In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera al prefetto e proponiamo un fac simile di lettera al prefetto da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Come Scrivere una Lettera al Prefetto
Il prefetto è il rappresentante del governo territoriale delle città metropolitane. Si tratta della massima carica raggiungibile da parte dei funzionari del Ministero dell’interno, ed esso riveste il ruolo di capo della prefettura. Indipendentemente dal contenuto della missiva, scrivere un messaggio a questa figura potrebbe inizialmente intimorire, in quanto comunicare con una carica pubblica richiede un registro linguistico adeguato. Se anche tu hai deciso di comunicare con il prefetto ma hai dubbi su quali formule e frasi utilizzare, non preoccuparti: potrai prendere spunto dal modello che abbiamo allegato a questa pagina, in cui riportiamo la corretta formattazione e struttura della lettera. In pochissimi passaggi potrai così mettere nero su bianco le tue richieste e spedirle direttamente alla prefettura della tua città.
Visto che il prefetto rappresenta il responsabile della sicurezza e dell’ordine pubblico a livello locale, può capitare che privati cittadini o associazioni desiderino comunicare direttamente con lui. Egli infatti è anche il rappresentante per i rapporti con le autonomie locali, e può svolgere importanti funzioni di regolamento dell’amministrazione pubblica, come per esempio la sospensione dei sindaci, dei consiglieri e degli assessori, ma anche avviare il procedimento di scioglimento del consiglio comunale. Inoltre, egli è responsabile in materia di Protezione civile, pertanto una delle situazioni più frequenti in cui la cittadinanza intende comunicare con il prefetto include richiesta di informazioni, spiegazioni e aggiornamenti circa problematiche di natura ambientale, interventi di tutela o modifica di infrastrutture e molto altro ancora.
Come anticipato, il prefetto è la massima carica del Ministero dell’Interno. Ciò significa che per scrivergli una lettera sarà necessario usare un linguaggio consono e adeguatamente formale. Questo per non significa che dovrai usare nel messaggio termini pomposi ed incomprensibili. La prima precauzione da prendere è quella di essere sempre certo di usare solo la terza persona singolare, il Lei, per rivolgerti al prefetto, mentre per parlare al plurale rivolgendoti a uffici e altri collaboratori dovrai avere cura di usare la terza persona plurale “Loro”. Stabilita questa regola, cerca di usare frasi brevi e chiare, senza mai ricorrere all’uso di parole offensive o termini scurrili. Anche se sei in collera, scrivere in modo aggressivo è una tattica sconsigliata, anche perché quasi sicuramente finiresti per essere soggetto a ripercussioni legali. Il suggerimento quindi, è di chiedere sempre consiglio a qualcuno esterno agli avvenimenti, che sappia mantenere il tono sempre in linea con il tipo di messaggio. Infine, se scrivi una lettera aperta al fine di farla pubblicare sui giornali, ricorda di verificare sempre attentamente i fatti esposti e di citare solamente da fonti certe, pena il rischio di subire querele. Un ulteriore consiglio che possiamo darti è quello di indicare ove necessario eventuali leggi o decreti che possano corroborare le tue ipotesi o le tue richieste, così come se possibile citare articoli di codici e della costituzione.
Scrivere la parte iniziale della lettera al prefetto rappresenta uno scoglio per tutti coloro che non sanno quali nominativi assegnare alle late cariche pubbliche: meglio scrivere Sua Eccellenza, Egregio, Spettabile o altro? La risposta te la diamo noi: il titolo da riservare al prefetto è Signor o Egregio Signor, e non occorre quindi cercare altri appellativi più formali. In alternativa, se la tua lettera è scritta per conto di più persone contemporaneamente, potrai semplicemente inserire la dicitura Alla cortese attenzione del Prefetto. In generale comunque, nella parte in alto a destra del foglio dovrai riportare i dati del prefetto e l’indirizzo della prefettura. Fatto ciò, passa alla descrizione dell’oggetto della lettera, indicando sinteticamente la motivazione del tuo messaggio.
Scendi di qualche riga e presentati, indicando il tuo nome e cognome ed eventualmente il tuo ruolo o carica.
Eccoci arrivati alla parte della lettera in cui elencare passo passo le motivazioni che ti hanno portato a scrivere. Scegli se riportare direttamente il fatto che vuoi contestare o sul quale vuoi informati, oppure se creare una piccola introduzione, consigliato se vuoi lamentarti di un maltrattamento subito o della mancanza di una tutela o servizio. In una lettera aperta, cerca di narrare con attenzione i fatti che ti hanno portato a manifestare sdegno o rimostranze, cercando di far coincidere la tua opinione con quella della collettività che rappresenti. Proseguendo nella narrazione, fai le tue richieste, siano esse concrete o semplicemente di natura riflessiva. Cerca di essere il più possibile specifico, così da rendere credibile quanto scritto e far effettivamente interessare l’istituzione alla problematica esposta. Se vuoi scrivere una lettera di ringraziamento al prefetto invece, riporta alcune informazioni relative agli eventi che ti hanno stupito positivamente, dimostrando gratitudine e rendendoti disponibile per eventuali collaborazioni o consulenze future, anche a nome della tua associazione.
Dopo avere terminato la narrazione dei fatti, delle eventuali richieste o dei ringraziamenti, è venuto il momento di concludere la lettera in maniera adeguata, mantenendo un linguaggio formale. Come spesso accade, è sufficiente terminare il messaggio con una breve formula di saluto, come il classico Cordialmente o Attendo un Suo cortese riscontro. Se il tono della lettera non è cordiale, limitati ad inserire una formula conclusiva come per esempio una riflessione sui fatti avvenuti.
Una volta terminata la lettera, ricordati di rileggere con attenzione più volte ogni paragrafo, eliminando errori di grammatica o espressioni poco chiare, se non sei sicuro, fai leggere la lettera ad un amico o familiare. Infine, controlla ancora una volta l’indirizzo del destinatario e procedi alla spedizione.
Se non vuoi ricorrere all’invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno e scegli di inviare una mail, ricorda di utilizzare una PEC, posta elettronica certificata. Non è sempre detto che il prefetto ti risponderà, anzi, quasi sicuramente sarà un suo sottoposto ad occuparsi del problema. La mancanza di risposta tuttavia non corrisponde necessariamente ad un disinteresse da parte dell’istituzione. Se hai scritto riguardo ad argomenti di interesse pubblico, ti consigliamo di controllare periodicamente quotidiani locali o comunicati stampa.
Fac Simile Lettera al Prefetto
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera al prefetto editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera al prefetto presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera al prefetto può poi essere convertita in PDF, se necessario.
