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Come scrivere una Lettera di intenti per locazione commerciale
La Lettera di Intenti per locazione commerciale è un documento preliminare con cui le parti manifestano l’intenzione di stipulare un contratto di locazione per un immobile destinato ad attività commerciale. Serve a fissare i termini essenziali e a definire un quadro di negoziazione, prevedendo clausole di due diligence, esclusiva e riservatezza, senza sostituire il contratto definitivo, salvo diversa pattuizione espressa sulle parti vincolanti.
Redigere una Lettera di Intenti per locazione commerciale richiede attenzione sia agli aspetti formali sia a quelli sostanziali, perché sebbene il documento abbia normalmente natura preliminare e non vincolante, alcune parti possono essere espressamente rese vincolanti con conseguenze giuridiche immediate. Innanzitutto occorre identificare con precisione le parti: indicare nome, ragione sociale se presente, codice fiscale o partita IVA, e l’indirizzo di residenza o sede legale. L’identificazione accurata evita ambiguità nelle comunicazioni e nell’esecuzione degli obblighi successivi. A seguire, la descrizione dell’immobile deve essere completa e dettagliata, riportando l’indirizzo, la categoria catastale, la superficie lorda e ogni pertinenza come posti auto o magazzini; una descrizione sommaria può generare controversie sulla destinazione d’uso o sulle aree incluse nella locazione. Quando si compila la voce relativa alla destinazione d’uso è fondamentale indicare esplicitamente l’attività commerciale consentita e, se del caso, quelle espressamente escluse, ricordando che ogni variazione della destinazione richiederà, salvo diverso accordo, il consenso scritto del locatore e l’adeguamento urbanistico e impiantistico previsto dalle norme vigenti.
La durata proposta deve essere precisa e allineata alle norme specifiche della disciplina delle locazioni commerciali: indicare la decorrenza e la scadenza, la possibilità o meno di rinnovo e le condizioni per esercitarlo. Nelle trattative è prassi negoziare clausole che prevedano rinnovi automatici o opzioni esercitabili con un preavviso. Se si intendono prevedere opzioni di rinnovo è opportuno chiarire termini temporali e condizioni economiche eventualmente concordate per il rinnovo, o la formula per determinarle. Il canone è una delle clausole centrali: deve essere scritto in cifre e in lettere e indicata la periodicità del pagamento, le modalità e i termini. Occorre poi disciplinare l’aggiornamento del canone, specificando l’indice di riferimento e la frequenza, evitando formule vaghe che possano dare adito a interpretazioni divergenti. Le parti possono concordare adeguamenti basati su ISTAT o su altri indici, oppure stabilire una percentuale fissa; in quest’ultimo caso è consigliabile esplicitare il meccanismo matematico di calcolo.
Per il deposito cauzionale e le garanzie è opportuno definire l’ammontare e la forma delle garanzie richieste, ad esempio il numero di mensilità a titolo di cauzione, l’eventuale fideiussione bancaria o assicurativa, o garanzie personali. Nel documento preliminare è utile prevedere chi sostiene le spese accessorie: utenze, spese condominiali, imposte e tasse vanno ripartite con chiarezza e vanno indicate le modalità di rimborso. Anche la responsabilità per le spese di registrazione del contratto definitivo deve essere esplicitata per evitare contestazioni future. La sezione relativa alla consegna e allo stato dell’immobile richiede una descrizione dello stato alla consegna e delle eventuali opere da realizzare; se il locale necessita di adeguamenti normativi o ristrutturazioni vanno indicati i termini, le responsabilità di chi finanzia i lavori e gli eventuali permessi necessari. È consigliabile allegare fotografie o un verbale di sopralluogo da considerare come riferimento iniziale.
Per le modifiche e le migliorie occorre stabilire il regime autorizzativo: se le migliorie realizzate dal conduttore saranno a sua cura e spese, se potranno essere rimosse alla cessazione del rapporto, o se saranno compensate dal locatore. Disporre per iscritto il trattamento delle migliorie evita contenziosi al termine della locazione. Quanto ai divieti e agli obblighi particolari, la Lettera di Intenti deve indicare eventuali limitazioni alla sublocazione o alla cessione del contratto e prescrizioni sull’orario di apertura, sugli standard di manutenzione e sull’utilizzo di impianti e insegne. Per il recesso e la risoluzione è bene prevedere le condizioni di recesso anticipato, eventuali penali e le ipotesi in cui è ammessa la risoluzione per inadempimento della controparte, specificando termini di preavviso e modalità di comunicazione.
La due diligence è una fase cruciale: la Letteradi Intenti dovrebbe stabilire un periodo ragionevole per effettuare verifiche urbanistiche, catastali e impiantistiche, e la natura dei documenti che il locatore si impegna a fornire come visure catastali, certificazioni impiantistiche e APE. È utile inserire una clausola che consenta al conduttore di recedere senza penalità qualora la due diligence evidenzi criticità rilevanti entro il termine previsto. La clausola di esclusiva, se prevista, va limitata nel tempo e nello scopo, delimitando l’oggetto della trattativa esclusiva per evitare di vincolare il locatore in modo sproporzionato. La riservatezza deve essere definita nei contenuti da proteggere, nella durata e nelle eccezioni, come obblighi derivanti da disposizioni di legge.
Infine, è fondamentale specificare la natura vincolante della Lettera di Intenti: le parti devono concordare chiaramente quali clausole saranno vincolanti e quali resteranno meramente indicative in attesa del contratto definitivo. Quando si intendono rendere vincolanti la riservatezza, l’esclusiva o l’obbligo a procedere alla stipula entro termini fissati, ciò deve essere espresso in modo esplicito. È opportuno indicare la legge applicabile e il foro competente per le controversie, oltre agli indirizzi per le comunicazioni e alla tempistica per le fasi successive come lo scambio di documenti, i sopralluoghi e la predisposizione della bozza contrattuale. Prima della sottoscrizione conviene far revisionare la Lettera di Intenti da un consulente legale per verificare la coerenza delle clausole con le normative specifiche del settore e per valutare eventuali rischi contrattuali, così da evitare impegni non desiderati o ambiguità che possano compromettere la trattativa.
Esempio Lettera di intenti per locazione commerciale
Lettera di Intenti per Locazione Commerciale
Tra
Locatore: _____________
Codice Fiscale / Partita IVA: _____________
Sede legale / Residenza: _____________
(di seguito “Locatore”)
e
Conduttore: _____________
Codice Fiscale / Partita IVA: _____________
Sede legale / Residenza: _____________
(di seguito “Conduttore”)
Premesse
a) Il Locatore è proprietario dell’immobile descritto alla clausola 1;
b) Il Conduttore ha manifestato interesse a prendere in locazione detto immobile per svolgere attività commerciale;
c) Le parti intendono definire i termini essenziali della futura locazione prima della redazione e sottoscrizione del contratto definitivo.
1. Immobile
Indirizzo: _____________
Categoria catastale: _____________
Superficie lorda: _____________ mq
Descrizione e pertinenze (es. posti auto, magazzini): _____________
2. Finalità della locazione
La locazione avrà ad oggetto l’uso commerciale per: _____________ (destinazione d’uso) escluso: _____________. Ogni variante dovrà essere concordata per iscritto.
3. Durata
Durata proposta: _____________ anni, con decorrenza dal _____________ e scadenza il _____________. Opzione di rinnovo: _____________ (sì/no) e condizioni: _____________.
4. Canone
Canone di locazione: € _____________ (_____________ euro) [mensile / annuale] pagabile in via anticipata/posticipata entro il giorno _____________ di ogni mese/anno.
Modalità di aggiornamento del canone: _____________ (es. ISTAT, percentuale, indice) e frequenza: _____________.
5. Deposito cauzionale / Garanzie
Deposito cauzionale: € _____________ pari a _____________ mensilità.
Garanzie aggiuntive richieste: _____________ (es. fideiussione bancaria, polizza, garanzie personali).
6. Spese accessorie e oneri
Responsabilità per spese condominiali, utenze, imposte e tasse: _____________ (specificare a carico di Locatore/Conduttore e modalità di rimborso).
Spese di registrazione del contratto definitivo: a carico di _____________.
7. Consegna, stato dell’immobile e lavori
Data prevista per la consegna: _____________.
Lo stato alla consegna sarà: _____________ (libero, con impianti a norma, da ristrutturare, ecc.).
Lavori a carico del Locatore: _____________. Lavori a carico del Conduttore: _____________. Permessi e autorizzazioni necessari: _____________.
8. Modifiche e migliorie
Le migliorie eseguite dal Conduttore saranno: soggette a rimborso dal Locatore? _____________; rimangono a beneficio dell’immobile? _____________. Regime autorizzativo per modifiche: _____________.
9. Divieti e obblighi particolari
Divieti specifici (es. sublocazione, cessione del contratto, svolgimento di determinate attività): _____________.
Obblighi particolari del Conduttore (es. orari di apertura, manutenzione): _____________.
10. Recesso e risoluzione
Condizioni e preavviso per recesso anticipato da parte del Conduttore: _____________. Penali previste in caso di recesso: € _____________ / formula: _____________.
Cause di risoluzione anticipata del contratto e relative conseguenze: _____________.
11. Due diligence e documentazione
Periodo per effettuare verifiche e sopralluoghi: _____________ giorni a decorrere dalla sottoscrizione della presente.
Documenti che il Locatore si impegna a fornire: visura catastale, certificazioni impiantistiche, documentazione urbanistica, certificazione APE: _____________.
Facoltà del Conduttore di recedere senza penalità qualora la due diligence non dia esito positivo entro il termine: _____________ (sì/no).
12. Esclusiva e riservatezza
Esclusiva per trattative: Il Locatore si impegna a non trattare con terzi per un periodo di _____________ giorni a decorrere dalla data della presente (esclusiva) (sì/no): _____________.
Obbligo di riservatezza sulle informazioni scambiate: (sì/no) _____________. Termini e durata della riservatezza: _____________.
13. Natura vincolante della Lettera di Intenti
Le Parti convengono che la presente Lettera di Intenti è [indicare] _____________ (vincolante/non vincolante) per le seguenti materie: _____________. Le restanti condizioni saranno oggetto di contratto definitivo e non costituiscono impegno vincolante fino alla sottoscrizione del relativo contratto.
14. Tempistica per stipula del contratto definitivo
Le Parti si impegnano a stipulare il contratto definitivo entro e non oltre il giorno: _____________. Eventuali proroghe saranno concordate per iscritto.
15. Spese e oneri accessori
Le spese di predisposizione del contratto definitivo e di registrazione sono a carico di: _____________. Ogni altra spesa connessa all’esecuzione del contratto sarà a carico di: _____________.
16. Legge applicabile e foro competente
Legge applicabile: legge italiana.
Foro competente per eventuali controversie: Foro di _____________.
17. Comunicazioni
Tutte le comunicazioni previste dalla presente dovranno essere inviate ai seguenti indirizzi:
Per il Locatore: _____________ (indirizzo, PEC o email)
Per il Conduttore: _____________ (indirizzo, PEC o email)
18. Passaggi successivi
- Scambio documenti: entro _____________ giorni;
- Due diligence e sopralluoghi: entro _____________ giorni;
- Predisposizione bozza contratto definitivo: entro _____________ giorni;
- Stipula contratto definitivo: entro _____________ giorni.
Luogo e data: _____________
Per accettazione e sottoscrizione
Il Locatore
Nome e cognome / Ragione sociale: _____________
Firma: _____________________________
Data: _____________
Il Conduttore
Nome e cognome / Ragione sociale: _____________
Firma: _____________________________
Data: _____________
Allegati (se previsti)
- Planimetria dell’immobile: _____________
- Documentazione catastale: _____________
- Certificazione energetica (APE): _____________
- Documentazione impiantistica: _____________
- Altro: _____________
Fac simile Lettera di intenti per locazione commerciale
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word pronto per il download e la personalizzazione.
