In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di diffida per appropriazione indebita e proponiamo un fac simile di lettera di diffida per appropriazione indebita da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Diffida per Appropriazione Indebita
La diffida per appropriazione indebita è uno strumento che ha una duplice vocazione: da un lato svolge la funzione, tutta civilistica, di costituire formalmente in mora il soggetto che si è appropriato di un bene o di una somma ricevuti lecitamente ma trattenuti indebitamente; dall’altro, sul versante penalistico, si presenta come l’ultimo invito a restituire prima che la parte offesa depositi querela, passaggio indispensabile per far scattare l’azione penale, giacché il reato di cui all’articolo 646 del codice penale è perseguibile a querela di parte. Il reato, peraltro, consiste nell’appropriazione di denaro o di altro bene mobile altrui di cui l’autore abbia ottenuto, a qualunque titolo, il possesso e, per procurare a sé o ad altri un ingiusto profitto, decida di farlo proprio; la norma, nella formulazione attualmente vigente, punisce la condotta con la reclusione fino a cinque anni e con la multa, dopo che la Corte costituzionale, con la sentenza n. 46 del 22 marzo 2024, ha dichiarato illegittima la soglia minima di due anni introdotta nel 2019, ritenendola irragionevole e sproporzionata rispetto alla varietà delle condotte punite.
In questo scenario la lettera di diffida assume un ruolo strategico, perché consente alla persona offesa di dimostrare di avere concesso all’autore dell’illecito un’occasione bonaria per rimediare e, al tempo stesso, fissa con certezza la data dalla quale decorrono non solo gli interessi moratori sul controvalore economico del bene trattenuto, ma anche la possibile applicazione, in sede penale, delle attenuanti legate alla riparazione del danno. Il legislatore, infatti, prevede all’articolo 162-ter del codice penale l’estinzione del reato per condotte riparatorie se l’imputato, prima della dichiarazione di apertura del dibattimento di primo grado, risarcisce interamente la parte offesa; ciò implica che il creditore che, con la diffida, offra una via d’uscita tempestiva al debitore agisca non solo nell’interesse proprio ma anche nella logica di economia processuale perseguita dallo Stato.
La lettera, proprio perché funzionale a una futura querela e a un eventuale giudizio civile per il risarcimento, deve essere redatta con estrema accuratezza. È necessario indicare con chiarezza l’identità di mittente e destinatario, oltre che il titolo in forza del quale il destinatario detiene la cosa: può trattarsi di un mandato fiduciario, di un comodato, di un contratto di agenzia o di una semplice consegna per ragioni di cortesia. Occorre poi ricostruire i passaggi essenziali della vicenda, precisando la data di consegna, la natura del bene o della somma e l’obbligo convenzionale o legale di restituzione; in questo modo, qualora l’affaire si trasferisse in aula di giustizia, il giudice avrebbe fin da subito la scansione cronologica degli eventi. Ma oltre all’esposizione dei fatti è fondamentale la dichiarazione esplicita di intimazione: il destinatario deve comprendere che la mancata restituzione entro un termine preciso, normalmente non inferiore a sette giorni per non apparire pretestuoso, comporterà la immediata presentazione di querela e, sul piano civile, l’azione di recupero coattivo delle somme.
La diffida, poi, non è un modulo standard: deve riflettere la natura dell’appropriazione e l’interesse in gioco. Se, per esempio, il bene trattenuto è un documento digitale o un database, sarà opportuno evocare anche il possibile concorso con la violazione dell’articolo 617-quater o con il trattamento illecito di dati, affinché il destinatario percepisca la gravità cumulativa del suo comportamento. Qualora, invece, si tratti di denaro di un cliente incassato da un agente o da un professionista, la lettera può richiamare gli obblighi deontologici vigenti nella categoria di appartenenza, sottolineando che l’inosservanza potrebbe condurre anche a sanzioni disciplinari. Integrando questi riferimenti, il mittente conferisce alla diffida un peso persuasivo che spesso induce il reo a restituire quanto dovuto senza attendere l’inevitabile conseguenza penale.
Sul piano probatorio la forma di invio riveste importanza capitale. Una posta elettronica certificata garantisce la prova certa dell’avvenuta consegna: la ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna, dotate di marca temporale, costituiscono piena prova fino a querela di falso; la giurisprudenza equipara tali ricevute alla raccomandata con avviso di ricevimento. Però, se il destinatario non dispone di un indirizzo PEC risultante da pubblici registri, il mittente dovrà ricorrere alla raccomandata, la quale, benché più lenta, assicura comunque la tracciabilità. È buona prassi conservare la busta e la distinta di spedizione: la Corte di cassazione ha più volte ribadito che la sola ricevuta non basta se non si può dimostrare l’integrità del plico e la corrispondenza fra il contenuto dichiarato e quello effettivamente spedito. Nei casi in cui la diffida accompagni contestualmente la restituzione di un bene versato in deposito fiduciario, come accade quando un socio recalcitrante ha trattenuto un macchinario o un veicolo appartenente alla società, è opportuno eseguire la consegna per il tramite di un ufficiale giudiziario o di un notaio, così da cristallizzare in atto pubblico la restituzione e, di conseguenza, l’adempimento o il rifiuto.
La tempistica con cui la diffida viene inviata esercita un effetto diretto sui termini di proposizione della querela. L’articolo 124 del codice penale stabilisce che la querela deve essere proposta entro tre mesi dal giorno in cui la persona offesa ha avuto notizia del fatto. Chi attende troppo rischia di vedersi eccepire la decadenza; la diffida inviata a ridosso della scadenza, però, non sospende il termine, motivo per cui occorre muoversi con prudenza: se si prevede che il destinatario possa ignorare la lettera, è consigliabile depositare la querela contestualmente o, al massimo, entro pochi giorni, modulando il testo nella forma dell’“atto di denuncia–querela con contestuale invito alla restituzione”, così da salvare il termine processuale pur offrendo la chance di un componimento spontaneo.
Sotto il profilo sostanziale la diffida produce un ulteriore effetto che spesso sfugge: segna l’inizio del computo degli interessi legali sulla somma oggetto di appropriazione. Il codice civile, all’articolo 1219, riconosce che il debitore è costituito in mora dal momento in cui riceve l’intimazione scritta e da quel momento deve corrispondere gli interessi di pieno diritto, anche se non esplicitamente richiesti. Tali interessi potranno essere azionati in sede civile insieme al danno ulteriore derivante dal mancato godimento del bene; si pensi, ad esempio, a un computer professionale che rimane inutilizzato per mesi perché indebitamente trattenuto dal tecnico incaricato della manutenzione. In giudizio, la lettera di diffida permetterà di dimostrare che il periodo di mancato guadagno è imputabile esclusivamente al convenuto.
La redazione della diffida dev’essere dunque accurata anche sul piano stilistico: un linguaggio aggressivo o minatorio può essere controproducente, poiché innesca la naturale resistenza psicologica dell’interlocutore; d’altro canto, un tono troppo morbido rischia di essere frainteso come indice di scarsa determinazione. La formula abitualmente più efficace combina fermezza e apertura: si manifesta l’intenzione di avviare la tutela penale e civile ma si dichiara, al tempo stesso, la disponibilità a valutare la restituzione immediata o un congruo piano di rientro. Questa impostazione è ben vista dai giudici, i quali, in sede di liquidazione delle spese, premiano la parte che ha mostrato la volontà di trovare soluzioni extragiudiziali.
Dopo la diffida è consigliabile non compiere atti ritorsivi, come la pubblicazione sui social del nome del presunto autore o la comunicazione ai suoi clienti: tali iniziative potrebbero dar luogo a controdenunce per diffamazione e vanificare gli sforzi di composizione. Se la somma o il bene non viene restituito, si deposita la querela e, parallelamente, si introduce un ricorso per sequestro conservativo o per recupero del credito davanti al tribunale civile. Qui il processo penale si salda con quello patrimoniale, e la diffida assume il ruolo di ponte probatorio fra i due binari, testimoniando che la controparte è stata messa tempestivamente a conoscenza della pretesa e ha volontariamente scelto di non adempiere.
Esempio di Lettera di Diffida per Appropriazione Indebita
Diffida generica per restituzione bene / somma
Oggetto: Diffida ex artt. 646 c.p. e 1219 c.c. – restituzione [bene/somma]
Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], CF [codice fiscale], con la presente La diffida formalmente a restituire, entro e non oltre 7 (sette) giorni dal ricevimento, il seguente bene/somma di denaro:
• [descrizione dettagliata del bene o dell’importo, con eventuale riferimento a numero di contratto, consegna, ricevuta, ecc.].
Preciso che Lei ha ricevuto il suddetto bene in data [dd/mm/aaaa] a titolo di [comodato/deposito/incarico], con obbligo di riconsegna entro il [dd/mm/aaaa], termine ampiamente decorso.
La mancata restituzione nel termine indicato comporterà:
1. presentazione di querela per appropriazione indebita ai sensi dell’art. 646 c.p.;
2. azione civile per il recupero coattivo del bene e per il risarcimento di tutti i danni subiti, oltre interessi e spese legali.
La presente vale quale costituzione in mora ex art. 1219 c.c.
Distinti saluti.
[Firma autografa/digitale]
[Recapito PEC o indirizzo]
Diffida a ex dipendente che trattiene materiale aziendale (laptop, documenti)
Oggetto: Intimazione restituzione dotazioni aziendali – art. 646 c.p.
Gentile [Titolo + Cognome],
in data [data cessazione rapporto] si è concluso il Suo rapporto di lavoro con [Nome Azienda]. Risulta però che Lei trattenga ancora:
• computer portatile marca [X], matricola [n.];
• badge di accesso n. [xxx];
• fascicolo “Progetto [nome]” in originale.
Tali beni, consegnatiLe per uso d’ufficio, restano di esclusiva proprietà della Società. La invito pertanto a riconsegnarli presso la sede di [indirizzo] entro 5 (cinque) giorni dalla presente, previo appuntamento con l’ufficio HR ([telefono]).
Ogni ulteriore ritardo sarà perseguito con:
– querela per appropriazione indebita (art. 646 c.p.);
– richiesta di risarcimento dei danni derivanti dall’indisponibilità dei beni e dall’eventuale trattamento illecito di dati aziendali riservati.
In difetto, la Società procederà senz’altro.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Ruolo aziendale] – [PEC Azienda]
Diffida ad agente/mandatario per incasso cliente non riversato
Oggetto: Diffida restituzione somme incassate per nostro conto – art. 646 c.p.
Spett.le Sig./Sig.ra [Cognome],
Le rammentiamo che, in qualità di agente per [Società], ha incassato dal cliente [ragione sociale] l’importo di € [importo], fattura n. [xxx] del [data]. A tutt’oggi non è avvenuto il riversamento sul nostro conto dedicato IBAN [••••].
La invitiamo a versare l’intera somma entro 48 (quarantotto) ore, pena:
– immediata revoca del mandato e segnalazione all’Organismo di vigilanza di categoria;
– deposito di querela per appropriazione indebita e azione civile di recupero con aggravio di interessi e spese.
La presente costituisce diffida e messa in mora.
Distinti saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – Legale Rappresentante
[Società – PEC]
Diffida a socio uscente che trattiene registri e beni sociali
Oggetto: Diffida alla restituzione di beni e documenti societari
Egregio/a Socio/a [Nome Cognome],
a seguito del Suo recesso deliberato in data [dd/mm/aaaa], risulta che Lei detenga ancora:
– libro soci, libro verbali assemblee e CD contenente la contabilità 20[xx];
– chiavi dell’immobile sito in [indirizzo] e un automezzo targato [targa].
Tali beni rientrano nel patrimonio della società [Ragione sociale] e devono essere riconsegnati senza indugio.
Qualora non ottemperi entro 7 (sette) giorni dal ricevimento, provvederemo a tutelare la società con denuncia per appropriazione indebita e con richiesta di sequestro giudiziario ex art. 670 c.p.c.
Restiamo in attesa di un Suo urgente riscontro.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Amministratore Unico] – [PEC società]
Diffida per mancata restituzione veicolo in comodato
Oggetto: Diffida a restituire autovettura [marca-modello] targata [targa]
Sig./Sig.ra [Cognome],
l’autovettura sopra indicata Le è stata concessa in comodato gratuito il [data], con obbligo di riconsegna entro il [data scadenza]. Alla data odierna il veicolo non è stato restituito.
Le intimo pertanto di consegnarlo, completo di chiavi e libretto, presso [indirizzo] entro e non oltre 3 (tre) giorni dalla presente. In difetto sporgerò querela ai sensi dell’art. 646 c.p. e richiederò in via civile i danni per mancato uso, oltre le spese di custodia e rimessa.
La presente costituisce formale messa in mora.
Distinti saluti.
[Firma]
[Recapito telefonico] | [PEC]
Fac Simile Lettera di Diffida per Appropriazione Indebita
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di diffida per appropriazione indebita editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di diffida per appropriazione indebita presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di diffida per appropriazione indebita può poi essere convertita in PDF, se necessario.
