In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di reclamo a hotel e proponiamo un fac simile di lettera di reclamo a hotel da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Reclamo a Hotel
Questo documento è indispensabile nel caso in cui un cliente abbia la necessità di porgere le proprie lamentele alla direzione di una struttura alberghiera, sia essa utilizzata per soggiornare durante le proprie vacanze o per passarvi alcune notti durante un viaggio di lavoro. Se anche tu hai ricevuto un servizio al di sotto delle tue aspettative e vuoi esporre le tue critiche all’hotel in questione, ti consigliamo di scoprire come scrivere la lettera di reclamo hotel nella maniera corretta. Esistono infatti alcune situazioni in cui potrai esercitare i tuoi diritti solo dopo aver comunicato in modo formale e scritto le tue rimostranze: scopriamo quali sono e come fare per non commettere errori.
La lettera di reclamo a un hotel è una forma di comunicazione che potrai usare in caso di gravi inadempienze da parte della struttura. Essa assume particolare valore soprattutto quando, dopo avere esposto a voce le tue lamentele alla reception, lo staff dell’albergo continua a non offrirti i servizi promessi. Non sempre infatti è necessario passare subito alle maniere forti: solitamente infatti, le strutture dotate di una certa professionalità sono in grado di risolvere i problemi dei clienti in modo piuttosto veloce, magari omaggiando questi ultimi con particolari servizi o sconti a fine soggiorno.
Se questo non dovesse accadere però, potrai far valere i tuoi diritti scrivendo una lettera di reclamo. Vediamo quindi quali sono i principali disservizi che potrai denunciare attraverso questo documento. Ti consigliamo di utilizzare la lettera di reclamo a hotel se:
-la struttura ha indicato su siti web e brochure la presenza di servizi ai disabili ma questi non sono poi effettivamente disponibili
-i servizi come ristorante, bar, centro benessere o piscina sono rimasti chiusi per tutto l’arco della tua permanenza, senza un avviso preventivo da parte dello staff al momento della prenotazione
-la camera in cui soggiorni presenta condizioni a limite della salubrità, come sporcizia diffusa, muffa, perdite o altri danni
-il sistema di condizionamento interno alla stanza non funziona e, nonostante le tue richieste, non viene riparato
-l’aspetto generale e le dimensioni della stanza non rispecchiano quelle pubblicizzate
-la camera non è dotata di connessione internet o televisione, diversamente da quanto annunciato sui siti web o sulle brochure dell’albergo
-al momento del tuo arrivo non è disponibile il formato di stanza prenotato
Per fare chiarezza, è bene sottolineare che in alcune situazioni non è necessario ricorrere a una lettera di reclamo: se per esempio nella stanza dovesse mancare il phon o il numero di asciugamani che desideri non fosse presente, sarà sufficiente comunicare le tue richieste alla reception. Utilizza la lettera di reclamo solo quando puoi dimostrare che quanto offerto dall’hotel sia effettivamente diverso da quanto promesso.
Appurato che la situazione lo permetta, vediamo ora cosa inserire all’interno della lettera vera e propria. Essa dovrà come sempre contenere una sezione iniziale, un corpo principale e una conclusione.
Per iniziare, scrivi nella parte alta a destra del foglio i destinatario, ovvero il nome dell’albergo e l’indirizzo. A sinistra del foglio inserisci poi i tuoi dati personali, come nome, cognome e numero di stanza. Per maggiore precisione, scrivi anche il numero dei giorni relativi alla tua permanenza.
Una volta fatto ciò, spostati al centro del foglio e nella riga successiva scrivi l’oggetto della lettera.
Procedi poi indicando tutte le occasioni che hanno dimostrato una scorretta erogazione dei servizi da parte dell’hotel, avendo cura di essere preciso e di effettuare eventuali confronti con la pubblicizzazione di alcuni di essi.
Concludi infine la comunicazione richiedendo un rimborso parziale o totale della cifra corrisposta all’hotel, aggiungendovi se necessario una richiesta di risarcimento.
Per rendere più credibile la tua testimonianza, ricorda che potrai allegare alla lettere eventuali fotografie dei disservizi e, naturalmente tutte le ricevute relativi alla tua permanenza, compresa una copia della prenotazione.
Ricorda che la lettera di reclamo a hotel può essere inoltrata entro 10 giorni dal momento del tuo rientro. Scaduto tale periodo, l’hotel non sarà tenuto a rispondere in alcun modo alla tua comunicazione.
Se hai prenotato tu la tua vacanza o il tuo soggiorno, ricorda di indirizzare la lettera alla direzione dell’hotel, mentre se hai effettuato una prenotazione presso un’agenzia di viaggi o un tour operator specifico, potrai richiedere un risarcimento o un rimborso direttamente a quest’ultimo, senza doverti preoccupare di rintracciare l’hotel e di comunicare in prima persona con la direzione.
Esempio di Lettera di Reclamo a Hotel
Modello 1 – Reclamo Generico
Oggetto: Reclamo relativo al soggiorno del [date check-in] / [date check-out] – Prenotazione n. [NR prenotazione]
Spett.le [Nome Hotel],
il/la sottoscritto/a [Nome Cognome], ospite presso la Vostra struttura nelle date indicate, desidera segnalare [descrizione sintetica del disservizio] riscontrato durante il soggiorno.
Malgrado il mio immediato avviso al personale di servizio in data [gg/mm/aaaa], la situazione non è stata risolta in modo soddisfacente. Tale circostanza mi ha causato [descrizione conseguenze: disagio, spese extra, ecc.].
In virtù delle condizioni contrattuali accettate al momento della prenotazione e degli articoli 1460 e 1176 c.c., richiedo:
rimborso di € [importo] / riduzione del prezzo pari al [xx %];
eventuali spese documentate sostenute (€ [importo]).
In attesa di un Vostro riscontro scritto entro [7/10] giorni, resto a disposizione per ogni chiarimento e trasmetto in allegato: copia prenotazione, ricevuta di pagamento, documentazione fotografica del disservizio.
Distinti saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapito tel.] – [e-mail]
Modello 2 – Pulizia camera / condizioni igieniche
Oggetto: Reclamo per condizioni igieniche non conformi – Camera [NUM]
Spett.le [Nome Hotel],
in riferimento al mio soggiorno del [date], segnalo quanto segue: al momento dell’ingresso in camera [NUM] ho riscontrato presenza di [polvere / lenzuola macchiate / bagno non sanificato], come da foto allegate scattate alle [ora].
Nonostante la segnalazione alla reception (prot. [XXX]), la stanza non è stata ripulita entro le successive [ore]. Il disagio mi ha costretto a [es.: procurare detergenti / richiedere cambio camera con sovrapprezzo].
Chiedo pertanto:
rimborso pari a € [importo] per la prima notte;
integrazione di punti fedeltà / voucher del valore di € [importo].
Confidando in un Vostro rapido riscontro, porgo cordiali saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
Modello 3 – Overbooking / mancata disponibilità della camera prenotata
Oggetto: Richiesta risarcimento per overbooking del [gg/mm/aaaa]
Gentile Direzione,
con la presente contesto la Vostra gestione della prenotazione n. [NR] (confermata il [gg/mm]) per camera [tipologia] la notte del [data]. Al mio arrivo alle [ora], la camera non risultava disponibile causa overbooking e mi è stata proposta sistemazione alternativa presso [hotel sostitutivo] con spostamento a mie spese.
Tali circostanze violano l’art. 1464 c.c. e la direttiva UE 90/314. Richiedo pertanto:
rimborso immediato di € [importo taxi / differenza tariffa];
risarcimento forfettario pari a [xx %] del prezzo pattuito (€ [importo]).
In assenza di riscontro entro 10 giorni mi vedrò costretto/a ad adire l’Autorità competente.
Distinti saluti.
[Firma] – [Contatti]
Modello 4 – Addebiti non riconosciuti in fattura
Oggetto: Contestazione addebiti extra – Fattura n. [NUM] del [data]
Spett.le [Hotel],
dopo il check-out del [gg/mm] mi sono stati addebitati € [importo] per [minibar / danni camera / late check-out] che non corrispondono a servizi da me usufruiti né autorizzati.
A supporto allego:
estratto carta di credito con transazione;
dichiarazione di chiusura minibar rilasciata dall’addetto ai piani (doc. [allegato]).
Chiedo l’immediato storno dell’importo e nota di credito. In mancanza procederò con contestazione scritta all’emittente della carta ai sensi della PSD2.
Cordialmente.
[Firma]
Modello 5 – Rumori eccessivi / insonorizzazione insufficiente
Oggetto: Reclamo per disturbo notturno – Soggiorno [date]
Egregio/a Direttore/Direttrice,
durante le notti comprese fra il [dal] e il [al] la camera [NUM] è risultata inabitabile a causa di rumori provenienti da [discoteca adiacente / ascensore / lavori di ristrutturazione]. Nonostante le reiterate segnalazioni (ticket [XXX]) non è stata trovata soluzione.
Tale disagio ha compromesso il mio riposo e la qualità complessiva dell’esperienza, con ripercussioni sul viaggio di lavoro del [descrizione].
In virtù dell’art. 1455 c.c. domando:
rimborso del [xx %] sul totale soggiorno (€ [importo]);
futura assegnazione di camera in area tranquilla o upgrade gratuito.
Resto in attesa di cortese riscontro.
[Data] – [Firma] – [Contatti]
Fac Simile Lettera di Reclamo a Hotel
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di reclamo a hotel editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di reclamo a hotel presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di reclamo a hotel può poi essere convertita in PDF, se necessario.
