In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di richiesta preventivo e proponiamo un fac simile di lettera di richiesta preventivo da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Richiesta Preventivo
Il preventivo di spesa è un documento molto importante che una ditta deve consegnare al proprio potenziale cliente per evidenziare i costi che devono essere sostenuti per realizzare un qualsiasi intervento che possa essere la ristrutturazione di tutto l’appartamento, il rifacimento soltanto del bagno, degli impianti elettrici o dell’installazione di un nuovo cappotto termico che consenta di aumentare il comfort termico in casa. La ditta alla quale si invia la richiesta di preventivo di spesa specificando la tipologia di intervento e ovviamente fornendo tutti i dati necessari, dovrà sviluppare una sorta di progetto tecnico che preveda tutte le operazioni che andranno a essere eseguite con il corrispettivo richiesto. Una ditta seria e affidabile vuole porre massima attenzione alla questione della trasparenza dei pagamenti e indicare per ogni singolo intervento da effettuare il relativo importo comprensivo di IVA. A proposito di IVA ci sono agevolazioni sotto questo punto di vista per cui l’aliquota potrebbe essere al 10% oppure al 22%, a seconda della situazione.
Quando si procede con un intervento di ristrutturazione si sta per effettuare un investimento piuttosto importante che ha come principale obiettivo quello di migliorare il comfort e le caratteristiche estetiche della propria casa. Dunque, è necessario porre massima attenzione allo sviluppo del progetto che si vuole realizzare avendo ben chiare le idee sui risultati da conseguire e informazioni dettagliate e affidabili sulla spesa da sostenere. Ecco perché bisogna dedicare del tempo nello scrivere una richiesta di preventivo di spesa che indichi in maniera chiara i costi per ogni singolo intervento che verrà effettuato come la sostituzione della pavimentazione, l’acquisto dei materiali presso un esercente del settore e così via. Il migliore approccio sotto questo punto di vista è di inviare la richiesta di preventivo di spesa a tante ditte che operano nel proprio territorio per avere un quadro completo dei costi e per verificare quale ditta sia in grado di garantire un miglior rapporto qualità-prezzo. Per ottimizzare il confronto tra i vari preventivi a disposizione, è necessario che la richiesta venga effettuata in maniera esaustiva per non dare adito a possibili furbate che potrebbero tradursi in cattive sorprese quando si sottoscrive il contratto oppure, peggio ancora, al momento di pagare con i bonifici. Da sottolineare che richiedere un preventivo e riceverlo non preveda alcun obbligo di legge per cui non si è vincolati nel giustificare un eventuale ripensamento oppure il perché il tutto non si andato in porto. Infatti la legge ricorda come il preventivo sia una semplice proposta che una ditta edile in questo caso avanza a un potenziale cliente rispetto alla richiesta di servizi e prestazioni. Il cliente ha facoltà di accettare la proposta che sarà vincolata evidentemente a quanto previsto sul preventivo o declinarla senza dover mettere a conoscenza la ditta della decisione presa. Tutti questi ragionamenti sono importanti per capire quanto sia fondamentale scrivere correttamente la richiesta di preventivo e strutturarla per fare in modo di ottenere più informazioni possibili e lasciare meno spazio a interpretazioni di natura soggettiva.
Per sfruttare al meglio tutti gli strumenti offerti dalla tecnologia e velocizzare le tempistiche, la migliore opzione è scrivere una lettera di richiesta di preventivo di spesa in formato digitale e inviarla a tutte le ditte di interesse per mezzo di mail. Un consiglio in tal senso è quello di usare la PEC perché ufficializza la richiesta. Molti preferiscono avere un contatto diretto con il responsabile della ditta magari parlandone a voce ma la forma scritta è quella consigliata. Il preventivo è meglio richiederlo in forma scritta anche perché si riescono a evidenziare con chiarezza le caratteristiche di un intervento, la tipologia di materiale da utilizzare e le dimensioni della propria abitazione. Questo è importante perché la ditta avendo un preventivo scritto, non potrà successivamente capire oppure cambiare il prezzo all’improvviso durante la ristrutturazione. Per fare in modo che ciò avvenga e che si rispettino le normative vigenti che regolano questo genere di attività, è necessario indicare anche il periodo di validità del preventivo. Ad esempio si può inserire sulla richiesta e sul relativo documento di preventivo di spesa che viene prodotto dalla ditta, una validità dei prezzi proposti a 90 giorni dalla data in cui è stato sviluppato. Naturalmente la legge prevede la possibilità che ci siano delle variazioni del prezzo ma a patto che questo avvenga in totale sintonia tra la ditta e il committente. Una classica situazione che potrebbe andare oltre quanto previsto nel preventivo che va allegato al contratto di collaborazione e di affidamento dei lavori, è quella in cui partendo dalla richiesta del committente ci sono cambiamenti nella tipologia di intervento o si scelgano materiali differenti. Da ricordare che la ditta deve produrre un nuovo preventivo di spesa anche durante la fase di ristrutturazione evidenziando i nuovi costi e deve accadere che il committente li accetti altrimenti si farà sempre comunque fede alla richiesta originale. Nella stesura della richiesta di preventivo bisogna proporre l’intestazione indicando i dati della ditta a cui si sta presentando la richiesta e i propri dati personali (almeno nome e cognome). Nel corpo della richiesta si deve indicare la volontà di richiedere un preventivo chiarendo la tipologia di interventi. Per esempio. sostituzione vecchia pavimentazione in marmo con parquet per complessivi 45,7 metri quadrati, rifacimento finiture e rivestimenti bagno con sostituzione pezzi sanitari e box doccia, rifacimento cappotto termico esterno per complessivi 320 metri quadrati. In pratica si va a presentare un elenco di interventi da effettuare allegando una pianta dell’immobile. Per ogni singolo intervento bisogna presentare le dimensioni e la tipologia di materiale che si vuole utilizzare senza andare troppo nel dettaglio, ad esempio se si vuole un parquet si indica parquet prefinito. In aggiunta al termine della richiesta, si va a evidenziare la validità temporale dei prezzi presenti nel preventivo e soprattutto i tempi di consegna dei lavori. Sarebbe buona norma stampare la richiesta di preventivo di spesa firmarla in calce o procedere con la firma digitale.
Dopo avere inviato la richiesta di preventivo di spesa per interventi di ristrutturazione, occorre attendere che le ditte coinvolte elaborino il tutto per sviluppare i conti. Può accadere che la ditta risponda evidenziando l’esigenza di avere maggiori informazioni per sviluppare un preventivo più dettagliato. In questo caso la ditta presenterà dei costi indicativi ma potrebbe avanzare la proposta di effettuare un sopralluogo ritenuto necessario. In realtà questo che potrebbe essere visto con un comportamento non adeguato è invece segnale di professionalità. Infatti, c’è la volontà di sincerarsi della tipologia di lavoro da effettuare, sul posizionamento dell’immobile, su eventuali criticità da dover gestire che potrebbero comportare costi aggiuntivi. Dopo avere effettuato il sopralluogo o comunque quando una ditta risponde con un preventivo, ci si deve aspettare uno sviluppo estremamente minuzioso e specifico. Infatti occorrerebbe che il preventivo affronti in maniera dettagliata ogni singola voce evidenziando la tipologia di materiale che si utilizza per la posa in opera di un nuovo pavimento che potrebbe essere gres porcellanato di dimensioni 90×90 cm, tipo di lavorazione a cui stato sottoposto ed effetto visivo. In questo modo si ottiene un’informazione specifica che permette di effettuare un confronto costruttivo mentre i preventivi in cui si dà un’indicazione molto di massima lasciano troppo margine all’interpretazione e alla discrezione del momento e per cui quando si parla di parquet ci si potrebbe fare riferimento a modelli che costano sui 40 euro al metro quadrato oppure modelli che hanno un valore superiore ai 100 euro a metro quadrato. Occorre avere una visione di insieme omogenea altrimenti si rischia di effettuare un confronto non oggettivo. Per evitare tutto questo, il consiglio è di essere ancora più specifici nella richiesta di preventivo indicando anche qualora fosse necessario il nome dell’azienda di un parquet visionato che potrebbe essere di proprio interesse specificandone lo spessore, il colore e anche il numero di articolo. I preventivi arrivati che non soddisfano le esigenze o comunque presentano dei costi eccessivi, meritano quanto meno una risposta per mezzo di mail nella quale si ringrazia per il tempo dedicato limitandosi a evidenziare come non sia in linea con le proprie aspettative o che c’è stata una proposta di un’altra ditta più vantaggiosa.
Esempio di Lettera Richiesta Preventivo
MODELLO 1 – PREVENTIVO LAVORI EDILI
Oggetto: richiesta di preventivo per ristrutturazione appartamento in _______
Il/La sottoscritto/a ____________________________________, residente in ______________________________, proprietario/a dell’immobile sito in __________________________, piano _____, chiede un Vostro preventivo dettagliato per i seguenti interventi:
demolizione e ricostruzione tramezzi (ca. ____ m²);
rifacimento impianto idraulico e sanitario del bagno (___ m²) e della cucina (___ m²);
posa pavimento in gres porcellanato (ca. ____ m²) e battiscopa;
tinteggiatura completa pareti e soffitti (ca. ____ m²);
adeguamento quadro elettrico e punti luce (n. ____).
Il computo metrico e la planimetria sono allegati. Vi prego di indicare:
costo unitario e totale per ogni voce, comprensivo di materiali;
tempi di esecuzione e data disponibile di inizio cantiere;
condizioni di pagamento e garanzie.
Resto a disposizione per sopralluogo, da concordare al n. _____________ / e-mail ______________________. In attesa di Vostro cortese riscontro, porgo distinti saluti.
Luogo __________________, data ______________
(firma richiedente)
MODELLO 2 – PREVENTIVO SERVIZI IT (RETE E SERVER)
Oggetto: richiesta quotazione infrastruttura di rete e server aziendale
La società ________________________________ S.r.l., con sede in ______________________, P. IVA __________________, richiede una proposta tecnico-economica per la fornitura e configurazione di:
n. ___ switch layer 2 PoE gigabit (___ porte);
cablaggio strutturato Cat 6A (ca. ___ punti rete / ___ m);
server rack 4U con processore ___, RAM ___ GB, storage RAID __ ___ TB;
licenze VMware / Hyper-V;
firewall UTM con ___ utenti;
nonché servizi di installazione, collaudo, migrazione dati e assistenza on-site ___ mesi. Si prega di dettagliare costi hardware, software, manodopera, SLA di risposta e tempistiche di consegna.
Per sopralluogo tecnico potete contattare il referente IT sig./sig.ra __________________ al _____________.
Grazie per l’attenzione. Cordiali saluti.
Sede ________________, data _____________
(timbro e firma autorizzata)
MODELLO 3 – PREVENTIVO CATERING EVENTO
Oggetto: richiesta preventivo catering per evento aziendale del ____
Gent.ma ____________________________________,
la nostra azienda organizzerà il meeting annuale presso ________________________ (indirizzo) il giorno ____ dalle ore : alle ore :. Prevediamo ___ partecipanti tra ospiti e staff.
Desideriamo ricevere un preventivo per:
coffee break di benvenuto (bevande calde, succhi, brioche);
light lunch a buffet (n. ___ portate calde, n. ___ fredde, dessert);
eventuale fornitura personale di sala (n. ___ camerieri) e tovagliato.
Vi chiediamo di specificare costi a persona, eventuali supplementi per intolleranze/gluten free, tempi di allestimento e modalità di pagamento.
Restiamo in attesa della Vostra migliore offerta. Grazie e cordiali saluti.
Luogo ________________, data ___________
(Nome, ruolo, contatti)
MODELLO 4 – PREVENTIVO STAMPE MATERIALI PROMOZIONALI
Oggetto: richiesta offerta per stampa cataloghi e pieghevoli
Con la presente chiediamo un preventivo per:
_______________________________________________
Si prega di indicare prezzo unitario e totale, tempi di consegna presso la nostra sede di __________________ (CAP ______) e modalità di invio file definitivi (PDF/X-1a).
In attesa di cortese offerta, porgiamo distinti saluti.
Luogo ________________, data ___________
(firma)
MODELLO 5 – RICHIESTA PREVENTIVO GENERICO
Oggetto: richiesta preventivo per fornitura __________________________
Spett.le ____________________________________,
il/la sottoscritto/a ________________________________, con sede / domicilio in __________________________________, chiede un Vostro preventivo, non impegnativo, per la fornitura di:
_____________________________________________________;
_____________________________________________________;
_____________________________________________________.
Gradiremmo conoscere prezzi, eventuali sconti quantità, tempi di consegna stimati, spese di trasporto, condizioni di pagamento e garanzia.
Restiamo disponibili per ulteriori chiarimenti ai recapiti _____________ / ___________________. Ringraziando per l’attenzione, porgiamo cordiali saluti.
Città __________________, data ______________
(firma e contatti)
Fac Simile Lettera Richiesta Preventivo
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di richiesta preventivo editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di richiesta preventivo presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di richiesta preventivo può poi essere convertita in PDF, se necessario.
