal corriere.
Se riscontri discrepanze o danni, è consigliabile accettare la consegna “con riserva”. Questo significa annotare sul documento di trasporto, accanto alla tua firma, una dicitura specifica che rifletta la natura del danno, come “ricevuto con riserva per pacco danneggiato”, “per pacco aperto”, “per pacco bucato”, “per pacco bagnato”, ecc. Tale precauzione è vitale, in quanto ti salvaguarda nel caso in cui, nonostante i danni esterni possano sembrare minimi, il contenuto all’interno possa risultare compromesso.
Nell’eventualità in cui il corriere si opponga o mostri reticenza nel farti accettare il pacco con riserva, hai il diritto di rifiutare la consegna. Questo ti permette di contattare immediatamente il venditore per informarlo dell’accaduto, dando così la possibilità al venditore stesso di verificare l’accaduto e, se necessario, di provvedere all’invio di un sostituto, all’emissione di un voucher o al rimborso del costo sostenuto.
La firma con riserva riveste un’importanza cruciale per chi effettua acquisti online. La normativa vigente non permette l’apertura del pacco prima di aver firmato il documento di consegna, quindi questa pratica si configura come una strategia difensiva per proteggersi da eventuali danni al prodotto, anche minimi, che potrebbero non essere immediatamente evidenti.
Questa procedura protegge non solo l’acquirente ma offre vantaggi anche al venditore, facilitandogli la richiesta di risarcimento danni allo spedizioniere. È importante, inoltre, che il corriere possa verificare se l’imballaggio era adeguato al contenuto e alle istruzioni di trasporto, motivo per cui conservare l’imballaggio per qualche giorno può rivelarsi utile.
Qualora si identifichino danni, è imperativo notificare immediatamente sia il corriere che il mittente del problema riscontrato. La comunicazione del reclamo dovrebbe essere inviata preferibilmente tramite raccomandata all’indirizzo indicato sul documento di spedizione, o, quando disponibile, mediante Posta Elettronica Certificata (PEC), per assicurare la tracciabilità e la certezza della ricezione.
È fortemente consigliato includere nel reclamo documentazione fotografica che evidenzi chiaramente la natura e l’entità del danno subito dal prodotto, in quanto ciò rafforza la posizione del consumatore nel contesto della contestazione. Va notato che, nel caso in cui l’imballaggio del pacco appaia esteriormente integro, spesso il corriere non permetterà al destinatario di accettare il pacco “con riserva”. Però, sorge un interrogativo legittimo: cosa fare se, una volta firmata la bolla di consegna e, ove necessario, effettuato il pagamento al corriere, si scopre che il prodotto all’interno è danneggiato?
In tali circostanze, il consumatore dispone di due soluzioni
-Agire nei confronti del corriere per dolo o colpa grave, come previsto dall’articolo 1698 del Codice Civile. In questo scenario, il danno deve essere denunciato non appena viene rilevato e in ogni caso non oltre otto giorni dal ricevimento della merce. È fondamentale, per il consumatore, essere in grado di dimostrare la specifica responsabilità del corriere nel processo di trasporto, soprattutto qualora sia evidente che la merce fosse adeguatamente imballata e, nonostante ciò, sia stata consegnata danneggiata.
-Agire nei confronti del venditore, nel caso in cui quest’ultimo non abbia assicurato, attraverso l’imballaggio, la protezione necessaria a preservare l’integrità del prodotto durante il trasporto. In questa eventualità, la responsabilità ricade sul venditore per non aver adottato le misure adeguate a garantire che il prodotto giungesse al destinatario senza subire danni.
La lettera di reclamo per merce danneggiata è quindi uno strumento chiave per segnalare problemi relativi a una consegna, che può essere indirizzata sia al corriere responsabile del trasporto che al venditore del prodotto. Questa lettera è un documento formale che mira a stabilire una comunicazione chiara e dettagliata riguardo alle circostanze del danno subito dalla merce durante il trasporto, offrendo una base per richiedere una risoluzione appropriata del problema. Per essere efficace e funzionale allo scopo, la lettera deve includere un insieme specifico di informazioni che descrivano in modo completo e preciso la situazione.
Per prima cosa, è fondamentale iniziare la lettera specificando i propri dati personali e di contatto, assicurandosi di rendere facile per il destinatario identificare il mittente e, se necessario, mettersi in contatto per ulteriori discussioni o chiarimenti. Questo significa includere il proprio nome completo, indirizzo postale, numero di telefono ed eventuale indirizzo mail.
Si procede poi con l’inserimento dei dati del destinatario della lettera, che può essere il servizio clienti del venditore o l’ufficio reclami del corriere, inclusi tutti i recapiti noti che possano facilitare una rapida gestione del reclamo.
È importante menzionare chiaramente il nome della compagnia di spedizione responsabile del trasporto della merce danneggiata, poiché ciò identifica il corriere come possibile fonte del problema, soprattutto in casi di danni fisici evidenti all’imballaggio o al contenuto.
Nella lettera va incluso il numero dell’ordine relativo alla merce danneggiata, insieme alla data di ricevimento della stessa e al riferimento specifico al Documento di Trasporto (D.D.T.) o alla bolla di consegna. Queste informazioni sono cruciali per tracciare l’ordine e verificare immediatamente i dettagli della spedizione e della consegna.
Si dovrebbero poi fornire dettagli su come è stato ritirato il pacco, specificando se l’accettazione è stata effettuata con riserva o senza, e le motivazioni che hanno portato alla formulazione del reclamo, dettagliando la natura del problema riscontrato, come danneggiamenti all’imballaggio o al prodotto, difetti, discrepanze quantitative o la ricezione di un articolo errato.
La descrizione del danno, sia quello visibile sull’imballaggio esterno che quello riscontrato direttamente sul prodotto, deve essere precisa e dettagliata, fornendo una chiara spiegazione delle condizioni in cui la merce è stata ricevuta.
È anche utile indicare il valore della merce danneggiata e le spese sostenute per l’imballaggio e la spedizione, poiché queste informazioni possono influenzare la determinazione di un eventuale risarcimento.
Infine, qualsiasi altra informazione ritenuta utile per una completa comprensione del problema e per facilitare una sua risoluzione efficace dovrebbe essere inclusa nella lettera.
Ricordarsi di allegare alla lettera qualsiasi documentazione di supporto, come fotografie dei danni e copie di documenti di trasporto o fatture, per rafforzare il proprio caso e accelerare il processo di risoluzione del reclamo.
Esempio di Lettera di Reclamo per Merce Danneggiata
Modello 1 – Reclamo a fornitore per merce industriale danneggiata (rapporti B2B)
Oggetto: contestazione stato d’arrivo del lotto n. ___ – ordine d’acquisto n. ___ del ___
Spett.le [Ragione sociale fornitore]
via ___ n.___ – CAP ___ Città
con riferimento all’ordine in oggetto Le comunichiamo che, all’atto dello scarico del materiale presso il nostro stabilimento di ___ il giorno ___, abbiamo riscontrato gravi danneggiamenti su n. ___ colli, segnatamente: [descrizione precisa dei difetti].
La merce non risulta conforme alle specifiche pattuite né allo standard qualitativo abituale; pertanto La mettiamo formalmente in mora ai sensi dell’art. 1495 c.c. e La invitiamo a intervenire entro e non oltre 5 giorni dal ricevimento della presente, provvedendo a:
– sostituzione integrale del lotto difettoso a Suo esclusivo carico oppure
– emissione di nota di accredito pari a € ___, corrispondente al valore fatturato.
In difetto ci vedremo costretti a reperire la merce altrove con rivalsa delle maggiori spese sostenute, oltre a richiedere il risarcimento di ogni danno diretto e consequenziale.
Restiamo in attesa di urgente riscontro.
Cordiali saluti.
Luogo, data
Firma e timbro del legale rappresentante
Modello 2 – Reclamo di consumatore per acquisto online (Codice del Consumo)
Oggetto: richiesta sostituzione/rimborso – ordine n. ___ del ___ – merce pervenuta danneggiata
Gentile Servizio Clienti [nome sito e-commerce],
il ___ ho ricevuto il pacco relativo all’ordine indicato. Alla prima apertura dell’imballo, i prodotti [descrizione articoli] presentavano evidenti danni (foto allegate).
Ai sensi dell’articolo 130 del D.Lgs. 206/2005 chiedo, a mia scelta, la sostituzione degli articoli, senza spese, oppure, in subordine, la riduzione del prezzo/il rimborso integrale tramite il metodo di pagamento originario.
Provvederò a custodire la merce nelle condizioni in cui si trova per l’eventuale ritiro da parte del vostro corriere. Vi invito a confermare entro 48 ore modalità e tempi di risoluzione.
Ringrazio per la collaborazione e resto in attesa.
Cordialmente.
Luogo, data
Nome, cognome, indirizzo, recapiti
Modello 3 – Reclamo al corriere per colli danneggiati al momento della consegna
Oggetto: contestazione danni – spedizione lettera di vettura n. ___ del ___
Spett.le [Nome corriere] – Ufficio Reclami
via ___ n.___ – CAP ___ Città
in data ___ il vostro autista ha consegnato la spedizione riferita alla lettera di vettura sopra richiamata. Al momento del ritiro abbiamo apposto “RISERVA DI CONTROLLO PER COLLO VISIBILMENTE DANNEGGIATO”. L’apertura ha evidenziato la rottura degli articoli contenuti.
Con la presente inoltriamo formale reclamo e richiesta di risarcimento ai sensi dell’art. 1693 c.c. (vettore responsabile salvo prova fortuita). Allegati: fotografie, DDT, copia riserva, fattura merce (€ ___).
Vi invitiamo a definire il rimborso entro 30 giorni, comunicando le modalità operative. In assenza, adiremo l’Autorità Giudiziaria competente.
Distinti saluti.
Luogo, data
Firma mittente
Modello 4 – Reclamo per partita importata con resa CIF (Incoterms 2020)
Oggetto: avaria merce container n. ___ giunto al porto di ___ il ___
Spett.le [Esportatore]
Vi informiamo che, all’apertura del container sopra menzionato, la merce (descrizione) risultava bagnata e inutilizzabile a causa di infiltrazioni d’acqua. L’avaria è stata constatata da perito nominato dallo spedizioniere e verbalizzata nel survey report n. ___.
Poiché il rischio resta a vostro carico fino allo sbarco consegnato al porto convenuto (Incoterms 2020 – CIF), vi richiediamo il rimborso immediato del valore della partita (€ ___) oppure l’invio di merce sostitutiva con stessa resa, entro il termine massimo di ___ giorni.
Diversamente, provvederemo a rivalerci sul vostro credito presso la nostra banca in compensazione e a promuovere le azioni previste dalla Convenzione di Amburgo.
Cordiali saluti.
Luogo, data
Firma acquirente
Modello 5 – Reclamo in garanzia al produttore (art. 1490 c.c. e garanzia convenzionale)
Oggetto: denuncia vizi e richiesta intervento in garanzia – prodotto n. serie ___
Alla cortese attenzione di [Servizio Assistenza]
il ___ abbiamo acquistato tramite il rivenditore autorizzato ___ il Vs. prodotto indicato in oggetto. Sin dal primo utilizzo abbiamo riscontrato rotture e malfunzionamenti non imputabili a un uso improprio.
Denunciamo quindi i vizi entro il termine di legge (art. 1495 c.c.) e chiediamo l’esecuzione gratuita della garanzia: riparazione o sostituzione del bene a vostra scelta, da effettuarsi entro 15 giorni presso il nostro domicilio/sede.
Resta salvo il diritto al risarcimento di eventuali danni ulteriori ai sensi dell’art. 1494 c.c. In allegato: copia scontrino, scheda tecnica, fotografie del difetto.
In attesa di un pronto riscontro, porgiamo distinti saluti.
Luogo, data
Firma
Modello di Lettera di Reclamo per Merce Danneggiata
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di reclamo per merce danneggiata editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di reclamo per merce danneggiata presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di reclamo per merce danneggiata può poi essere convertita in PDF, se necessario.
