In questa guida spieghiamo come concludere una lettera.
Per scrivere una lettera efficace in grado di comunicare un messaggio al destinatario in modo chiaro e semplice è fondamentale prestare molta attenzione alla chiusura.
Risulta essere importante utilizzare le forme di commiato più adeguate in base all’interlocutore per evitare di cadere in errori che possano compromettere la buona riuscita della comunicazione.
Per prima cosa è necessario comprendere quale tipologia di lettera si sta inviando.
Le missive, infatti, si distinguono in formali e informali. Le prime si rivolgono a destinatari quali professionisti, clienti, docenti e si riconoscono per il tono più freddo e distaccato, le seconde, al contrario, si scrivono a persone con le quali si ha un rapporto famigliare o di amicizia e hanno un tono confidenziale e di grande apertura.
Indice
Come Chiudere una Lettera Formale
Per concludere una lettera formale è necessario utilizzare forma di commiato consone al destinatario con il quale si sta comunicando e che siano in armonia con la forma di saluto iniziale.
Se, per esempio, nel saluto iniziale si sono utilizzate le formule Egregio Sig. o Spett.le Sig., è appropriato utilizzare forme di conclusione quali Distinti Saluti, Cordiali Saluti o Ossequi. Al contrario, se la formula è stata Buongiorno Sig., si può concludere con Buon proseguimento o Buona giornata. Infine, nella conclusione della lettera si può anche spronare il destinatario a compiere un’azione, utilizzando frasi come In attesa di un suo cortese riscontro.
Una volta utilizzata la formula di commiato si può procedere ad apporre la firma. Nelle lettere formali è sempre meglio utilizzare nome e cognome, uniti alle informazioni di contatto, come numero di cellulare e indirizzo.
Analizziamo le differenti tipologie di lettera formali e le conseguenti chiusure che possono sussistere nel mondo del lavoro.
Candidatura spontanea
La candidatura spontanea è una tra le lettera più utilizzate in campo lavorativo. Quando ci si candida per una posizione in un’azienda è importante comprovare il proprio apprezzamento per tempo concesso e dimostrarsi disponibili per un incontro.
In questo caso si potrebbe concludere la missiva con frasi come
-La/Vi ringrazio in anticipo per il tempo dedicatomi
-Rimango a disposizione per un incontro conoscitivo
-Spero di risentirla/risentirvi presto
Incontro di lavoro fissato
Dopo avere fissato un incontro con i colleghi o con il proprio datore di lavoro è importante concludere la lettera mettendo in evidenza la volontà di partecipare presto all’incontro e di discutere o approfondire un argomento.
Le formule utilizzabili possono essere
-La/Vi ringrazio per le informazioni e resto in attesa dell’incontro
-In attesa di approfondire l’argomento, vi/le auguro buon lavoro
Periodo di lavoro di prova
Agli inizi della carriera o in determinati ambiti lavorativi è probabile che venga richiesto un periodo di prova prima di iniziare una collaborazione continuativa. La conclusione dovrebbe evidenziare il desiderio di lavorare nel migliore dei modi e la disponibilità ad eventuali domande o dubbi.
Le formule possono essere
-Resto a disposizione per ulteriori dubbi e chiarimenti
-Per qualsiasi domanda o necessità di modifica non esiti a contattarmi
Accettazione del lavoro
Un’ottima occasione per concludere una lettera formale è nella fase di accettazione del lavoro. In questo caso la conclusione dovrebbe mettere in evidenza la gratitudine e il desiderio di incominciare la collaborazione nel migliore dei modi.
Le formule possono essere le seguenti:
-La/Vi ringrazio per l’opportunità e resto in attesa di dettagli futuri
-La/Vi ringrazio ancora per la fiducia riposta nelle mie capacità
Come Chiudere una Lettera Informale
Concludere una lettera informale è sicuramente molto più semplice in quanto ci si rivolge ad una persona con cui si ha confidenza. Non ci sono delle regole prestabilite e qualsiasi formula può essere utilizzata, come un augurio tipo Ci sentiamo presto, un congedo come Tanti cari saluti o un saluto ancora più caloroso come Ti voglio bene.
Anche in questo caso, come nella lettera formale, è fondamentale apporre la propria firma ma si può inserire anche solo il nome e si può aggiungere il Post Scriptum, inserendo un ulteriore saluto o un’informazione che ci si è dimenticati di inserire prima.
Come Inserire la Firma in una Mail
La firma in conclusione di una lettera è un dato che non bisogna mai dimenticare, soprattutto se la lettera è di tipo formale.
Di seguito alcuni consigli
-Adottare uno stile semplice
-Riportare il titolo professionale o l’area di competenza nella seconda riga
-Inserire il numero di telefono fisso o di cellulare
-Inserire l’indirizzo mail aziendale in quarta riga o, in alternativa, l’indirizzo mail al quale si preferisce essere contattati
-Inserire i collegamenti ipertestuali per rimandare ai principali canali social: è preferibile optare per social network professionali, blog aziendali oppure inserire un collegamento diretto ai canali social dell’azienda in cui si lavora.
Seguendo queste indicazioni è possibile concludere una lettera in modo corretto.