In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di intenti e proponiamo un fac simile di lettera di intenti da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Intenti
La lettera di intenti è un documento utile per mettere nero su bianco lo stato degli accordi tra due o più parti. Essa rappresenta una comunicazione di tipo che può essere vincolante o non vincolante, e permette a chi la scrive e a chi la riceve di lasciare aperti i margini della trattativa in corso.
Il contenuto della lettera ha l’obiettivo di informare le parti circa impegni ed obiettivi futuri, in modo da definire con maggiore precisione i punti di un contratto in modo che questi ultimi non possano essere modificati all’ultimo minuto.
La lettera di intenti può essere impiegata per stabilire le condizioni di contratti e trattative relativi ai campi più svariati. Tra le situazioni più comuni in cui è possibile farne uso, troviamo per esempio la compravendita di immobili, ma anche l’impegno da parte di un datore di lavoro ad assumere un dipendente in una determinata azienda. In questo caso la lettera di intenti conterrà al suo interno eventuali indicazioni circa la data di assunzione e il tipo di posizione da ricoprire, in modo da disciplinare il futuro contratto di lavoro.
Esistono due tipologie principali di lettera di intenti, ossia quella contenente dichiarazioni vincolanti e quella contenente dichiarazioni non vincolanti.
Nel primo caso, l’oggetto della lettera potrà includere comunicazioni circa le volontà e le scadenze approssimative relative a un contratto o una trattativa, senza che per questo motivo i contraenti debbano assumersi impegni specifici. Tra le varie possibilità rientrano informazioni come l’interesse nel proseguire una trattativa del quale si è parlato solamente a voce, oppure la descrizione dei vari passaggi che porteranno all’avanzare di una trattativa in corso. Infine, la lettera di intenti con dichiarazioni non vincolanti può contenere un vero e proprio calendario, oltre che una indicazione specifica dei luoghi e dei tempi in cui le trattative dovranno svolgersi, così come degli eventuali partecipanti.
Nel secondo caso, la lettera di intenti si configura invece come una comunicazione vincolante, che contiene cioè l’accordo vero e proprio. L’efficacia di quest’ultimo sarà però sempre legata al verificarsi di una condizione: un esempio molto diffuso di lettere di intenti vincolanti è rappresentato da tutti quei contratti che per essere posti in essere necessitano della pronuncia da parte dei consigli di amministrazione delle società per azioni. Le diciture incluse nel contenuto di queste comunicazioni sono perciò sempre caratterizzate dalla presenza di frasi generiche.
Trattandosi di una comunicazione da utilizzarsi prettamente in ambito commerciale e lavorativo, la lettera di intenti deve necessariamente seguire un insieme di regole formali. In primo luogo, il supporto ideale per redigere questo tipo di comunicazioni è il classico foglio bianco in formato A4, facilmente reperibile in qualsiasi cartoleria. Esso non dovrà quindi contenere margini o righe, e potrà essere inserito in qualunque stampante da casa o da ufficio.
Per quanto riguarda il tipo di carattere da utilizzare, è sempre preferibile scegliere un formato neutro come il Times New Roman, oppure caratteri analoghi presenti sui principali programmi di scrittura come Microsoft Word o LibreOffice Writer, il software libero e gratuito che consente di salvare testi e fogli di calcolo in un formato compatibile con Microsoft Office. La dimensione del carattere non dovrà mai essere minore di 10 e non dovrà mai superare il valore di 12. Prima di stampare il documento inoltre, è bene verificare che i margini laterali siano di almeno 1 cm per parte.
Una volta impostati tutti i parametri relativi al formato e al carattere del testo, è possibile iniziare a redigere la lettera vera e propria. Come di consueto, la parte superiore del foglio è riservata all’incipit, che dovrà contenere tutte le informazioni relative al destinatario, al mittente e all’oggetto della comunicazione. Per non sbagliare, sarà sufficiente scrivere in alto a destra il nome del destinatario, preceduto da diciture formali come Spettabile o Gentile. Una volta inseriti questi dati, si potrà iniziare la lettera scrivendo alcune righe più in basso a sinistra il luogo e la data relativi alla comunicazione.
A questo punto, è il momento di indicare in grassetto l’oggetto della lettera.
Il paragrafo introduttivo è una parte fondamentale per spiegare in modo chiaro ed esaustivo le intenzioni del mittente. In esso infatti, andranno descritti gli scopi e gli obiettivi che si intende raggiungere, riassumendo allo stesso tempo il tipo di attività svolta dal mittente e i suoi dati. Il primo paragrafo conterrà perciò le seguenti diciture
La sottoscritta azienda …. con ragione sociale …. situata in ….. e rappresentata dal/dalla Sig./Sig.ra … attesta con la presente di
Nelle righe successive, dovranno poi essere descritti con un apposito elenco puntato tutti gli aspetti relativi agli accordi già presi, così come eventuali disponibilità da parte del mittente e intenti riguardanti i futuri passaggi della trattativa.
Dopo avere elencato scopi, obiettivi, considerazioni e problemi circa la trattativa, è poi il momento di inserire nel corpo della lettera di intenti le clausole di riservatezza e di non divulgazione, in modo da tutelare la sicurezza delle informazioni contenute nella comunicazione e proteggere dati e contenuti sensibili durante l’intera durata delle negoziazioni.
Prima di concludere la lettera di intenti, è fondamentale annotare le trattative di non accettazione, ovvero mettere nero su bianco le intenzioni del mittente, in modo da fare comprendere al destinatario che ci scrive è motivato a proseguire il contratto in buona fede. Questo è utile per fare presente che il mittente si impegna a non iniziare un accordo con altre parti, per l’intera durata della collaborazione pattuita. Inoltre, questa parte della lettera serve per permettere alla controparte di contattare liberamente eventuali commercialisti o consulenti finanziari, al fine di domandare loro informazioni e aggiornamenti sull’attività relativa al contratto.
Prima di concludere la lettera, è necessario infine indicare tutte le informazioni relative alle tempistiche e alle scadenze concernenti il contratto o la trattativa descritta nelle righe precedenti.
Una volta compiuto questo passaggio, è necessario firmare la lettera di intenti ed apporre nei pressi della sigla il timbro aziendale.
Prima di inviare la missiva, è inoltre buona norma assicurarsi che essa non contenga refusi o errori di grammatica e di battitura. Un ulteriore passaggio può consistere nel sottoporre la lettera di intenti alla revisione di un legale, in modo da essere certi di aver incluso nello scritto tutte le informazioni necessarie.
Le eventuali conseguenze del mancato rispetto di una lettera di intenti sono naturalmente legate al tipo di comunicazione in essa contenuto. Se la lettera di intenti è di tipo vincolante per esempio, il mancato adempimento delle condizioni da parte del destinatario corrisponde a un inadempimento contrattuale, il quale permette alla parte offesa di richiedere un risarcimento. Nel caso di una comunicazione non vincolante invece, verrà a mancare unicamente una responsabilità precontrattuale, e ciò comporterà che la parte offesa possa chiedere solo il rimborso delle spese sostenute per proseguire le trattative.
Esempio Lettera di Intenti
MODELLO 1 – LETTERA DI INTENTI PER PARTNERSHIP COMMERCIALE
Oggetto : manifestazione d’interesse a instaurare partnership commerciale
Facendo seguito agli incontri del ________, la presente ha lo scopo di esprimere la volontà preliminare di ________________________ S.r.l. (“Parte A”) e ________________________ S.p.A. (“Parte B”) di avviare una collaborazione finalizzata alla distribuzione esclusiva sul territorio __________ della linea prodotti «________».
Principi concordati:
• durata indicativa dell’accordo: ___ anni dalla firma del contratto definitivo;
• minimo d’acquisto annuale Parte B: € __________;
• investimenti di co-marketing: Parte A € __________ – Parte B € __________;
• esclusiva di canale per negozi specializzati in __________.
La presente lettera non è vincolante, salvo gli obblighi di riservatezza e di non concorrenza di cui agli artt. ___ e ___ a valere fino al _______. Entro il _______ le parti si impegnano a definire e sottoscrivere un accordo quadro dettagliato.
Cordiali saluti
Luogo e data Luogo e data
(legale rapp. Parte A) (legale rapp. Parte B)
MODELLO 2 – LETTERA DI INTENTI PER ACQUISIZIONE SOCIETARIA
Oggetto : proposta non vincolante di acquisizione del 100 % del capitale di «__________»
Spett.le Consiglio di Amministrazione,
la presente intende fissare i termini essenziali – non ancora vincolanti – della possibile acquisizione da parte di __________________ S.p.A. (“Acquirente”) del 100 % delle quote di «__________» S.r.l. (“Società”).
Prezzo indicativo (equity value): € __________ cash free / debt free, soggetto a due-diligence finanziaria, fiscale e legale da completarsi entro ___ giorni.
Periodo di esclusiva: dal ____________ al ____________.
Condizioni sospensive:
• assenza di passività potenziali superiori a € __________;
• mantenimento EBITDA minimo € __________ FY ______;
• rilascio garanzie e dichiarazioni usuali per operazioni M&A.
Le parti concordano di redigere entro il ____________ un contratto preliminare di compravendita vincolante. Restano sin d’ora vincolanti gli impegni di riservatezza (allegato A).
Distinti saluti
<Nome, carica – Acquirente>
MODELLO 3 – LETTERA DI INTENTI PER COLLABORAZIONE DI RICERCA UNIVERSITÀ-IMPRESA
Oggetto : intenti di collaborazione scientifica progetto «__________»
Tra il Dipartimento di __________________ dell’Università __________________ (“Ateneo”) e __________________ S.p.A. (“Azienda”) si manifesta la comune intenzione di avviare una cooperazione di ricerca su tecnologie __________________.
Linee guida:
• co-presentazione progetto a bando «_______» con budget totale € __________;
• ripartizione attività: Ateneo work-package 1 e 3 – Azienda work-package 2 e prototipo;
• proprietà intellettuale: brevetti in comproprietà 50/50, royalties da definire;
• durata prevista: ___ mesi dalla data di avvio.
La presente LOI non costituisce vincolo giuridico, salvo per la clausola di riservatezza (art. 4) e la esclusiva di settore fino al _____________________.
In fede
(Responsabile scientifico Ateneo) (R&D Director Azienda)
Data __________ Data __________
MODELLO 4 – LETTERA DI INTENTI PER ASSUNZIONE DIRIGENTE
Oggetto : intenzione di stipulare contratto di lavoro dirigenziale
Egregio/a Dott./Dott.ssa __________________,
a valle dei colloqui del ___________ esprimiamo l’intento di procedere alla Sua assunzione presso __________________ S.r.l. con il ruolo di __________________ a decorrere dal //_____.
Condizioni economiche previste:
• retribuzione annua lorda € __________;
• MBO fino al ___ % al raggiungimento KPI;
• benefit: auto aziendale segmento ___, assicurazione sanitaria integrativa.
Periodo di prova: ___ mesi. Contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato, CCNL Dirigenti Industria.
La presente lettera non è un rapporto di lavoro ma impegna le parti, sotto il solo profilo della buona fede, a negoziare il contratto definitivo entro il ___________. Restano vincolanti le obbligazioni di riservatezza relative alle informazioni aziendali scambiate durante il processo di selezione.
Cordiali saluti
<Direttore HR> – __________________ S.r.l.
Fac Simile Lettera di Intenti
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di intenti editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di intenti presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di intenti può poi essere convertita in PDF, se necessario.
