La Lettera di intenti per collaborazione sportiva è un documento preliminare con cui due o più soggetti manifestano la volontà di avviare trattative e definire i termini essenziali di una collaborazione nel campo dello sport. Serve a delineare in forma chiara e sintetica gli obiettivi, i ruoli, le condizioni economiche indicative, la riservatezza e i tempi previsti, offrendo una base per la redazione di un accordo definitivo senza, di norma, vincolare le parti oltre gli specifici impegni espressamente indicati come tali.
Indice
Come scrivere una Lettera di intenti per collaborazione sportiva
La redazione di una Lettera di Intenti per una collaborazione sportiva richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali che a quelli formali, perché un documento ben strutturato facilita il dialogo tra le parti, riduce i margini di equivoco e prepara il terreno per un Contratto Definitivo solido. In primo luogo è importante stabilire con chiarezza l’oggetto dell’intesa: la descrizione sintetica del progetto sportivo o dell’attività da svolgere deve essere precisa ma non eccessivamente rigida, in modo da permettere la flessibilità necessaria alle fasi successive di negoziazione. L’indicazione dell’oggetto serve anche a circoscrivere l’ambito delle informazioni che saranno scambiate e a definire le competenze specifiche richieste alle parti.
È fondamentale identificare correttamente le Parti coinvolte, riportando i dati anagrafici o societari completi, la sede legale o di residenza, il codice fiscale o la partita IVA e la persona che firma in rappresentanza dell’ente o dell’associazione, precisandone la qualifica e la legittimazione a impegnare la Parte. Questo evita ambiguità in fase di esecuzione e consente di effettuare controlli di due diligence preliminare, ove necessari.
Le finalità della Lettera di Intenti devono essere esplicitate: se il documento ha valore esclusivamente predispositivo o se alcune clausole sono già vincolanti. La scelta delle clausole vincolanti, come la riservatezza o l’esclusività, merita particolare attenzione perché può limitare la libertà negoziale delle parti; pertanto, se si intende rendere obbligatoria una determinata disposizione, è opportuno indicarlo in modo inequivocabile. Relativamente alla riservatezza, occorre descrivere l’ambito delle informazioni coperte dall’obbligo, la durata temporale del vincolo e le eccezioni previste per obblighi di legge o comunicazioni a consulenti e collaboratori, specificando ove opportuno il trattamento dei dati personali secondo la normativa vigente. Per quanto riguarda l’esclusività, va chiarito se questa deve operare solo durante la fase di negoziazione o anche successivamente, nonché l’estensione geografica e la materia oggetto dell’esclusiva.
La sezione che definisce i ruoli e le responsabilità preliminari dovrebbe contenere una lista coerente di attività operative che ciascuna parte si impegna a svolgere prima della sottoscrizione del Contratto Definitivo, indicando tempi indicativi e, se necessario, i criteri di valutazione dei risultati preliminari. Anche le tempistiche devono essere menzionate con precisione: data di efficacia della Lettera di Intenti, termine entro cui si prevede di completare i negoziati e eventuali scadenze intermedie per la consegna di documenti o il compimento di attività propedeutiche. Le date aiutano a gestire le aspettative e a stimolare l’azione, ma è consigliabile prevedere meccanismi di proroga concordati per evitare la nullità delle obbligazioni qualora il percorso negoziale si prolunghi per cause non imputabili alle parti.
Sugli aspetti economici, la Lettera di Intenti dovrebbe contenere condizioni indicative e non vincolanti salvo diversa pattuizione; è utile precisare la natura delle cifre riportate (stima, fornitura indicativa, o quota vincolante), le modalità e i termini di pagamento e la ripartizione di costi e ricavi nelle fasi preliminari. Quando si trattano compensi o percentuali, è prudente indicare che tali valori sono suscettibili di verifica e adeguamento nel Contratto Definitivo e che, in caso di prestazioni continuative, verranno concordati meccanismi di rendicontazione e controllo. È altresì opportuno includere considerazioni su eventuali anticipazioni di spese, cauzioni o garanzie richieste per la realizzazione delle attività previste.
Dal punto di vista della responsabilità e delle garanzie, la Lettera di Intenti dovrebbe prevedere dichiarazioni semplificate in cui le parti attestano il possesso delle autorizzazioni, delle certificazioni e delle coperture assicurative necessarie per lo svolgimento dell’attività sportiva. Queste dichiarazioni non sostituiscono le garanzie contrattuali ma costituiscono un primo livello di tutela, utile per avviare le trattative. Inoltre è opportuno chiarire che non sono previste responsabilità per danni indiretti o perdite di profitto derivanti dall’eventuale mancata conclusione dell’accordo, salvo il caso di dolo o colpa grave, lasciando eventuali specifiche responsabilità per il Contratto Definitivo.
Altre tematiche da considerare nella redazione riguardano la gestione della proprietà intellettuale, la tutela del marchio e dei diritti d’immagine, nonché le modalità di utilizzo dei contenuti e dei materiali promozionali. Se la collaborazione coinvolge atleti, sarà necessario chiarire le responsabilità relative alla normativa antidoping, alle assicurazioni infortuni e alle autorizzazioni federali. Per le associazioni o società sportive, occorre verificare la compatibilità con le norme sportive federali e statutarie. È consigliabile includere una clausola che preveda la risoluzione stragiudiziale delle controversie, indicando preferenze tra negoziazione, mediazione o arbitrato e rimandando al Contratto Definitivo la determinazione di luogo e regole procedurali qualora le parti optino per l’arbitrato.
Infine, la forma e la sottoscrizione del documento non sono meri dettagli: la Lettera di Intenti dovrebbe essere firmata dalle persone munite di potere rappresentativo ed eventualmente corredata da allegati tecnici o amministrativi rilevanti. È buona prassi che le parti dichiarino che eventuali modifiche saranno effettuate per iscritto e che la cessione di diritti e obblighi sia subordinata al consenso scritto. Pur essendo spesso non vincolante nella sua interezza, una Lettera di Intenti ben scritta contribuisce a strutturare il rapporto tra le parti e a ridurre il rischio di incomprensioni, favorendo così la conclusione di un accordo definitivo equilibrato e sostenibile. In ogni caso, per aspetti particolari o complesse implicazioni giuridiche o fiscali, è opportuno avvalersi del supporto di un professionista qualificato prima della sottoscrizione.
Esempio Lettera di intenti per collaborazione sportiva
LETTERA DI INTENTI PER COLLABORAZIONE SPORTIVA
Data: _______________
Luogo: _______________
Tra
1) _________________________, con sede legale in _________________________, codice fiscale / partita IVA _________________________, rappresentata da _________________________ in qualità di _________________________ (di seguito, “Parte A”);
e
2) _________________________, con sede legale / residenza in _________________________, codice fiscale / partita IVA _________________________, rappresentata da _________________________ in qualità di _________________________ (di seguito, “Parte B”);
congiuntamente denominate le “Parti” e singolarmente la “Parte”.
Premesso che
- Parte A è interessata a instaurare una collaborazione nell’ambito sportivo relativa a _________________________;
- Parte B possiede competenze, risorse e/o servizi relativi a _________________________ e desidera collaborare con Parte A alle condizioni che saranno concordate;
si conviene e si stipula quanto segue.
1. Oggetto
Le Parti dichiarano la propria intenzione di avviare negoziati finalizzati alla definizione di una collaborazione sportiva avente ad oggetto: _________________________ (descrizione sintetica dell’attività/progetto).
2. Finalità
La presente Lettera di Intenti ha la finalità di definire i principali termini e principi che costituiranno la base per la redazione di un accordo definitivo (di seguito, il “Contratto Definitivo”) relativo alla collaborazione sopra descritta.
3. Ambito della collaborazione
Le Parti intendono collaborare per le seguenti attività e servizi:
- _________________________;
- _________________________;
- _________________________.
4. Ruoli e responsabilità preliminari
Fino alla sottoscrizione del Contratto Definitivo, le Parti si impegnano a svolgere le seguenti attività preliminari:
- Parte A: _________________________;
- Parte B: _________________________.
5. Durata e tempistiche
La presente Lettera di Intenti avrà efficacia dalla data di sottoscrizione fino al _______________ salvo che non venga sottoscritto il Contratto Definitivo entro il _______________. Le Parti prevedono di concludere i negoziati e sottoscrivere il Contratto Definitivo entro il termine del _______________.
6. Condizioni economiche indicative
Le Parti indicano, a mero titolo indicativo, le condizioni economiche della futura collaborazione:
- Compenso/ricavi previsti: _________________________;
- Modalità e termini di pagamento: _________________________;
- Ripartizione costi e ricavi: _________________________.
7. Esclusività
Le Parti concordano che, fino alla sottoscrizione del Contratto Definitivo / fino al termine della presente Lettera di Intenti (barrare o specificare la scelta): _________________________ (indicare se la collaborazione sarà esclusiva o non esclusiva e relative condizioni).
8. Riservatezza
Le Parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni e i documenti scambiati in relazione alla presente Lettera di Intenti e ai negoziati per il Contratto Definitivo e a non divulgarli a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte, salvo obblighi di legge. La durata dell’obbligo di riservatezza è di _______________ anni dalla data di cessazione della presente Lettera di Intenti.
9. Non vincolatività
Le Parti dichiarano espressamente che la presente Lettera di Intenti non costituisce un vincolo contrattuale definitivo salvo per le clausole espressamente indicate come vincolanti. Le clausole che le Parti intendono considerare vincolanti sono:
- Riservatezza (art. 8): SI / NO;
- Esclusività (art. 7): SI / NO;
- Altre clausole vincolanti: _________________________.
10. Obblighi di buona fede e cooperazione
Le Parti si impegnano a condurre le trattative in buona fede, a cooperare reciprocamente e a fornire tempestivamente le informazioni necessarie per la definizione del Contratto Definitivo.
11. Responsabilità
Salvo diversa pattuizione nel Contratto Definitivo, le Parti non saranno responsabili per danni indiretti o perdite di profitto derivanti dalla mancata conclusione del Contratto Definitivo, fatte salve eventuali responsabilità derivanti da dolo o colpa grave.
12. Garanzie e adempimenti normativi
Le Parti dichiarano e garantiscono di possedere tutte le autorizzazioni, certificazioni e requisiti normativi necessari per svolgere le attività oggetto della collaborazione e si impegnano a conformarsi alla normativa sportiva e fiscale applicabile.
13. Risoluzione delle controversie
Qualsiasi controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione della presente Lettera di Intenti sarà devoluta, in via preferenziale, a negoziazione tra le Parti; in caso di mancato accordo, le Parti convengono che la controversia sarà risolta mediante: _________________________ (arbitrato / mediazione / foro competente) e, in caso di arbitrato, luogo e norme applicabili: _________________________.
14. Legge applicabile
La presente Lettera di Intenti è regolata dalla legge italiana / legge di _________________________.
15. Modifiche
Qualsiasi modifica o integrazione della presente Lettera di Intenti dovrà essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
16. Clausole finali
- Comunicazioni: tutte le comunicazioni relative alla presente Lettera di Intenti dovranno essere inviate ai seguenti indirizzi: per Parte A: _________________________; per Parte B: _________________________.
- Nessun diritto di cessione: nessuna delle Parti potrà cedere i diritti o i doveri derivanti dalla presente Lettera di Intenti senza il consenso scritto dell’altra Parte.
Firma per accettazione
Per Parte A
Nome e qualifica: _________________________
Firma: _________________________
Data: _________________________
Per Parte B
Nome e qualifica: _________________________
Firma: _________________________
Data: _________________________
Allegati (se applicabili)
- _________________________
- _________________________
Fac simile Lettera di intenti per collaborazione sportiva Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word pronto per essere scaricato e personalizzato secondo le esigenze delle Parti.
