In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di offerta di prodotti e servizi e proponiamo un fac simile di lettera di offerta di prodotti e servizi da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Offerta di Prodotti e Servizi
Le lettere di offerta possono essere classificate in tre tipi diversi: offerte di personale o lettere di richiesta di lavoro, offerte di servizi professionali e offerte di prodotti.
Nel primo caso una persona che cerca lavoro si offre per un posto fisso o per una collaborazione part-time. In questo tipo di lettera è indispensabile curare particolarmente anche la forma e il tono del testo, dovendo fornire un’immagine positiva, cioè suscitare nel lettore un’impressione favorevole nei confronti del mittente. Può anche trattarsi di un libero professionista, che offre i suoi servizi alle aziende come consulente esterno.
Nella stesura della propria offerta di collaborazione, il proponente deve esporre in modo sintetico e chiaro i vari interessi e le motivazioni che lo spingono a proporre la propria collaborazione. Sintetico non significa comunque telegrafico, perché questo modo di scrivere potrebbe risultare poco chiaro. Ricordiamo a questo proposito che la precisione e il dettaglio non sono due elementi contrastanti, ma anzi complementari. Si dovrà dunque cercare di definire con chiarezza la propria attività, le proprie conoscenze e l’esperienza concreta maturata, nonché le proprie aspirazioni e richieste. Non bisogna mai dimenticare che, in un certo senso, si sta cercando di “vendere se stessi” e che quindi è importante farsi una buona pubblicità.
In qualsiasi offerta di lavoro o di servizi l’elemento fondamentale è costituito dall’originalità, che deve superare due ostacoli quasi sempre molto difficili: la concorrenza e la diffidenza nei confronti delle novità.
Contro la concorrenza si può lottare offrendo condizioni migliori e un servizio più qualificato rispetto agli altri, mentre per quanto riguarda la diffidenza, si tratta di un sentimento che in genere sparisce quando si possiedono buone referenze commerciali (da parte delle ditte con le quali si è lavorato, delle aziende che hanno usufruito dei servizi offerti dall’interessato, delle banche o istituzioni che possono garantire o anche dei singoli che abbiano rapporti con l’attività imprenditoriale o professionale del “candidato”).
Queste lettere di offerte di collaborazione sono quasi sempre accompagnate da un curriculum vitae; anche se l’azienda destinataria decide di rispondere negativamente, è possibile che conservi nei propri schedari una copia di tutti i curricula giudicati interessanti, per “riesumarli” in caso di successive necessità. Per quanto riguarda il curriculum, si tratta quasi sempre di un documento personale, anche se sono frequenti i curricula di imprese, società ed enti, utilizzati in particolare per i concorsi internazionali e per la realizzazione di opere di grande importanza. Indipendentemente dalle sue caratteristiche, il curriculum ha sempre la finalità di offrire una buona immagine del candidato in previsione di un determinato incarico e di servire come strumento di promozione dei meriti e delle esperienze personali. Un curriculum, pertanto, deve sempre contenere i seguenti punti:
-Dati personali (anagrafici: nascita, residenza ecc.).
-Studi compiuti (titoli acquisiti, lingue conosciute, corsi frequentati ecc.).
-Esperienza lavorativa (iter completo delle varie fasi o passaggi di carriera, variazione di mansioni, eventuali cambiamenti di azienda ecc.).
-Obiettivi di lavoro (retribuzione attuale e desiderata, aspirazioni ecc.).
-Altre conoscenze (scolastiche, professionali, culturali, interessi e hobbies specifici, sport praticati ecc.).
-Eventuali referenze.
Il tipo più comune di curriculum illustra in modo schematico ma completo e chiaro, gli elementi sopraindicati. Questo primo tipo, detto funzionale, è incentrato sul tipo di lavoro richiesto e tralascia ogni altro dato accessorio; va accompagnato dalla documentazione che accredita la veridicità delle asserzioni contenute, anche se talvolta tale documentazione viene presentata solo in un secondo momento, quando l’offerta di collaborazione è già stata considerata positivamente.
Le lettere di offerta di lavoro e di servizi professionali, così come quelle di offerta di prodotti, sono di fatto lettere “promozionali” in senso generalmente commerciale, cioè di motivazione all’acquisto e, di conseguenza, presentano una certa affinità con le circolari pubblicitarie e quelle di vendita per corrispondenza. Rientrano tra queste, in particolare, le offerte di servizi che istituti bancari, associazioni, scuole, enti ecc. presentano ai propri clienti quando aggiungono nuove prestazioni o migliorano il “pacchetto” di quelle che già offrono. In genere si tratta di circolari, ossia di lettere stampate che vengono spedite a un gran numero di persone (sia clienti già acquisiti, che nuovi potenziali clienti).
In questo tipo di testo è importante, come sempre, una redazione semplice ed elegante.
La brevità e la concisione non devono però essere eccessive, mentre le spiegazioni circa i vantaggi del servizio offerto saranno sempre ben chiare.
Bisogna distinguere le lettere che un professionista o una ditta inviano ai propri clienti abituali per annunciare un servizio aggiuntivo o un prodotto aggiornato, un’offerta di prezzi ecc., da quelle lettere che si inviano invece per far conoscere e offrire servizi o prodotti per la prima volta. In quest’ultimo caso, oltre a limitare l’invio a quei destinatari per i quali l’offerta può avere un interesse concreto (aziende o persone singole), è preferibile puntare sulla serietà, la solvibilità e la competenza professionale dell’offerente, aggiungendo qualche referenza di prestigio.
Le lettere di offerta vengono inviate da una azienda all’altra o ai rappresentanti di zona.
Desiderando ottenere l’esclusiva (di marca e/o di zona) o una determinata rappresentanza, è per esempio importante esporre con chiarezza la propria conoscenza della città o della zona in cui si intende svolgere la propria attività, oltre che, naturalmente, l’eventuale disponibilità di un proprio “portafoglio” clienti; nel caso in cui non si possieda una precisa conoscenza del prodotto che si rappresenterà, a maggior ragione è importante precisare nella propria offerta che si conta su numerosi rapporti tra i possibili consumatori del prodotto.
Ogni lettera nella quale si presenta un’offerta (di lavoro, di servizi, di prodotti ecc.) deve essere redatta in modo da captare immediatamente l’attenzione e l’interesse del lettore. Per fare ciò è importante esporre l’argomento con chiarezza, sottolineando i vantaggi, in termini di benefici concreti per l’acquirente, che l’oggetto dell’offerta può comportare e soprattutto evitando le esagerazioni. Ai “regali” disinteressati e ai “miracoli” non crede più nessuno, specialmente in campo commerciale.
Le promesse non mantenute sono quanto mai controproducenti: si trasformano infatti nel migliore argomento a favore della concorrenza. È inoltre importante la brevità: cercare perciò di non dilungarsi inutilmente, evitando le formule vuote, retoriche, altisonanti e. inutili.
Nel caso di un’azienda che offre i propri articoli, il tono adottato nella relativa lettera dovrà uniformarsi ai seguenti cinque principi fondamentali:
-Non infastidire il destinatario con frasi autoritarie né con espressioni servili. Un semplice “Pensiamo che voi sarete interessati …” è più che sufficiente.
-Se un produttore fa un’offerta a un venditore, dovrà ricordare che questi non ignora le qualità generali o l’utilità dei prodotti in questione, per cui sarà preferibile concentrare piuttosto l’attenzione sui vantaggi particolari del proprio prodotto e della propria offerta (non ci sarà bisogno di spiegare l’utilità di una scrivania, ma sarà invece opportuno evidenziare il design rivoluzionario ed ergonomico del modello presentato, molto funzionale, adatto ai fini specifici dei potenziali clienti e al tempo stesso esteticamente valido).
-I commercianti impegnati nella vendita diretta mostrano sempre un particolare interesse nei confronti di un prodotto che si vende in fretta. Se si tratta quindi di pianificare una campagna di sviluppo o di vendite su larga scala, si dovrà informarne il commerciante, sottolineando bene questo aspetto nella propria lettera.
-Vanno menzionati anche gli ordini già acquisiti circa il prodotto che si offre, specificando se provengono dalla zona in cui agisce il destinatario dell’offerta.
-Quando si offre un prodotto a un vecchio cliente che negli ultimi tempi non ha fatto ordini è opportuno chiederne i motivi. La risposta potrebbe anche essere accompagnata da un nuovo ordine.
Si tratta di regole semplici da seguire.
Fac Simile Lettera di Offerta di Prodotti e Servizi
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di offerta di prodotti e servizi editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di offerta di prodotti e servizi presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di offerta di prodotti e servizi può poi essere convertita in PDF, se necessario.
