In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di reclamo a hotel e proponiamo un fac simile di lettera di reclamo a hotel da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Come Scrivere una Lettera di Reclamo a Hotel
Questo documento è indispensabile nel caso in cui un cliente abbia la necessità di porgere le proprie lamentele alla direzione di una struttura alberghiera, sia essa utilizzata per soggiornare durante le proprie vacanze o per passarvi alcune notti durante un viaggio di lavoro. Se anche tu hai ricevuto un servizio al di sotto delle tue aspettative e vuoi esporre le tue critiche all’hotel in questione, ti consigliamo di scoprire come scrivere la lettera di reclamo hotel nella maniera corretta. Esistono infatti alcune situazioni in cui potrai esercitare i tuoi diritti solo dopo aver comunicato in modo formale e scritto le tue rimostranze: scopriamo quali sono e come fare per non commettere errori.
La lettera di reclamo a un hotel è una forma di comunicazione che potrai usare in caso di gravi inadempienze da parte della struttura. Essa assume particolare valore soprattutto quando, dopo avere esposto a voce le tue lamentele alla reception, lo staff dell’albergo continua a non offrirti i servizi promessi. Non sempre infatti è necessario passare subito alle maniere forti: solitamente infatti, le strutture dotate di una certa professionalità sono in grado di risolvere i problemi dei clienti in modo piuttosto veloce, magari omaggiando questi ultimi con particolari servizi o sconti a fine soggiorno.
Se questo non dovesse accadere però, potrai far valere i tuoi diritti scrivendo una lettera di reclamo. Vediamo quindi quali sono i principali disservizi che potrai denunciare attraverso questo documento. Ti consigliamo di utilizzare la lettera di reclamo a hotel se:
-la struttura ha indicato su siti web e brochure la presenza di servizi ai disabili ma questi non sono poi effettivamente disponibili
-i servizi come ristorante, bar, centro benessere o piscina sono rimasti chiusi per tutto l’arco della tua permanenza, senza un avviso preventivo da parte dello staff al momento della prenotazione
-la camera in cui soggiorni presenta condizioni a limite della salubrità, come sporcizia diffusa, muffa, perdite o altri danni
-il sistema di condizionamento interno alla stanza non funziona e, nonostante le tue richieste, non viene riparato
-l’aspetto generale e le dimensioni della stanza non rispecchiano quelle pubblicizzate
-la camera non è dotata di connessione internet o televisione, diversamente da quanto annunciato sui siti web o sulle brochure dell’albergo
-al momento del tuo arrivo non è disponibile il formato di stanza prenotato
Per fare chiarezza, è bene sottolineare che in alcune situazioni non è necessario ricorrere a una lettera di reclamo: se per esempio nella stanza dovesse mancare il phon o il numero di asciugamani che desideri non fosse presente, sarà sufficiente comunicare le tue richieste alla reception. Utilizza la lettera di reclamo solo quando puoi dimostrare che quanto offerto dall’hotel sia effettivamente diverso da quanto promesso.
Appurato che la situazione lo permetta, vediamo ora cosa inserire all’interno della lettera vera e propria. Essa dovrà come sempre contenere una sezione iniziale, un corpo principale e una conclusione.
Per iniziare, scrivi nella parte alta a destra del foglio i destinatario, ovvero il nome dell’albergo e l’indirizzo. A sinistra del foglio inserisci poi i tuoi dati personali, come nome, cognome e numero di stanza. Per maggiore precisione, scrivi anche il numero dei giorni relativi alla tua permanenza.
Una volta fatto ciò, spostati al centro del foglio e nella riga successiva scrivi l’oggetto della lettera.
Procedi poi indicando tutte le occasioni che hanno dimostrato una scorretta erogazione dei servizi da parte dell’hotel, avendo cura di essere preciso e di effettuare eventuali confronti con la pubblicizzazione di alcuni di essi.
Concludi infine la comunicazione richiedendo un rimborso parziale o totale della cifra corrisposta all’hotel, aggiungendovi se necessario una richiesta di risarcimento.
Per rendere più credibile la tua testimonianza, ricorda che potrai allegare alla lettere eventuali fotografie dei disservizi e, naturalmente tutte le ricevute relativi alla tua permanenza, compresa una copia della prenotazione.
Ricorda che la lettera di reclamo a hotel può essere inoltrata entro 10 giorni dal momento del tuo rientro. Scaduto tale periodo, l’hotel non sarà tenuto a rispondere in alcun modo alla tua comunicazione.
Se hai prenotato tu la tua vacanza o il tuo soggiorno, ricorda di indirizzare la lettera alla direzione dell’hotel, mentre se hai effettuato una prenotazione presso un’agenzia di viaggi o un tour operator specifico, potrai richiedere un risarcimento o un rimborso direttamente a quest’ultimo, senza doverti preoccupare di rintracciare l’hotel e di comunicare in prima persona con la direzione.
Esempio di Lettera di Reclamo a Hotel
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di reclamo a hotel, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto: contestazione servizi ricevuti in albergo e richiesta di rimborso.
Il sottoscritto ………………… ha soggiornato presso il vostro hotel a ………… (città), stanza …….., nel periodo dal …….…. al ………….
Durante il soggiorno si sono verificate le seguenti problematiche ………………..
(descrivere il motivo del reclamo ossia la condotta o il servizio oggetto di lamentela e tutte le circostanze utili per la valutazione).
Tutte questi disservizi sono stati portati a conoscenza della gestione alberghiera senza che però venisse adottato alcun provvedimento.
In relazione a quanto sopra il sottoscritto chiede il rimborso di Euro …… per mancato o inesatto adempimento delle obbligazioni assunte con la vendita del pacchetto turistico.
In difetto di riscontro da parte Vostra entro e non oltre 10 giorni dal ricevimento della presente, il sottoscritto adirà le vie legali senza ulteriore preavviso.
Cordiali saluti
Data ……
Firma
Allegati
copia ricevuta attestante la permanenza presso l’hotel nel periodo dal… al…;
copia prenotazione camera;
eventuali fotografie e/o documenti comprovanti i disservizi;
dati bancari su cui effettuare il rimborso: BBAN / IBAN e BIC (SWIFT)
Fac Simile Lettera di Reclamo a Hotel
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di reclamo a hotel editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di reclamo a hotel presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di reclamo a hotel può poi essere convertita in PDF, se necessario.
