In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di restituzione documenti al cliente dell’avvocato e proponiamo un fac simile lettera di restituzione documenti al cliente dell’avvocato da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Restituzione Documenti al Cliente dell’Avvocato
L’articolo 33 del Codice Deontologico, nel suo primo comma, sottolinea l’obbligo per l’avvocato di restituire tempestivamente tutti gli atti e i documenti che ha ricevuto dal cliente e dalla parte assistita per l’adempimento dell’incarico affidatogli. Questo include anche l’obbligo di fornire al cliente copie di ogni documento e atto ritenuto necessario per la corretta esecuzione del mandato. Riguardo al compimento di tale dovere, il testo precisa che
-La natura dei documenti, siano essi originali o copie, non influisce sull’obbligo di restituzione.
-Non è richiesto al cliente di fornire motivazioni per la richiesta di restituzione dei documenti.
-Non vi sono limiti temporali imposti al cliente per la richiesta di restituzione dei documenti all’avvocato.
Però, è espressamente vietato all’avvocato consegnare al cliente o alla parte assistita qualsiasi corrispondenza riservata scambiata tra colleghi. Se il cliente decidesse di affidarsi a un nuovo legale, tali comunicazioni possono essere trasferite dal vecchio al nuovo avvocato, che è tenuto al rispetto dello stesso obbligo di riservatezza, come indicato dall’articolo 48, comma 3, del Codice Deontologico.
Il secondo comma dell’articolo 33 stabilisce che l’avvocato non può condizionare la restituzione dei documenti al pagamento dei suoi onorari, dato che la normativa forense esclude espressamente per l’avvocato il diritto di trattenuta sui documenti per mancato pagamento. Un avvocato che si rifiuti di restituire i documenti in assenza del pagamento delle spese legali sarà soggetto a sanzioni disciplinari.
Inoltre, non si considera adempiuto l’obbligo di restituzione nel caso in cui l’avvocato si limiti a rendere disponibili i documenti senza consentire al cliente di prenderne effettivamente possesso, come chiarito dalla decisione del Consiglio Nazionale Forense n. 64/2019.
Queste disposizioni sottolineano che il termine restituire, come utilizzato nel codice deontologico, implica un’azione proattiva da parte dell’avvocato e non la semplice disponibilità del materiale richiesto, come confermato nella decisione CNF n. 87/2015.
Il terzo comma dell’articolo 33 del Codice Deontologico conferisce all’avvocato il diritto di trattenere e archiviare copie della documentazione fornita dal cliente, indipendentemente dall’approvazione di quest’ultimo. Questa disposizione garantisce che l’avvocato possa mantenere un archivio delle attività svolte, salvaguardando sia gli interessi professionali che quelli del cliente.
L’ultima sezione dell’articolo 33 stabilisce le conseguenze in caso di inadempienza da parte dell’avvocato rispetto all’obbligo di restituzione dei documenti. Se l’avvocato viola questo dovere, sarà soggetto a un avvertimento, una sanzione disciplinare riservata a violazioni di minore entità, quando si presume che l’incolpato non ripeterà l’infrazione. L’avvertimento funge da richiamo formale all’avvocato, esortandolo a non commettere ulteriori violazioni.
Nel caso in cui l’avvocato eserciti un diritto di ritenzione non giustificato sui documenti del cliente, si applicherà una sanzione più severa: la censura. Questa rappresenta un rimprovero formale che evidenzia la gravità del comportamento scorretto, segnalandolo come inaccettabile all’interno della professione legale.
Nella lettera di restituzione documenti al cliente da parte dell’avvocato, è essenziale che il testo sia chiaro e contenga tutti i dettagli necessari per informare il cliente sulla restituzione dei documenti in modo preciso e professionale. La lettera dovrebbe iniziare con un’intestazione formale che include i dati dell’avvocato e dello studio legale, oltre alla data di redazione della lettera. Segue un indirizzo di destinazione personalizzato, che assicura al cliente di sapere che la comunicazione è specificamente rivolta a lui.
L’introduzione della lettera è il punto in cui l’avvocato comunica il motivo della missiva, ovvero la restituzione dei documenti relativi a un particolare caso o incarico. Qui, è importante essere specifici riguardo all’incarico in questione per evitare confusione. La parte centrale della lettera dovrebbe dettagliare i documenti che vengono restituiti, descrivendo brevemente ciascun documento per assicurare che non ci siano ambiguità sulla natura dei documenti restituiti. Mentre si evitano elenchi puntati formali, questa sezione può essere organizzata in modo che ogni documento sia chiaramente identificabile.
Dopo avere informato il cliente sui documenti che stanno per essere restituiti, è utile includere informazioni su come verranno consegnati, per esempio, se tramite corriere, posta elettronica o altro. Questo aiuta a stabilire le aspettative per la ricezione dei documenti.
Infine, è bene concludere la lettera esprimendo disponibilità per ulteriori chiarimenti o assistenza, segno di professionalità e di apertura nei confronti del cliente. La chiusura formale precede la firma dell’avvocato, che conferisce autenticità alla comunicazione.
In sostanza, la lettera di restituzione documenti al cliente dovrebbe essere redatta in modo da comunicare chiaramente e professionalmente le informazioni relative alla restituzione dei documenti, garantendo che il cliente sia pienamente informato e che la procedura venga percepita come gestita con la massima cura e attenzione.
Modello di Lettera di Restituzione Documenti al Cliente dell’Avvocato
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di restituzione documenti al cliente dell’avvocato editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di restituzione documenti al cliente dell’avvocato presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di restituzione documenti al cliente dell’avvocato può poi essere convertita in PDF, se necessario.
