La Lettera di intenti per collaborazione è un documento preliminare con cui due o più soggetti dichiarano la volontà di avviare una collaborazione e definiscono in forma sintetica i punti essenziali che dovranno poi essere regolati in un contratto definitivo. Serve a chiarire l’oggetto, i ruoli, la durata, gli aspetti economici provvisori, la riservatezza e altri aspetti cruciali, consentendo alle parti di procedere con le necessarie verifiche e negoziazioni senza vincoli immediati su tutta la materia.
Indice
Come scrivere una Lettera di intenti per collaborazione
La redazione di una lettera di intenti per collaborazione richiede attenzione sia alla chiarezza delle informazioni sia alla scelta consapevole dei termini che si vogliono rendere vincolanti. Prima di compilare il documento è opportuno verificare l’identità e la capacità rappresentativa delle controparti: indicare con precisione la ragione sociale, la sede legale, il codice fiscale o partita IVA e il nome della persona che sottoscrive in qualità di legale rappresentante evita contestazioni di legittimazione in una fase successiva. Nella premessa è utile riportare sinteticamente il contesto e l’obiettivo della collaborazione, in modo che il documento risulti autoesplicativo anche per chi lo dovrà valutare successivamente. Per l’oggetto della collaborazione è fondamentale essere il più possibile sintetici ma precisi: descrivere le attività previste, i risultati attesi e l’ambito territoriale e temporale di riferimento consente di limitare ambiguità e di orientare l’elaborazione del contratto finale.
La sezione relativa alla durata e alle fasi di sviluppo deve indicare chiaramente la data di inizio e quella di cessazione della validità della lettera, nonché la durata prevista per la fase di valutazione o preparazione. Se sono previste scadenze intermedie o milestone per la valutazione, è utile riportarle per evitare ritardi indeterminati. Le attività e le responsabilità principali vanno descritte specificando le prestazioni attese da ciascuna parte, gli obblighi di coordinamento e, se del caso, i livelli di servizio o gli standard qualitativi richiesti. Sebbene la lettera di intenti sia un documento preliminare, una definizione chiara delle responsabilità facilita la fase di negoziazione e previene fraintendimenti che potrebbero compromettere la collaborazione.
Per quanto concerne i compensi e la ripartizione dei costi, la prassi comune è prevedere che i termini economici saranno definiti in un accordo successivo, indicandone eventualmente condizioni economiche provvisorie o meccanismi di ripartizione dei costi della fase di negoziazione. È opportuno disciplinare espressamente chi sostiene le spese di due diligence, di consulenza legale e di certificazione, per evitare che costi imprevisti ostacolino il proseguimento delle trattative. Se si prevede l’erogazione di anticipi o rimborsi spese, definire importi massimi o modalità di rendicontazione aiuta a mantenere trasparenza e controllo sulla spesa.
La clausola di riservatezza rappresenta spesso una delle parti vincolanti più importanti nella lettera di intenti: occorre definire chiaramente cosa si intende per “informazioni confidenziali”, le esclusioni dalla riservatezza (ad esempio informazioni già pubbliche o ricevute da terzi senza obbligo di riservatezza), la durata dell’obbligo e le misure di protezione richieste. È importante specificare anche le modalità di restituzione o distruzione delle informazioni al termine delle trattative e prevedere eventualmente rimedi in caso di violazione, come il risarcimento del danno o l’ingiunzione.
La proprietà intellettuale richiede particolare cura: chiarire chi detiene i diritti preesistenti e come saranno gestiti i diritti derivanti da attività congiunte evita conflitti successivi. Se è prevista la creazione di opere, brevetti o know-how congiunti, definire sin da subito se la titolarità sarà esclusiva, congiunta o se verranno concesse licenze, e con quali condizioni, è fondamentale. È consigliabile prevedere clausole che regolino la gestione di inventori, la documentazione delle attività di sviluppo e le modalità di sfruttamento economico dei risultati.
Nel valutare l’inserimento di clausole di esclusiva, occorre definire con precisione l’oggetto e la durata dell’esclusiva, l’ambito territoriale e le eventuali limitazioni. L’esclusiva ha un impatto significativo sulla libertà commerciale delle parti, pertanto deve essere motivata e circoscritta, con meccanismi che prevedano la risoluzione dell’esclusiva in caso di inadempimento o mancato raggiungimento di determinate condizioni.
È molto comune che la lettera dichiari la non vincolatività dell’accordo, fatta eccezione per alcune clausole specificamente indicate come vincolanti, tipicamente riservatezza, esclusiva e trattamento dei dati personali. Se si desidera che altre disposizioni siano vincolanti, bisogna esprimerlo chiaramente, evitando termini vaghi come “in linea di principio”. Le parti devono altresì definire il processo che porterà al contratto definitivo, includendo eventuali condizioni sospensive come l’approvazione di budget, esiti di verifiche tecniche o autorizzazioni amministrative.
La disciplina del trattamento dei dati personali richiede esplicita attenzione: indicare quale normativa si applica (ad esempio il GDPR), identificare i ruoli delle parti (titolare, responsabile) e le principali misure di sicurezza necessarie è essenziale se nella collaborazione si prevede lo scambio di dati personali. È consigliabile allegare o richiamare un accordo sul trattamento dati più dettagliato se la collaborazione lo richiede, e prevedere obblighi in materia di notifiche in caso di violazione dei dati.
Le modalità di comunicazione e l’indicazione dei riferimenti per le notifiche devono essere precise, con indirizzi postali, e-mail e, se necessario, fax. Stabilire un canale ufficiale per le comunicazioni eviterà contestazioni circa la tempestività o ricezione di avvisi. Per la risoluzione delle controversie è opportuno prevedere una fase preliminare di composizione bonaria, seguita dall’indicazione del foro competente o di un arbitrato, specificando regole e luogo dell’arbitro, nonché la lingua della procedura.
Infine, prima della sottoscrizione, è consigliabile che ciascuna parte effettui una due diligence legale, fiscale e tecnica, per verificare rischi e obblighi derivanti dalla collaborazione. Le firme devono essere apposte da persone con poteri adeguati, e se necessario allegare procura o delibera che ne attestino l’autorità. In fase di negoziazione, mantenere una documentazione ordinata delle versioni e degli scambi evita fraintendimenti. Considerare anche clausole finali riguardanti la modifica e l’integrazione dell’intesa, la possibilità di cedere i diritti e gli obblighi, e le disposizioni relative alla legge applicabile e alla lingua del contratto: scelte che avranno effetti concreti sulla gestione futura della collaborazione.
Esempio Lettera di intenti per collaborazione
LETTERA DI INTENTI PER COLLABORAZIONE
Data: _____________
Luogo: _____________
Tra
– _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte A”);
e
– _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte B”).
Premesso che
– le Parti intendono valutare e definire i termini di una collaborazione finalizzata a _____________;
– le Parti desiderano fissare, in via preliminare, i punti essenziali della collaborazione in oggetto;
si conviene quanto segue.
1. Oggetto
Le Parti dichiarano di volersi impegnare a collaborare per _____________ (descrizione sintetica dell’attività/progetto), secondo i termini e le condizioni di massima qui indicate.
2. Finalità della collaborazione
Obiettivo della collaborazione: _____________.
3. Durata e fase di sviluppo
La presente lettera di intenti ha validità dalla data di sottoscrizione fino al _____________, salvo diverso accordo scritto tra le Parti. La fase di valutazione/preparazione avrà durata prevista di _____________.
4. Attività e responsabilità principali
Parte A: _____________.
Parte B: _____________.
Altre attività/obblighi: _____________.
5. Compensi e ripartizione dei costi
Le Parti concordano in linea di principio che: compensi e modalità di pagamento saranno definiti in successivo accordo definitivo; fino ad allora, le condizioni economiche provvisorie sono: _____________. Eventuali costi sostenuti nella fase di negoziazione saranno a carico di _____________.
6. Riservatezza
Le Parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali ricevute nell’ambito della presente collaborazione e a non divulgarle a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte. Per “informazioni confidenziali” si intende: _____________. L’obbligo di riservatezza avrà efficacia per _____________ anni dalla data di cessazione della presente lettera.
7. Proprietà intellettuale
La proprietà dei diritti di proprietà intellettuale preesistenti rimarrà dei rispettivi titolari. I diritti derivanti da attività congiunte o sviluppi effettuati durante la collaborazione saranno regolati come segue: _____________. Eventuali licenze e modalità di sfruttamento saranno disciplinate nel successivo accordo definitivo.
8. Esclusiva (se applicabile)
La Parte _____________ avrà/eserciterà esclusiva su _____________ per la durata di _____________; in caso contrario indicare “non prevista”.
9. Non vincolatività
Salvo quanto diversamente previsto ai punti espressamente indicati come vincolanti (in particolare: riservatezza, obblighi di esclusiva, normative su privacy e trattamento dati, e clausole relative alla tutela della proprietà intellettuale), la presente lettera di intenti non costituisce accordo vincolante e non obbliga le Parti a concludere l’accordo definitivo, che rimane soggetto all’approvazione delle rispettive direzioni e alla sottoscrizione di un contratto finale.
10. Trattamento dei dati personali
Le Parti si impegnano a osservare la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (GDPR e normativa nazionale applicabile) relativamente ai dati scambiati nell’ambito della collaborazione. Responsabile del trattamento per Parte A: _____________; per Parte B: _____________.
11. Comunicazioni
Tutte le comunicazioni inerenti alla presente lettera dovranno essere inviate ai seguenti indirizzi:
Per Parte A: _____________, e-mail: _____________, fax: _____________.
Per Parte B: _____________, e-mail: _____________, fax: _____________.
12. Risoluzione delle controversie
Per le controversie relative all’interpretazione o esecuzione della presente lettera, le Parti si impegnano preliminarmente a tentare una composizione bonaria. In mancanza di accordo, foro competente sarà quello di _____________/arbitrato secondo il regolamento _____________.
13. Legge applicabile
La presente lettera è regolata dalla legge italiana.
14. Clausole finali
La presente lettera costituisce l’intesa preliminare tra le Parti relativamente agli aspetti qui indicati. Eventuali modifiche saranno valide solo se concordate per iscritto da entrambe le Parti.
Firma per Parte A
Nome e qualifica: _____________
Firma: ______________________
Data: _____________
Firma per Parte B
Nome e qualifica: _____________
Firma: ______________________
Data: _____________
Allegati (se previsti): _____________
Fac simile Lettera di intenti per collaborazione Word
Di seguito è disponibile il fac simile della Lettera di intenti per collaborazione in formato Word, pronto per il download e la modifica.
