In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di intenti e proponiamo un fac simile di lettera di intenti da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Intenti
La lettera di intenti è un documento utile per mettere nero su bianco lo stato degli accordi tra due o più parti. Essa rappresenta una comunicazione di tipo che può essere vincolante o non vincolante, e permette a chi la scrive e a chi la riceve di lasciare aperti i margini della trattativa in corso.
Il contenuto della lettera ha l’obiettivo di informare le parti circa impegni ed obiettivi futuri, in modo da definire con maggiore precisione i punti di un contratto in modo che questi ultimi non possano essere modificati all’ultimo minuto.
La lettera di intenti può essere impiegata per stabilire le condizioni di contratti e trattative relativi ai campi più svariati. Tra le situazioni più comuni in cui è possibile farne uso, troviamo per esempio la compravendita di immobili, ma anche l’impegno da parte di un datore di lavoro ad assumere un dipendente in una determinata azienda. In questo caso la lettera di intenti conterrà al suo interno eventuali indicazioni circa la data di assunzione e il tipo di posizione da ricoprire, in modo da disciplinare il futuro contratto di lavoro.
Esistono due tipologie principali di lettera di intenti, ossia quella contenente dichiarazioni vincolanti e quella contenente dichiarazioni non vincolanti.
Nel primo caso, l’oggetto della lettera potrà includere comunicazioni circa le volontà e le scadenze approssimative relative a un contratto o una trattativa, senza che per questo motivo i contraenti debbano assumersi impegni specifici. Tra le varie possibilità rientrano informazioni come l’interesse nel proseguire una trattativa del quale si è parlato solamente a voce, oppure la descrizione dei vari passaggi che porteranno all’avanzare di una trattativa in corso. Infine, la lettera di intenti con dichiarazioni non vincolanti può contenere un vero e proprio calendario, oltre che una indicazione specifica dei luoghi e dei tempi in cui le trattative dovranno svolgersi, così come degli eventuali partecipanti.
Nel secondo caso, la lettera di intenti si configura invece come una comunicazione vincolante, che contiene cioè l’accordo vero e proprio. L’efficacia di quest’ultimo sarà però sempre legata al verificarsi di una condizione: un esempio molto diffuso di lettere di intenti vincolanti è rappresentato da tutti quei contratti che per essere posti in essere necessitano della pronuncia da parte dei consigli di amministrazione delle società per azioni. Le diciture incluse nel contenuto di queste comunicazioni sono perciò sempre caratterizzate dalla presenza di frasi generiche.
Trattandosi di una comunicazione da utilizzarsi prettamente in ambito commerciale e lavorativo, la lettera di intenti deve necessariamente seguire un insieme di regole formali. In primo luogo, il supporto ideale per redigere questo tipo di comunicazioni è il classico foglio bianco in formato A4, facilmente reperibile in qualsiasi cartoleria. Esso non dovrà quindi contenere margini o righe, e potrà essere inserito in qualunque stampante da casa o da ufficio.
Per quanto riguarda il tipo di carattere da utilizzare, è sempre preferibile scegliere un formato neutro come il Times New Roman, oppure caratteri analoghi presenti sui principali programmi di scrittura come Microsoft Word o LibreOffice Writer, il software libero e gratuito che consente di salvare testi e fogli di calcolo in un formato compatibile con Microsoft Office. La dimensione del carattere non dovrà mai essere minore di 10 e non dovrà mai superare il valore di 12. Prima di stampare il documento inoltre, è bene verificare che i margini laterali siano di almeno 1 cm per parte.
Una volta impostati tutti i parametri relativi al formato e al carattere del testo, è possibile iniziare a redigere la lettera vera e propria. Come di consueto, la parte superiore del foglio è riservata all’incipit, che dovrà contenere tutte le informazioni relative al destinatario, al mittente e all’oggetto della comunicazione. Per non sbagliare, sarà sufficiente scrivere in alto a destra il nome del destinatario, preceduto da diciture formali come Spettabile o Gentile. Una volta inseriti questi dati, si potrà iniziare la lettera scrivendo alcune righe più in basso a sinistra il luogo e la data relativi alla comunicazione.
A questo punto, è il momento di indicare in grassetto l’oggetto della lettera.
Il paragrafo introduttivo è una parte fondamentale per spiegare in modo chiaro ed esaustivo le intenzioni del mittente. In esso infatti, andranno descritti gli scopi e gli obiettivi che si intende raggiungere, riassumendo allo stesso tempo il tipo di attività svolta dal mittente e i suoi dati. Il primo paragrafo conterrà perciò le seguenti diciture
La sottoscritta azienda …. con ragione sociale …. situata in ….. e rappresentata dal/dalla Sig./Sig.ra … attesta con la presente di
Nelle righe successive, dovranno poi essere descritti con un apposito elenco puntato tutti gli aspetti relativi agli accordi già presi, così come eventuali disponibilità da parte del mittente e intenti riguardanti i futuri passaggi della trattativa.
Dopo avere elencato scopi, obiettivi, considerazioni e problemi circa la trattativa, è poi il momento di inserire nel corpo della lettera di intenti le clausole di riservatezza e di non divulgazione, in modo da tutelare la sicurezza delle informazioni contenute nella comunicazione e proteggere dati e contenuti sensibili durante l’intera durata delle negoziazioni.
Prima di concludere la lettera di intenti, è fondamentale annotare le trattative di non accettazione, ovvero mettere nero su bianco le intenzioni del mittente, in modo da fare comprendere al destinatario che ci scrive è motivato a proseguire il contratto in buona fede. Questo è utile per fare presente che il mittente si impegna a non iniziare un accordo con altre parti, per l’intera durata della collaborazione pattuita. Inoltre, questa parte della lettera serve per permettere alla controparte di contattare liberamente eventuali commercialisti o consulenti finanziari, al fine di domandare loro informazioni e aggiornamenti sull’attività relativa al contratto.
Prima di concludere la lettera, è necessario infine indicare tutte le informazioni relative alle tempistiche e alle scadenze concernenti il contratto o la trattativa descritta nelle righe precedenti.
Una volta compiuto questo passaggio, è necessario firmare la lettera di intenti ed apporre nei pressi della sigla il timbro aziendale.
Prima di inviare la missiva, è inoltre buona norma assicurarsi che essa non contenga refusi o errori di grammatica e di battitura. Un ulteriore passaggio può consistere nel sottoporre la lettera di intenti alla revisione di un legale, in modo da essere certi di aver incluso nello scritto tutte le informazioni necessarie.
Le eventuali conseguenze del mancato rispetto di una lettera di intenti sono naturalmente legate al tipo di comunicazione in essa contenuto. Se la lettera di intenti è di tipo vincolante per esempio, il mancato adempimento delle condizioni da parte del destinatario corrisponde a un inadempimento contrattuale, il quale permette alla parte offesa di richiedere un risarcimento. Nel caso di una comunicazione non vincolante invece, verrà a mancare unicamente una responsabilità precontrattuale, e ciò comporterà che la parte offesa possa chiedere solo il rimborso delle spese sostenute per proseguire le trattative.
Esempio Lettera di Intenti
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di intenti, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto Lettera di intenti per l’acquisto di materiale
Spett. le ______
La nostra azienda desidera acquistare materiale da _______. Tramite questa lettera di intenti vogliamo riassumere le discussioni avvenute e confermare le rispettive intenzioni relativamente alla transazione.
-Nome Nostra Azienda desidera acquistare da ____________ il materiale …..
-Il prezzo d’acquisto per il materiale ….. deve essere inferiore a …..
-Nome Nostra Azienda e ____________ si impegnano a concludere il contratto prima del …..
-Per garantire la rapida consegna del materiale Nome Nostra Azienda paga a ___________ una somma pari a …… come caparra. La caparra dovrà essere restituita nel caso in cui la transazione non sia effettuata.
-Nome Nostra Azienda e ______________ hanno diritto a annullare le trattative senza alcuna responsabilità nel caso in cui il contratto non venga firmato prima del …..
Il presente documento è solo una lettera di intenti e non costituisce un accordo vincolate o con valore legale.
Si prega di firmare e restituire la copia allegata di questa lettera di intenti.
Fac Simile Lettera di Intenti
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di intenti editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di intenti presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di intenti può poi essere convertita in PDF, se necessario.
