In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di accompagnamento e proponiamo un fac simile di accompagnamento da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Accompagnamento
La lettera di accompagnamento o di presentazione, nota anche come cover letter, integra il Curriculum Vitae e consente di raccontare qualcosa del candidato, le sue motivazioni e le aspirazioni professionali. Un recente studio ha evidenziato come un documento di poche righe ben scritto, efficace ed essenziale, possa suscitare l’attenzione del recruiter e invogliare ad esaminare la candidatura per la posizione lavorativa offerta. La lettera di accompagnamento è quindi una sorta di biglietto da visita, un pass preferenziale per poter sperare in un colloquio conoscitivo e all’assegnazione dell’incarico. Scriverla nel modo giusto ha la sua importanza, motivo per cui forniremo di seguito qualche indicazione e alcune dritte per avere successo.
La lettera di accompagnamento è un documento da allegare al Curriculum Vitae. Assolutamente non generica, comunica in modo chiaro l’interesse del candidato alla posizione lavorativa, specificando i motivi per cui si potrebbe diventare un valore aggiunto per l’azienda. In poche parole, suscita l’interesse del recruiter che, in base al tone of voice e alle competenze segnalate, potrebbe richiedere un colloquio immediato.
La lettera di presentazione è uno strumento che supporta la candidatura, distinguendola da quella altrui pertanto deve essere efficace e arrivare dritta al punto. Dieci righe ben scritte, in un italiano corretto, scorrevole e senza alcun errore ortografico, sono sufficienti per dimostrare un buon livello di istruzione e di che pasta si è fatti. Mettono in evidenza inoltre le competenze professionali e le motivazioni del candidato.
Una buona cover letter si suddivide sostanzialmente in sei parti principali
-intestazione
-oggetto
-apertura
-elenco delle competenze
-motivazioni
-chiusura con formula di commiato.
La struttura si adatta a qualsiasi standard di business e è sempre efficace. La brevità del contenuto è ammessa ma non di certo l’essere troppo vaghi oppure generici: l’impegno nello scrivere la lettera sta proprio nel risultare sinceri, con le idee chiare ma anche aperti a diverse possibilità.
Una buona lettera di presentazione non deve solo essere scritta in un italiano impeccabile ma dimostrare anche di conoscere, seppur al di fuori, le reali esigenze dell’azienda. Per essere credibili, è indispensabile procurarsi informazioni utili sul sito internet ufficiale ed eventualmente sperimentare i prodotti trattati e distribuiti dal brand. In questo modo sarà più semplice comprendere chi è il candidato ideale e puntare su delle competenze che potrebbero interessare.
Ovviamente, le possibilità di poter essere contattati per un colloquio conoscitivo aumentano se si indirizza la cover letter al direttore del settore e non all’ufficio delle risorse umane oppure all’impresa (un’azione fin troppo generica). In tal senso, si raccomanda di controllare scrupolosamente il nome e la posizione che ricopre la persona a cui viene indirizzata la lettera nonché verificare che lavori ancora nella stessa azienda.
Scrivere una lettera di accompagnamento non è semplice né scontato. Non bisogna essere troppo formali e dilungarsi eccessivamente o ripetere le esperienze e le competenze lavorative già presenti nel Curriculum Vitae. Insomma, bisogna essere convincenti e invogliare alla lettura, motivo per cui di seguito verranno riportati i passaggi fondamentali per avere successo ed ottenere un colloquio conoscitivo.
Intestazione
La lettera di accompagnamento deve essere elegante e ben formattata, altrimenti darà la sgradevole sensazione di essere troppo generica e uguale a tante altre. In tal senso devono essere presenti:
-le informazioni del mittente, cioè anagrafica personale, città di residenza, numero di cellulare, indirizzo di posta elettronica principale e soprattutto valido. In questo caso, il testo deve essere allineato a sinistra e qualora la candidatura dovesse essere rivolta ad una multinazionale all’estero è buona norma scrivere la cover letter in inglese corretto.
-Le informazioni del destinatario, cioè nome e cognome del responsabile del settore, ragione sociale dell’azienda e indirizzo della sede legale. Il testo va allineato stavolta a destra.
-Data e luogo della lettera possono essere posizionate in cima, oppure tra il mittente e il destinatario o ancora dopo il destinatario, l’importante è che venga utilizzata la formula Qui + data + luogo.
Trattandosi di un documento assolutamente professionale richiede una formattazione perfetta anche nel caso in cui si preferisca inviare la cover letter sotto forma di mail.
Oggetto
L’oggetto della lettera di accompagnamento deve aiutare a capire per quale posizione ci si sta candidando, in modo da semplificare il lavoro al recruiter ed evitare che l’email o il documento cartaceo vengano cestinati immediatamente senza una dovuta attenzione. Un buon oggetto deve quindi contenere indicazioni chiare.
Va specificato a quale posizione si ambisce e se si tratta di una candidatura spontanea deve essere esplicitamente segnalato. Qualora si utilizzi il sito web per presentare il proprio Curriculum all’azienda è bene fare riferimento al codice di riferimento del lavoro, presente nelle grandi aziende e con molte sedi.
Rispettando questi piccoli criteri si faciliterà la lettura e senz’altro lo sforzo verrà apprezzato dai dirigenti.
Apertura
Aprire al meglio la lettera di accompagnamento stimola l’interesse del lettore che è invogliato a prestare più attenzione al contenuto e a valutare la candidatura con un occhio diverso. Naturalmente tutto va contestualizzato ed è qui che torna utile avere più informazioni possibili sull’azienda e sul personale che ci lavora, visitando il sito e i profili professionali presenti su diversi social network.
Per scrivere un’introduzione col botto bisogna comunicare e spiegare nel testo quali sono i valori condivisi con l’azienda e il motivo per cui il ruolo interessa così tanto. Inoltre, non bisogna mai dimenticare di inserire come si è venuti a conoscenza dell’opportunità lavorativa.
A parole sembra difficile, ma in realtà bisogna solo compenetrarsi, studiare i punti forti dell’azienda e sfruttarne i successi acquisiti negli anni a proprio favore.
Ecco un esempio
Alla spett.le visione del Sig Giovanni Di Bartolo,
l’annuncio pubblicato su LinkedIn il 12 Maggio, relativo alla posizione di Responsabile Amministrativa per la sede aziendale di Milano, ha attirato la mia attenzione.
Dopo avere consultato il vostro sito ufficiale vorrei proporLe la mia candidatura. Il posto di lavoro offerto sembra corrispondere ai miei obiettivi. Le competenze professionali si allineano a quanto richiesto dall’annuncio di lavoro.
Il testo riportato appare da subito chiaro. Senza troppi giri di parole il mittente spiega qual è la posizione a cui ambisce, come è arrivato a conoscenza della posizione vacante e perché è interessato, mantenendo un tone of voice neutro, ovverosia non troppo formale o confidenziale.
Per descrivere le proprie competenze non ci sono delle formulazioni standard, anche perché ciò che importa al recruiter sono i risultati e le responsabilità assunte negli anni, da poter evidenziare anche con un semplice e più lineare elenco puntato.
Elenco delle competenze
Se con l’introduzione si è riusciti a catturare l’attenzione del responsabile del settore, adesso bisogna snocciolare tutte le competenze possedute che, ovviamente devono essere pertinenti alla posizione di lavoro ricercata. Per evitare di commettere errori bisogna:
-Ricercare informazioni utili sull’azienda facendo sempre riferimento all’annuncio pubblicato.
-Comprendere le necessità del brand.
-Puntare su esperienze pregresse di problem solving.
-Valorizzare le proprie competenze spiegando quali sono stati gli effetti positivi sull’azienda.
Risulta essere chiaro che l’obiettivo è quello di far comprendere al recruiter che chi ha scritto la lettera di presentazione è una persona molto valida, dalle buone capacità, in linea con le esigenze del team e che potrebbe rivelarsi preziosa per il business dell’impresa. Un esempio potrebbe essere questo
La mia esperienza passata come Assistente personale del CEO, mi ha permesso di sviluppare un’autonomia esecutiva. Sono capace di svolgere piccoli progetti senza dover chiedere il supporto di qualcuno. Questi sono alcuni dei risultati da me ottenuti
-Gestione diretta ed autonoma del 18% dei task dell’amministratore delegato.
-Preparazione di 2 report settimanali per i membri del board e delle rispettive comunicazioni esecutive allo staff.
-Gestione della rappresentanza con organi di beneficenza e fondazioni.
Sono una persona d’iniziativa, flessibile, capace di sopportare le critiche e ho la capacità di potermi confrontare rispettosamente con altre persone.
I neolaureati senza esperienze pratiche potrebbero elencare le conoscenze acquisite durante il percorso di studi oppure maturate durante dei tirocini, dei lavori a progetto o il volontariato.
Chiusura della lettera di presentazione
L’esempio precedente riporta alla fine, seppur in maniera molto velata, le motivazioni per cui il recruiter dovrebbe scegliere il candidato. Basta essere sinceri ma al tempo stesso mostrare sicurezza nel proprio modo di lavorare. I manager hanno bisogno di persone ambiziose, che siano capaci di far fronte a situazioni critiche e che mostrino solidità.
Colpisce molto la curiosità, il desiderio di portarsi avanti e di poter offrire all’azienda competenze personali difficili da trovare in altri candidati. Per poter chiudere in maniera adeguata una lettera di accompagnamento bisogna far capire a chi la leggerà che si è presa visione delle necessità dell’azienda e che si è consapevoli dei rischi e delle difficoltà a cui si può andare incontro occupando la posizione per cui ci si sta candidando. Ove possibile, per impressionare il recruiter è possibile presentare un problema e fornire la soluzione più adeguata per risolverlo senza troppi scossoni per l’impresa.
Anche in questo caso, per semplificare quanto detto finora, ecco un buon esempio di chiusura di una lettera di presentazione
Curiosa e con grandi doti di gestione dello stress, connesse alle mie capacità di potermi comunicare e di lavorare bene in un team. Sono in grado di instaurare buoni rapporti con i miei colleghi. So che avete avuto complicazioni nel gestire l’adeguamento al GDPR, incappando in una multa di 105mila euro. Ho gestito mansioni amministrative molto più complesse e in XYZ sono state responsabile materiale informatico e alla gestione del network per i dati personali.
Indubbiamente, chi sta leggendo non può che rimanere colpito dall’interesse del mittente verso le problematiche dell’azienda e nella soluzione di gestione fornita. Poche righe fanno comprendere che il potenziale candidato ha grandi capacità di problem solving e che potrebbe essere la persona ideale di cui l’azienda ha bisogno. Il risultato? Un contatto telefonico o mediante email e un invito ad un colloquio conoscitivo per discutere sulla posizione lavorativa attualmente aperta.
Risulta essere importante inserire il paragrafo sull’autorizzazione al trattamento dei dati personali perché crea una sorta di legame tra l’impresa e chi ha volontà di entrare a far parte del team. Per cercare di fare una buona impressione è necessario mettersi nei panni dell’azienda, utilizzando lo stesso tone of voice. Se sono sontuosi allora è bene fare altrettanto, se sono informali ci si adegua.
Attenzione ad un dettaglio che trae in inganno molte persone. In una lettera di presentazione che si rispetti non bisogna mai fare riferimento esplicito oppure implicito a stipendio e tipologia di contratto. Si darebbe immediatamente l’impressione di una persona interessata alla posizione solo per i soldi e non con l’intento di far crescere l’azienda portandola ad un livello superiore. L’argomento non andrebbe affrontato neanche in sede di colloquio, tranne se è lo stesso recruiter a parlarne.
Chiusura con formula di commiato
Concluso il corpo centrale della lettera di accompagnamento, si procede con la formula di commiato. Questa sezione merita attenzione tanto quanto il resto della cover letter ed è indispensabile per ringraziare chi ha dedicato del tempo a leggere le poche righe di presentazione.
Prima di concludere bisogna inserire un riferimento alla liberatoria di consenso al trattamento dei dati personali. Di solito, si utilizza la classica frase di rito. Per evitare equivoci è meglio includere il numero di ore in cui si è disponibili a lavorare per l’azienda e se si è nelle possibilità di poter fare eventuali straordinari.
Una Call To Action, ovvero una frase che invita all’azione il destinatario, può essere utile a spingere il lettore ad un contatto telefonico o per email. Infine, si può concludere la lettera salutando formalmente seguendo una formula di commiato appropriata come Distinti saluti oppure Cordiali saluti.
Anche in questo caso ecco di seguito un esempio valido per chiudere una cover letter
Sono disponibile per un lavoro a tempo pieno e non ho alcun problema a fare degli straordinari se dovesse essere necessario.
Mi metto a Sua disposizione per eventuali chiarimenti e La invito a discutere ogni aspetto Lei ritenga opportuno nel corso di un colloquio, sia telematico che in presenza, per poter descrivere i presupposti del rapporto di lavoro.
All’interno del piè di pagina del CV troverà il consenso al trattamento dei dati personali.
Nell’attesa di un Suo cortese riscontro, la ringrazio di aver letto questa lettera, augurandola i miei più cordiali saluti, Paola Lo Iacono”. Adesso tutto ciò che serve è una corretta formattazione e un’impaginazione adeguata del testo.
Come impaginare una lettera di presentazione
L’impaginazione della lettera di presentazione deve tenere conto di alcuni fattori estremamente importanti
-Non deve superare per nessuna ragione il numero massimo di una pagina.
-Tutto il testo deve essere allineato a sinistra.
-Il nome del destinatario deve spiccare a destra del foglio.
-Il font scelto per la scrittura deve essere leggero e facile da leggere. A tal proposito potrebbe essere utile un Times New Roman oppure un Garamond, un Arial, un Calibri, un Helvetica o ancora un Futura.
-La grandezza dei caratteri deve essere compresa tra i 10 e i 12 punti.
-L’interlinea deve trovarsi a 1.15, mentre i margini vanno impostati a 1 pollice, o 2.5 cm.
-L’esportazione della lettera di accompagnamento deve essere in formato PDF.
Seguendo questi semplici passaggi, si potrà avere una chance in più.
Fac Simile Lettera di Accompagnamento
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di accompagnamento editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di accompagnamento presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di accompagnamento può poi essere convertita in PDF, se necessario.
