In questa guida spieghiamo come impostare una lettera formale.
Una comunicazione efficace è il migliore biglietto da visita per presentare la propria persona, ancora più quando è necessario scrivere a un’istituzione, a un professore o a un personaggio illustre.
Spesso si tende a dimenticare l’importanza delle parole, pronunciate e scritte, e il loro elevato potere di provocare un’azione e modificare una situazione.
Diventa essenziale seguire delle regole specifiche se si vuole avviare una comunicazione corretta e persuasiva.
Ci sono due tipologie di lettera, informale e formale. Le prime sono rivolte alle persone che si frequentano quotidianamente e il loro contenuto è eterogeneo, la seconde sono necessarie per comunicare con un’istituzione, un ente o un professionista.
Risulta essere fondamentale avere una scrittura forbita e formale se si vuole comunicare con qualcuno che non fa parte del nucleo familiare e di amici. La principale differenza tra le due lettere non è, infatti, solo lo scopo ma anche la struttura della lettera stessa. La lettera informale segue un linguaggio semplice e colloquiale mentre quella formale ha una struttura abbastanza rigida ed è scritta in modo da apparire professionale, senza l’utilizzo di termini gergali e colloquiali.
Analizziamo nel dettaglio le specifiche indicazioni da seguire per riuscire a impostare una buona lettera formale.
Indice
Cosa Sono le Lettere Formale
Non esiste un concetto giuridico di lettera formale giacché qualsiasi comunicazione che trascende quella abitudinaria può essere definita in questo modo.
Quando si parla di lettera formale ci si riferisce a una missiva inviata ad una persona con cui non si ha molto conoscenza o che è totalmente un’estranea e a cui si vuole comunicare per presentare, ad esempio, una richiesta, fare una raccomandazione o divulgare informazioni specifiche di interesse.
Intestazione
L’intestazione, se non si utilizza una carta intestata, è riportata nella parte superiore della lettera, nel margine sinistro: nome, cognome, indirizzo, eventuale numero di telefono sono le informazioni che sarà necessario scrivere.
Solitamente si struttura in più righe
-Prima riga. Alla cortese attenzione di
-Seconda riga. Titolo di studio o appellativo + Nome e cognome
-Terza riga. presso o c/o + indirizzo completo di ufficio, sede o struttura.
Se il destinatario è una persona fisica ci si rivolgerà allo stesso con Egr. mentre se lo si conosce già si può utilizzare l’amichevole Gent.mo/a.
Al contrario, se si vuole porre l’accento sulla professione del destinatario bisognerà scrivere, per esempio, Egr. Dott. oppure Egr. Prof o Egr. Avv. Si indica la professione quando si scrive al soggetto per questioni lavorative mentre se lo si fa per motivazioni private si può anche evitare.
Se il destinatario è una ditta o una società bisognerà scrivere Spett. e continuare con il nome sociale per intero.
Nell’intestazione della busta da lettera andranno inserite solo le informazioni utili al servizio postale in caso di mancato recapito mentre all’interno della missiva sarà fondamentale riportare interamente i dati.
Segue poi, nel margine destro, qualche riga più in basso, l’indicazione del destinatario.
Sotto l’intestazione, lasciando una riga di spazio, in alto a destra andrà scritto anche il luogo e la data di scrittura senza andare a capo.
Oggetto
Risulta essere buona prassi, anche se non è obbligatorio indicare l’oggetto della comunicazione, in modo che il destinatario possa comprendere immediatamente lo scopo della missiva e avere una lettura facilitata.
Per esempio contestazione fattura, richiesta risarcimento, richiesta colloquio di lavoro, sollecito di pagamento.
La parola Oggetto quindi dovrà essere digitata in lettere maiuscole e seguita da due punti per evidenziare subito il motivo della lettera.
Prima dell’oggetto, soprattutto in caso di lettera commerciale, è possibile inserire anche i riferimenti, ovvero i dati che consentono di ritrovare una precedente comunicazione.
Le sigle sono
-Ns/rif.
-Vs/rif.
In questo modo leggere la missiva per il destinatario sarà molto più semplice e immediato.
Contenuto
La formula d’apertura della lettera riprende quella dell’intestazione del destinatario e continua con l’esposizione dei fatti, evidenziando immediatamente le specifiche della comunicazione.
Solitamente una missiva si sviluppa in introduzione, parte centrale e conclusione.
La parte introduttiva può avere le seguenti formulazioni
-In risposta alla Sua precedente lettera
-Come da accordi
-In riferimento alla Sua richiesta
-Con la presente si comunica quanto segue.
Nella parte successiva non si deve mai essere ridondanti e bisogna utilizzare il Lei, con la maiuscola iniziale se ci si rivolge a una singola persona oppure il Voi se è, ad esempio, un’azienda.
Si conclude la lettera indicando le richieste in modo chiaro e sintetico per non dare adito a equivoci. Si può utilizzare un tono aperto per invogliare l’altra persona a rispondere.
Le formule utilizzabili sono
-resto in attesa di un Suo cortese e celere riscontro
-confido in una sua collaborazione.
Si termina con distinti saluti, anche se il tono dell’intera missiva può essere stato formale, arrabbiato o imperioso.
La data, prima della firma, chiude la lettera. La data è importante ma non indispensabile perché secondo la giurisprudenza qualora non ci sia una data il mittente può sempre fare riferimento al timbro postale.
La firma deve riportare nome e cognome del mittente anche scritto al computer.
Alcuni utilizzano anche il post scriptum, solitamente serve ad evidenziare un’idea già espressa nella lettera. Si inserisce in basso a sinistra sotto la firma. Nella corrispondenza personale è molto utilizzata mentre in quella formale sarebbe da evitare.
Come spedire una lettera formale
Per spedire una lettera formale è necessario utilizzare un mezzo di comunicazione che garantisca la prova del ricevimento, in modo da avere certezza assoluta della consegna. Solitamente si opta per la raccomandata o per la posta elettronica certificata.
Come Impostare una Mail Formale
Non solo una missiva cartacea bensì si può inviare anche una mail formale. Analizziamo, quindi, le specifiche e le differenze tra i due metodi.
Risulta essere fondamentale utilizzare per l’invio della lettera una mail che si utilizza frequentemente per essere certi di leggere l’eventuale risposta.
L’oggetto dovrà essere chiaro e comprensibile e se si scrive a più persone sarà importante indicare alla cortese attenzione di.
Bisogna utilizzare come nel cartaceo la formula titolo più nome e cognome e dare del Lei o del Voi e scrivere un corpo del testo chiaro e conciso.
La mail si concluderà con la formula di commiato e la firma de mittente con i contatti in calce.
Se la mail ha anche degli allegati bisognerà inserirli alla fine della missiva in basso a sinistra.
Raccomandazioni nella Stesura di una Lettera Formale
Risulta essere fondamentale prestare attenzione alla punteggiatura per agevolare la lettura e scandire il tempo del testo.
Controllare l’ortografia è un consiglio semplice ma spesso sottovalutato, gli errori grammaticali possono inficiare il senso della comunicazione.
Essere chiaro e concisi è necessario se si vuole essere compresi immediatamente e in modo ottimale ed è importante utilizzare un font leggibile, prestando attenzione alla formattazione del testo.
Non si devono utilizzare troppi colori all’interno de testo, anzi se è possibile è meglio impiegare solo il nero.
Tra gli errori da eludere è consigliabile evitare il gergo troppo specialistico, sigle o abbreviazioni a meno di non essere certi che il destinatario è a conoscenza di ciò che scriviamo.
Se si vuole evitare di sbagliare e di spedire una lettera erronea è necessario leggere attentamente, anche due o tre volte, ciò che si è scritto prima di inviarla.