In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di reclamo a fornitore e proponiamo un fac simile di lettera di reclamo a fornitore da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Reclamo a Fornitore
Nella quotidianità c’è una costante interazione con società che offrono servizi e prodotti di cui probabilmente non si ha neppure coscienza come nel caso della fornitura di energia elettrica, del gas, il traffico dati e tanto altro. Spesso si ha la percezione di potere far valere i propri diritti di consumatore soltanto nel caso in cui si acquisti un prodotto e ci si renda conto di qualche imperfezione, un piccolo danneggiamento di cui inizialmente non ci si era accorti. In realtà si può rivendicare un problema anche soprattutto in quelle situazioni in cui c’è un disservizio come la mancanza di energia elettrica per un lasso temporale eccessivo, il non potere fruire di un applicativo online per il quale si è sottoscritto un abbonamento e molto altro. In queste circostanze si può palesare l’insoddisfazione scrivendo una lettera di reclamo all’azienda. Potrebbe apparire come un qualcosa di superfluo ma in realtà scrivere la lettera di reclamo in maniera corretta è importante per diverse ragioni. Per prima cosa si mette a conoscenza l’azienda che fornisce la prestazione del servizio e del malfunzionamento mettendola alle strette per prevedere un intervento di riparazione. Oltre alla risoluzione più rapida possibile del problema, si può ottenere un altro vantaggio ossia quello di costituire in mora la società inadempiente. La possibilità di costituire in mora la società inadempiente è il preludio per portare avanti un’azione di responsabilità contrattuale, il che consente di accedere a un possibile risarcimento danni qualora ce ne fossero le condizioni. Scrivere una lettera di reclamo a un’azienda è sempre cosa utile per far valere i propri diritti per cui scopriamo nello specifico come fare.
Il reclamo da un punto di vista concettuale è una forma di protesta e di segnalazione per un disservizio o per un prodotto danneggiato. I reclami possono essere presentati nei confronti di una persona fisica che si è fatta carico di un servizio, di un’azienda operante in qualsiasi settore oppure di un ente pubblico. L’obiettivo principale del reclamo non è l’ottenimento del risarcimento danni, ma bensì fare in modo che il soggetto a cui ci si rivolge si adoperi repentinamente per risolvere il problema segnalato. Qualora la società abbia violato anche i termini del contratto per quanto concerne le tempistiche previste per risolvere di servizio, è possibile utilizzare la lettera di reclamo per diffidare e mettere in mora la parte inadempiente. Il classico esempio è quello della rete internet che cessa di funzionare per un tempo superiore alle 48 ore. Infatti ci sono operatori che si occupano della fornitura del servizio e per attrarre un numero sempre più alto di clienti, propone un servizio di assistenza capaci di risolvere il tutto nel giro di 48 oppure 72 ore. Purtroppo capita che alla prova dei fatti un eventuale disservizio possa essere risolto oltre queste tempistiche, il che mette l’utente nelle condizioni di poter presentare una lettera di reclamo all’azienda e quindi si parla di diffida. In questo caso si sta evidenziato il concetto che qualora il disservizio dovesse ancora manifestarsi, verranno prese in considerazione le vie legali. Questo significa che può essere usata anche come un avvertimento sulle conseguenze di un costante disservizio. Per quanto riguarda invece l’acquisto di un prodotto magari su una piattaforma on-line di e-commerce, è possibile per legge presentare il reclamo e far valere alcuni precisi diritti come la garanzia per i vizi entro un tempo massimo di 60 giorni dall’acquisto. In pratica se ci si rende conto entro questo lasso temporale di un problema, bisogna subito segnalarlo con la relativa lettera di reclamo altrimenti si rischia di andare in una sorta di prescrizione del problema.
Abbiamo parlato di come la lettera di reclamo permetta di segnalare a un’azienda un malfunzionamento oppure un prodotto difettoso mentre ci si può anche tutelare presentando la diffida. Dal punto di vista legale si tratta di operazioni e interventi ben differenti. Si parla di diffida quando si fa presente all’azienda o chi per essa che nel caso in cui la condotta poco professionale e la mancanza di manutenzione si dovesse ulteriormente allungare, si procederebbe con le vie legali. Un classico esempio di diffida è la lettera preparata e inviata dal proprio avvocato all’azienda. Molto spesso si può anche realizzare un unico documento per effettuare sia il reclamo che la diffida.
La burocrazia italiana mette dei paletti definiti per tutte le varie questioni che possono sorgere anche nei contenziosi tra un’azienda e i propri consumatori. Nel caso della lettera di reclamo, occorre fare in modo che ci sia traccia di quanto pareggiato dal cliente. Già il fatto che il reclamo venga scritto è una forma di prova legale alla quale va aggiunta anche la dimostrazione che la lettera sia stata effettivamente inviata e ricevuta dall’azienda in oggetto. Per fare questo si possono sfruttare alcuni strumenti messi a disposizione come la raccomandata con ricevuta di andata e ritorno. Le ricevute vanno conservate gelosamente perché un’azienda potrebbe ribaltare un contenzioso facendo leva sulla possibilità che la segnalazione del disservizio non sia mai stata inviata. Altre modalità che certificano l’invio della lettera di reclamo possono essere la PEC oppure il fax. Non a caso PEC è l’acronimo di posta elettronica certificata perché c’è una garanzia che l’utente abbia inviato la mail contenente la lettera di reclamo e che l’azienda l’abbia ricevuta sul proprio indirizzo. Un’ultima opzione a disposizione, è quella di recarsi fisicamente presso la sede dell’azienda e presentare il reclamo scritto da consegnare a un responsabile dell’azienda facendo attenzione nel farsi rilasciare un’attestazione di avvenuta ricezione che deve essere firmata dallo stesso.
Non c’è una linea guida rigida per la scrittura della lettera di reclamo perché molto dipende dalla tipologia di segnalazione e di servizio che è stato causato. Infatti un conto è lamentarsi per un prodotto arrivato a casa difettoso e altro genere di situazione è segnalare a un ente un servizio che non funziona correttamente come potrebbe essere la raccolta della differenziata. Ci sono però degli aspetti standard che devono essere gestiti sempre alla stessa maniera. Innanzitutto il destinatario del reclamo è il nome dell’azienda, dell’ente pubblico oppure della persona fisica responsabile del disservizio. Quando si indica il destinatario, bisogna inserire il nome che nel caso dell’azienda è la ragione sociale, l’indirizzo della sede legale con numero civico e casella di avviamento postale. Il destinatario e tutti questi dati devono essere inseriti nella lettera in alto a destra utilizzando un grassetto per mettere in evidenza il tutto.
Dopo avere indicato in alto a destra il destinatario, si inserisce l’oggetto del reclamo per spiegare in maniera esaustiva e in poche parole di cosa si tratta. Ad esempio nel caso di un problema sulla rete internet si potrebbe scrivere mancanza linea internet per oltre 72 ore. È importante l’oggetto per permettere al destinatario di interpretare immediatamente in maniera chiara di cosa si tratta e occuparsene. Anche in questo caso è preferibile mettere in risalto l’oggetto del reclamo utilizzando il grassetto o altre soluzioni per evidenziare.
Il contenuto ovviamente è la parte più importante perché permette all’utente di spiegare quanto successo inserendo tutti i dati e le informazioni necessarie e di palesare le proprie intenzioni. Come già evidenziato in precedenza, il contenuto vero e proprio della lettera di reclamo non può essere standard perché va personalizzato rispetto al disservizio ricevuto e alla tipologia di problema. L’aspetto fondamentale è essenzialmente quello di chiarire con un costrutto semplice quanto successo e le difficoltà riscontrate nell’utilizzare un determinato prodotto e servizio. Tutti i dati vanno inseriti correttamente in maniera tale da non dare adito a fraintendimenti che potrebbero essere utilizzati dalla società per sgravarsi da eventuali responsabilità. Un ottimo approccio è inizialmente di presentarsi indicando il proprio nome, cognome, indirizzo, codice fiscale e residenza in maniera completa. Nel caso in cui ci si stia rivolgendo a un’azienda che fornisce il gas oppure l’energia elettrica, bisogna indicare il codice cliente, il numero di utenza e tutti i dati inseriti nella relativa bolletta periodica che arriva a casa. Questo è fondamentale per minimizzare le tempistiche e non dare modo all’azienda di poter perdere tempo chiedendo ulteriori informazioni su quale sia il contratto oggetto del contendere. Bisogna spiegare il disagio ricevuto e presentare la richiesta che si intende avanzare ossia come la riparazione entro determinate tempistiche. Importante è non dimenticare di assegnare il termine temporale perché si va a definire un limite. Qualora l’azienda non dovesse soddisfare quanto previsto, si potrà procedere per vie legali. Infine va ricordato che la lettera di reclamo deve essere firmata in calce. Dopo la lettera di reclamo, si può anche procedere con una diffida che preveda anche il supporto di un legale e procedere con decisione fino a ottenere il risarcimento del danno subito.
Esempio di Lettera di Reclamo a Fornitore
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di reclamo a fornitore, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto: Reclamo relativo a [servizio o prodotto oggetto del reclamo]
Reclamo presentato da:
[Nome Cognome]
[Indirizzo]
[Codice Fiscale/P.Iva]
[Telefono]
[E-mail]
Spett.le [Nome Cognome/Nome Azienda]
La presente per inoltrare un reclamo relativo a: [descrizione sintetica delle effettive lacune del servizio o dei problemi presentati dal prodotto]
In dettaglio:
[descrivere dettagliatamente il disservizio lamentato, non dimenticando di inserire tutti gli elementi necessari per l’individuazione del problema, come: tipologia del prodotto/servizio, se sono state sporte altre lamentele, per esempio via call center, contratto di riferimento, ecc…]
Allego la seguente documentazione:
1. [Descrizione allegato 1]
2. [Descrizione allegato 2]
3. [Descrizione allegato 3]
4. [Descrizione allegato 4]
5. …
Per eventuali chiarimenti, potete contattarmi ai seguenti recapiti
[Numero di telefono]
[Indirizzo E-mail]
In attesa di Vostro cortese riscontro in relazione al reclamo in oggetto, porgo cordiali saluti.
Firma, data e luogo
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Data: __/__/____ Luogo:________
Fac Simile Lettera di Reclamo a Fornitore
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di reclamo a fornitore editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di reclamo a fornitore presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di reclamo a fornitore può poi essere convertita in PDF, se necessario.
