La Lettera di intenti per costituzione NewCo è un documento preliminare con cui i potenziali soci definiscono i principi e le condizioni principali per la creazione di una nuova società. Serve a chiarire volontà, tempistiche, apporti patrimoniali e regole di governance prima della redazione degli atti definitivi, stabilendo al contempo obblighi importanti come la riservatezza e, se previsto, l’esclusiva negoziale.
Indice
Come scrivere una Lettera di intenti per costituzione newco
La redazione di una Lettera di intenti per la costituzione di una NewCo richiede un approccio bilanciato tra chiarezza tecnica e flessibilità negoziale. Il documento deve essere sufficientemente dettagliato da consentire alle parti di avere una visione comune del progetto societario e dei ruoli, ma allo stesso tempo non deve trasformarsi in un contratto definitivo se le parti intendono riservarsi la possibilità di negoziare ulteriori condizioni.
Per iniziare, è fondamentale definire con precisione l’oggetto societario e la forma giuridica prescelta; descrivere l’attività che la NewCo dovrà svolgere aiuta a circoscrivere il perimetro operativo, a orientare le valutazioni fiscali e a individuare eventuali autorizzazioni amministrative necessarie. Quando si indica la forma societaria, è consigliabile motivare la scelta rispetto a esigenze di governance, responsabilità e eventuale raccolta di capitale.
La sezione relativa al capitale sociale e alla ripartizione delle partecipazioni deve contenere numeri certi e modalità di sottoscrizione delle quote o azioni. È opportuno indicare non solo la percentuale di partecipazione ma anche il numero di quote o azioni e il valore nominale, oltre alle eventuali clausole che disciplinano aumenti di capitale futuri o meccanismi di aggiustamento della partecipazione in caso di conferimenti successivi. I conferimenti vanno distinti tra denaro e beni in natura: per i conferimenti in natura è consigliabile prevedere una descrizione dettagliata degli asset apportati e la metodologia di valutazione, avendo cura di indicare se la valutazione è stata soggetta a pareri tecnici o perizie indipendenti. Le tempistiche dei conferimenti dovrebbero essere espresse chiaramente, così da evitare ritardi nella costituzione o nell’avvio operativo.
La disciplina della governance è uno degli aspetti più sensibili da definire nella Letter of Intent. Conviene specificare la struttura dell’organo amministrativo, la composizione, le modalità di nomina e le durate degli incarichi. Se è prevista la presenza di amministratori indipendenti o di figure con deleghe esecutive, la LOI dovrebbe indicare i criteri per la loro identificazione e le competenze delegate. È fondamentale affrontare il tema delle maggioranze richieste per decisioni ordinarie e straordinarie, stabilendo quali decisioni richiedono una maggioranza qualificata o il consenso puntuale di uno o più soci. Le clausole che attribuiscono poteri di veto su determinate materie devono essere definite con precisione per evitare ambiguità interpretative in sede di esame dei documenti definitivi.
I diritti dei soci meritano una disciplina preliminare: oltre ai diritti di voto e patrimoniali, è necessario prevedere diritti di informazione e di ispezione, nonché eventuali diritti di prelazione o gradimento in caso di trasferimento di quote. La previsione di diritti preemptive o di clausole di lock-up e drag-along/tag-along richiama la necessità di bilanciare la tutela degli investitori con la libertà di disinvestimento dei soci fondatori. La politica di distribuzione degli utili deve essere coerente con gli obiettivi di sviluppo della NewCo; se si prevede una fase iniziale di reinvestimento, la LOI dovrebbe esplicitare la volontà di rinviare la distribuzione degli utili o di applicare politiche conservative fino al raggiungimento di determinati obiettivi economico-finanziari.
Le condizioni sospensive vanno elencate con chiarezza e con termini temporali realistici. Tra queste, la conclusione positiva della due diligence giuridica, fiscale e commerciale è centrale: la LOI dovrebbe indicare l’ambito della due diligence, le responsabilità delle parti nel fornire documentazione e i criteri per la chiusura di eventuali rilievi. Se la costituzione è subordinata all’ottenimento di autorizzazioni o all’approvazione di terzi, è importante indicare i passi necessari e le tempistiche previste. Le parti possono anche stabilire meccanismi di risoluzione automatica qualora le condizioni sospensive non si verifichino entro il termine pattuito, evitando così incertezze e contenziosi.
Le clausole relative alla riservatezza e all’esclusiva richiedono particolare attenzione: l’obbligo di confidenzialità dovrebbe definire la durata, le informazioni soggette a protezione e le eccezioni, inclusi gli obblighi di comunicazione agli organi di controllo o su ordine delle autorità. Se viene prevista un’esclusiva temporanea, la sua durata deve essere proporzionata all’effettiva necessità negoziale e accompagnata da sanzioni per la sua violazione o da meccanismi che ne consentano la risoluzione. È altresì importante chiarire quali parti della LOI sono da considerarsi vincolanti e quali invece hanno natura indicativa. In genere, le parti mantengono vincolanti le clausole di riservatezza, esclusiva e ripartizione delle spese, lasciando non vincolanti gli aspetti economici e le previsioni di governance fino alla redazione degli accordi definitivi.
La gestione delle spese e delle comunicazioni deve essere concordata per iscritto: la LOI dovrebbe prevedere chi sostiene i costi di due diligence, di predisposizione degli atti e di eventuali consulenze e come verranno ripartite spese notarili e diritti di registro. Infine, l’indicazione della legge applicabile e del foro competente è una scelta strategica che influenza la certezza delle regole processuali e la prevedibilità dell’interpretazione delle clausole. È buona prassi prevedere meccanismi alternativi di risoluzione delle controversie, come la mediazione o l’arbitrato, prima di ricorrere alla giurisdizione ordinaria, salvo diversa volontà delle parti. Prima della sottoscrizione definitiva della LOI, ogni parte dovrebbe farsi assistere da consulenti legali e fiscali per verificare coerenza, rischi e oneri fiscali derivanti dalla struttura proposta.
Esempio Lettera di intenti per costituzione newco
Lettera di Intenti per la costituzione di NewCo
Data: _____________
Tra
1) _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte A”);
2) _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte B”);
3) eventuali ulteriori soci: _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito congiuntamente le “Parti” o singolarmente la “Parte”).
Premesso che
a) le Parti intendono costituire una società di capitali denominata provvisoriamente “NewCo” (di seguito la “NewCo”);
b) le Parti intendono disciplinare i termini principali della futura costituzione e della collaborazione tra i soci mediante la presente lettera di intenti (la “Letter of Intent” o “LOI”);
Si conviene e si dichiara quanto segue:
1. Oggetto
Le Parti dichiarano la propria intenzione di costituire la NewCo al fine di _____________ (descrizione dell’attività) in conformità ai termini e alle condizioni indicati nella presente LOI.
2. Forma societaria e denominazione
La NewCo sarà una società _____________ (indicare: S.r.l., S.p.A., ecc.) che assumerà la denominazione definitiva _____________ e avrà sede legale in _____________.
3. Capitale sociale e partecipazioni
Il capitale sociale iniziale sarà pari a _____________ Euro, suddiviso in _____________ quote/azioni da _____________ Euro ciascuna. La ripartizione iniziale delle partecipazioni tra le Parti sarà la seguente:
– Parte A: _____________% e numero quote/azioni _____________;
– Parte B: _____________% e numero quote/azioni _____________;
– Altri soci: _____________% e numero quote/azioni _____________.
4. Conferimenti
I conferimenti alla NewCo saranno effettuati come segue:
– Conferimento in denaro: Parte A _____________ Euro, Parte B _____________ Euro, altri: _____________ Euro;
– Conferimenti in natura (beni, know-how, contratti): descrizione e valutazione: _____________;
– Tempistiche per i conferimenti: entro il _____________.
5. Governance e amministrazione
La governance della NewCo sarà così disciplinata:
– Organo amministrativo: _____________ (Consiglio di Amministrazione / Amministratore unico / altro);
– Composizione e nomina: il CdA sarà composto da _____________ membri; la nomina sarà effettuata da _____________;
– Durata degli incarichi: _____________ anni;
– Presidente/Amministratore delegato: _____________;
– Regole speciali (veto, maggioranze qualificate per decisioni straordinarie): per le decisioni relative a _____________ sarà richiesta la maggioranza di _____________% o il voto favorevole di _____________.
6. Diritti dei soci
Saranno riconosciuti i seguenti diritti ai soci: diritti di voto, diritti patrimoniali, diritti di informazione e ispezione, diritti preemptive in caso di trasferimento quote. Dettagli: _____________.
7. Politica di distribuzione utili
Gli utili verranno distribuiti secondo quanto previsto dallo statuto sociale e dalle deliberazioni assembleari. Politica iniziale proposta: _____________.
8. Condizioni sospensive
La costituzione della NewCo è soggetta al soddisfacimento delle seguenti condizioni sospensive:
– completamento della due diligence giuridica, fiscale e commerciale da parte di ciascuna Parte entro il _____________;
– ottenimento di eventuali autorizzazioni/regolamenti: _____________;
– approvazione degli accordi definitivi tra le Parti: statuto sociale, patti parasociali, contratto di conferimento, entro il _____________.
9. Tempistiche previste
Le Parti prevedono di:
– sottoscrivere gli accordi definitivi entro il _____________;
– costituire la NewCo presso il notaio entro il _____________;
– avviare l’attività operativa entro il _____________.
10. Riservatezza
Le Parti si impegnano a mantenere riservate tutte le informazioni scambiate nell’ambito della presente LOI e della trattativa, salvo quelle pubbliche o già in possesso della Parte ricevente. Durata dell’obbligo di riservatezza: _____________ anni. Eventuali eccezioni: _____________.
11. Esclusiva
Fermo restando quanto previsto al successivo punto 12, le Parti convengono (indicare se richiesta esclusiva):
– La Parte _____________ si impegna a non negoziare con terzi in relazione all’oggetto della presente LOI per un periodo di _____________ giorni/mesi dalla data della presente LOI. (barrare e compilare se applicabile) _____________.
12. Effetto vincolante
Le Parti concordano che, salvo per le disposizioni espressamente indicate come vincolanti, la presente LOI ha natura non vincolante e intende definire gli elementi essenziali per la negoziazione degli accordi definitivi. Le clausole seguenti sono espressamente vincolanti:
– Riservatezza (clausola 10);
– Esclusiva (clausola 11), se applicata;
– Spese (clausola 13), se diversamente indicato.
Tutte le altre disposizioni avranno natura meramente indicativa e non vincolante.
13. Spese
Le spese relative alla due diligence, alla predisposizione e alla sottoscrizione degli accordi definitivi e alla costituzione della NewCo saranno sostenute come segue: _____________. Eventuali spese notarili e tasse di registro a carico di: _____________.
14. Comunicazioni
Le comunicazioni tra le Parti relative alla presente LOI dovranno essere inviate ai seguenti indirizzi:
– Parte A: indirizzo _____________, e-mail _____________, PEC _____________, fax _____________;
– Parte B: indirizzo _____________, e-mail _____________, PEC _____________, fax _____________;
– Altri: _____________.
15. Legge applicabile e foro competente
La presente LOI è regolata dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione o esecuzione della presente LOI, qualora non si pervenga a soluzione bonaria, le Parti convengono la competenza esclusiva del Foro di _____________.
16. Varie
Eventuali modifiche o integrazioni alla presente LOI dovranno essere concordate per iscritto e sottoscritte da tutte le Parti. Qualora una o più disposizioni della presente LOI risultassero invalide o inefficaci, tali invalidità o inefficacia non inficeranno le restanti disposizioni, che resteranno pienamente valide ed efficaci.
Lettera di Intenti accettata e sottoscritta in data _____________.
Per Parte A
Nome e cognome: _____________
Firma: _____________
Per Parte B
Nome e cognome: _____________
Firma: _____________
Per altri soci (se applicabile)
Nome e cognome: _____________
Firma: _____________.
Allegati (se presenti)
– Elenco documentazione prevista per la due diligence: _____________;
– Bozza di statuto sociale: _____________;
– Bozza di patto parasociale: _____________.
Fac simile Lettera di intenti per costituzione newco Word
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