In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera per richiedere un contributo e proponiamo un fac simile di lettera per richiedere un contributo da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Come Scrivere una Lettera per Richiedere un Contributo
Quando si tratta di scrivere una lettera per richiedere un contributo, è necessario organizzare e programmare tutto nei minimi dettagli se si vuole avere successo. Per suscitare l’interesse del lettore, per infondere emozioni nelle persone che si ritroveranno la nostra lettera tra le mani e per ottenere la donazione, sarà opportuno seguire alcuni piccoli consigli che ti mostreremo punto per punto in questa guida completa.
Prima di andare ad analizzare come dovrebbe essere strutturata una lettera per chiedere una donazione, soffermiamoci un attimo sulla busta ovvero sulla prima cosa che il lettore noterà non appena riceverà la nostra lettera.
Abbiamo due scelte a nostra disposizione. Possiamo decidere di utilizzare una busta semplice o di adoperare una busta teaser. Questo passaggio è molto importante ed è bene non sottovalutarlo perché la maggior parte delle lettere, spesso, non vengono neanche aperte dopo aver visto semplicemente la busta in cui sono contenute.
La busta semplice è lineare, essenziale, è una busta standard senza testo né immagini, che riporta solo il logo dell’organizzazione e non rivela il contenuto della comunicazione.
Al contrario, la busta teaser è molto più d’impatto nell’aspetto dato che è spesso colorata ed ha una grafica impostata con immagini e testo che colpisce immediatamente l’occhio del lettore. Allo stesso tempo, però, si pensa anche che si possa trattare di una lettera intenzionata a vendere o sponsorizzare qualche prodotto o servizio, per cui spesso viene cestinata all’istante.
Non esiste una regola in questo senso, entrambe le tipologie presentano dei punti di forza per cui la scelta avviene fondamentalmente in base alla propria strategia.
Passiamo ora a vedere quale deve essere la struttura-tipo di una lettera per chiedere un contributo. La sua costruzione è uno dei punti essenziali per rendere il messaggio efficace.
Schematicamente, una lettera efficiente deve iniziare in modo personalizzato e passare subito all’introduzione del problema generale per poi soffermarsi, magari, su un caso specifico.
Subito dopo è necessario fare esplicitamente una richiesta di donazione come, ad esempio, una somma specifica, il rinnovo di una tessera o qualsiasi altra forma di contributo.
Si procede con l’illustrazione della società, di come essa si impegni per la risoluzione del problema, quali attività vengono messe in pratica e quali sono i progetti futuri a cui si vuole arrivare. Occorre insistere sull’aiuto che il lettore può dare, mostrandosi trasparenti e facendo capire al lettore che si ha davvero a cuore una determinata causa e perché questa dovrebbe interessare anche gli altri.
Si possono invitare i lettori a partecipare a programmi straordinari come donazioni a distanza e si possono offrire omaggi, come cartoline o adesivi.
La lettera va conclusa con dei ringraziamenti sia per il sostegno attuale che per quello futuro ribadendo un’ultima volta il tema principale con l’appello a donare e, per finire, si lasciano i recapiti e i contatti principali a cui rivolgersi.
Una volta che si è delineata la struttura che la nostra lettera dovrà avere si potrà passare alla stesura vera e propria.
La prima cosa da evidenziare sarà il nome della società, rendere il più chiaro possibile chi è il mittente, cosa fa la vostra l’azienda, di cosa si occupa, qual è o quali sono i problemi che si vogliono risolvere e, soprattutto, qual è il progetto che si vuole sviluppare per il quale è necessario tutto il supporto del vostro lettore.
Risulta essere fondamentale fare comprendere ai potenziali donatori l’importanza del progetto, quali sono gli obiettivi che si vogliono raggiungere e di conseguenza quale sarà il costo effettivo per portare avanti questo programma. Nel momento in cui si farà esplicita richiesta di una donazione è opportuno chiarire anche quale sarà la reale destinazione dei fondi donati.
Il tutto deve essere scritto con un linguaggio semplice e chiaro, ma sempre professionale e bisogna utilizzare un carattere ben leggibile. Scegliete, dunque, la dimensione adatta e fate sempre ricorso al corsivo e al grassetto per evidenziare le frasi più importanti. Spesso, infatti, una lettera non viene letta dall’inizio alla fine per cui sarà utile mettere in rilievo le parti più importanti del testo che andranno a colpire maggiormente l’occhio del lettore.
Sicuramente la prima parte è la più importante, è quella che deve essere trattata con maggior attenzione, che deve risultare accattivante, dunque si potrebbe iniziare, ad esempio, con un titolo che attiri l’attenzione, con una domanda provocatoria o con un racconto.
Soffermandoci proprio su quest’ultimo punto, ricordiamoci che la lettera che andremo ad inviare deve essere empatica. Il nostro racconto deve contenere emozioni, deve arrivare al cuore della gente, deve narrare storie vere in modo semplice, per cui bisognerà valutare con attenzione le parole che si andranno ad utilizzare.
Seguendo questi semplici suggerimenti riuscirete senz’altro a scrivere un’ottima e bellissima lettera per chiedere un contributo.
Esempio di Lettera per Richiedere un Contributo
Proponiamo di seguito un esempio di lettera per richiedere un contributo, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto: Richiesta contributo per …………
Gentile …………….,
Sono ………. e scrivo per conto dell’Associazione ……….., che svolge e promuove attività relative a …………..
Il tipo di attività che svolgiamo richiede degli sforzi elevati e stiamo quindi cercando il sostegno economico di aziende e persone che condividano con noi il progetto.
Il sostegno che abbiamo già ricevuto ci fa ben sperare, ma abbiamo ancora bisogno di aiuto per raggiungere l’obiettivo della mia raccolta fondi di …………………
Speriamo che Le possa dare un contributo, per noi sarebbe un aiuto importante e un riconoscimento degli sforzi che un gruppo di volonterosi sta facendo.
Qualunque importo Lei decidesse di erogare per, dopo averci pensato alla luce del progetto che abbiamo in parte esposto e che vorremmo poterLe direttamente presentare, noi lo accoglieremmo con grande entusiasmo ed apprezzamento.
La ringrazio dell’attenzione e porgo i migliori Saluti.
Firma
Fac Simile Lettera per Richiedere un Contributo
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera per richiedere un contributo editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera per richiedere un contributo presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera per richiedere un contributo può poi essere convertita in PDF, se necessario.
