In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera formale di richiesta documenti e proponiamo un fac simile lettera formale di richiesta documenti da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera Formale di Richiesta Documenti
Immagina di aver bisogno di alcuni documenti importanti da un’altra persona o da un’organizzazione, come un certificato, un report o forse una copia di un contratto. Per ottenerli, potresti decidere di scrivere una lettera, ma non una qualsiasi: una lettera formale di richiesta documenti. Questo tipo di lettera è un po’ come bussare educatamente alla porta di qualcuno, chiedendo cortesemente di ricevere qualcosa che ti serve.
Una lettera formale di richiesta documenti è quindi un modo per comunicare ufficialmente la tua necessità di ottenere certi documenti, esprimendo la tua richiesta in modo chiaro, educato e diretto. È come vestire la tua richiesta con un abito elegante per mostrare rispetto e serietà, facendo capire che quello che stai chiedendo non è un favore leggero, ma una questione importante.
Nella lettera, ti presenterai e spiegherai chi sei, forse menzionando il tuo ruolo o la tua relazione con la persona o l’entità a cui stai scrivendo. Poi, entrerai nel cuore della questione: i documenti di cui hai bisogno. Qui, è importante essere il più specifici possibile, descrivendo esattamente quali documenti stai cercando e, se lo sai, per quale motivo ti servono. Questo aiuta chi riceve la tua lettera a capire la tua richiesta e a rispondere più efficacemente.
Potresti anche spiegare perché questi documenti sono importanti per te, soprattutto se la loro consegna è urgente o legata a scadenze. E, naturalmente, non dimenticherai di dire “per favore” e di ringraziare il destinatario in anticipo per il tempo e l’attenzione dedicati alla tua richiesta. Chiudendo la lettera, fornirai i tuoi contatti, invitando la persona a raggiungerti per qualsiasi domanda o chiarimento.
Una lettera formale di richiesta documenti diventa lo strumento di comunicazione prediletto in vari scenari dove è necessario ottenere documentazione ufficiale o informazioni rilevanti per motivi personali, professionali, legali o accademici. Questo tipo di lettera si rivela utile in situazioni in cui la formalità è richiesta per sottolineare la serietà della richiesta e per incoraggiare una risposta tempestiva e appropriata dal destinatario.
In ambito professionale, per esempio, potresti aver bisogno di richiedere la documentazione relativa a precedenti impieghi, come certificati di lavoro o lettere di referenze, specialmente quando stai cambiando lavoro e il tuo nuovo datore di lavoro desidera verificare la tua esperienza lavorativa. Le aziende spesso inviano lettere formali ad altre aziende o istituzioni per ottenere contratti firmati, relazioni finanziarie o documenti legali che sono necessari per transazioni future, audit o per motivi di conformità normativa.
Nel contesto accademico, studenti o ricercatori possono inviare lettere formali per richiedere trascrizioni ufficiali, diplomi, certificati di laurea o lettere di raccomandazione. Questi documenti sono spesso richiesti per l’ammissione a programmi di studio superiori, borse di studio o opportunità di ricerca.
Per questioni legali, individui o avvocati potrebbero dover richiedere documenti ufficiali come atti di nascita o altri documenti giudiziari che sono essenziali per procedimenti legali, come la gestione di testamenti, divorzi o adozioni.
Nel campo immobiliare, sia i compratori che i venditori possono trovarsi a dover richiedere documenti quali visure catastali, certificati di agibilità o atti di proprietà. Questi documenti sono cruciali per verificare la legalità delle transazioni immobiliari e per assicurare che tutte le informazioni relative alla proprietà siano corrette e aggiornate.
In ambito finanziario e bancario, la richiesta di estratti conto dettagliati, lettere di credito o documentazione relativa a prestiti e mutui attraverso una lettera formale può essere necessaria per la pianificazione finanziaria personale, per la gestione aziendale o per soddisfare requisiti legali e fiscali.
In ogni caso, la lettera formale di richiesta documenti serve come un ponte di comunicazione ufficiale tra la parte richiedente e l’entità che detiene i documenti, garantendo che la richiesta sia presa seriamente e trattata con la dovuta urgenza e precisione. La chiarezza, la cortesia e la precisione nella formulazione di queste lettere sono essenziali per facilitare il processo di ottenimento dei documenti necessari.
Scrivere una lettera formale di richiesta documenti richiede precisione e chiarezza per assicurarsi che la tua richiesta sia compresa correttamente e trattata in modo efficiente. Ecco come procedere
-Intestazione e Dati del Mittente
Inizia con il tuo nome completo, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email in alto a sinistra della pagina. Questi dati sono cruciali per permettere al destinatario di identificarti facilmente e di sapere come risponderti. Segui con la data attuale, posizionata sotto i tuoi dati personali o sul lato destro della pagina.
-Dati del Destinatario
Sotto la data, inserisci il nome completo del destinatario e l’indirizzo completo dell’ente o dell’organizzazione a cui stai inviando la lettera. Assicurati di usare la forma di cortesia appropriata e di verificare l’esattezza dell’indirizzo.
-Saluto
Inizia la lettera con un saluto formale, come “Gentile [Nome e Cognome],” o “Egregio Dott./Dott.ssa [Cognome],”. Se non conosci il nome del destinatario, puoi usare una formula generica come “Gentili Signori,”.
-Corpo della Lettera
Introduzione: Apri il corpo della lettera presentandoti brevemente e spiegando il motivo della tua richiesta. Mantieni un tono cortese e diretto.
-Dettagli della Richiesta: Qui devi essere il più specifico possibile. Indica chiaramente quali documenti stai richiedendo, includendo tutti i dettagli pertinenti come numeri di identificazione, date o altri riferimenti specifici che possono aiutare il destinatario a individuare i documenti richiesti. Se è rilevante, spiega brevemente perché hai bisogno di questi documenti.
-Scadenza: Se hai bisogno di ricevere i documenti entro una certa data, menziona questa scadenza, spiegando cortesemente che la tempestiva ricezione dei documenti è importante per te.
-Ringraziamento e Disponibilità per Ulteriori Informazioni: Concludi il corpo della lettera ringraziando il destinatario per l’attenzione e la collaborazione. Offriti anche di fornire ulteriori informazioni o documentazione se necessario.
-Chiusura
Concludi la lettera con un saluto formale come “Cordiali saluti,” seguito dalla tua firma (se invii la lettera in formato cartaceo) e dal tuo nome stampato sotto la firma. Se la lettera è inviata per email, includere il tuo nome completo dopo il saluto è sufficiente.
-Allegati
Se nella tua lettera fai riferimento a documenti allegati, assicurati di elencarli chiaramente alla fine della lettera sotto la dicitura “Allegati:” seguita da un elenco dei documenti che stai inviando insieme alla lettera.
Ricorda, la chiave per una lettera formale di richiesta documenti efficace è la chiarezza. Essere precisi sui documenti richiesti e sul motivo della richiesta può fare la differenza nel ricevere una risposta tempestiva e completa.
Esempio di Lettera Formale di Richiesta Documenti
Modello 1 – Generico
Oggetto: Richiesta di trasmissione documentazione
Spett.le [Denominazione destinatario],
con la presente, il/la sottoscritto/a ____________________________, nato/a a ____________ il __, Codice Fiscale ______________________, chiede cortesemente l’invio in copia dei seguenti documenti relativi a ______________________________, necessari per _________.
Si prega di voler trasmettere la documentazione entro 15 giorni dal ricevimento della presente, preferibilmente in formato PDF all’indirizzo e-mail/PEC ______________________ oppure, in alternativa, mediante plico raccomandato al recapito sottoscritto in calce.
Ringraziando per la disponibilità, resto a disposizione per ulteriori chiarimenti.
Distinti saluti.
Firma ____________________________
Indirizzo ________________________
Telefono _________________________
PEC / e-mail _____________________
Modello 2 – Alla Pubblica Amministrazione (accesso agli atti ex L. 241/1990)
Oggetto: Istanza di accesso ai documenti amministrativi – art. 22 ss. L. 241/1990
Il/La sottoscritto/a ______________________________, in qualità di ______________________, interessato/a al procedimento n. ________, chiede di poter prendere visione ed estrarre copia degli atti e dei provvedimenti relativi alla pratica in oggetto, in particolare:
– _______________________________________________;
– _______________________________________________.
Motivo della richiesta: tutela dei propri interessi giuridici in relazione a ____________________________________.
Si indica come modalità di rilascio la trasmissione digitale all’indirizzo PEC ______________________________.
Si allega copia del documento di identità.
Cordiali saluti.
Firma ____________________________
Modello 3 – A un fornitore per manuali tecnici e certificazioni
Oggetto: Richiesta manuali d’uso e certificazioni di conformità – ordine n. _____
Con riferimento all’ordine sopracitato, consegnato in data ____, si richiede l’invio dei seguenti documenti indispensabili per il collaudo e la messa in servizio delle apparecchiature:
– Manuale d’uso e manutenzione in lingua italiana;
– Dichiarazione di Conformità CE e relativa marcatura;
– Report di collaudo interno con risultati delle prove funzionali.
Ai sensi del D.Lgs. 81/2008 e della Direttiva Macchine, tali documenti devono accompagnare il bene fornito. Si chiede pertanto di trasmetterli entro e non oltre 5 giorni lavorativi all’indirizzo tecnico@azienda.it. In difetto, l’accettazione definitiva resterà sospesa.
Ringraziando per la sollecitudine, si porgono distinti saluti.
[Nome Cognome]
Responsabile Acquisti – [Azienda]
Modello 4 – All’Ufficio Risorse Umane (copia fascicolo personale)
Oggetto: Richiesta copia documentazione presente nel fascicolo personale
Il/La sottoscritto/a ______________________________, dipendente matricola n. ________, ai sensi dell’art. 7, co. 2, L. 300/1970 e dell’art. 15 GDPR, chiede di ricevere copia integrale dei documenti presenti nel proprio fascicolo personale, ivi compresi: contratto individuale di lavoro, lettere di variazione, schede di valutazione, attestati formativi e provvedimenti disciplinari eventualmente archiviati.
Si prega di rendere disponibile la documentazione entro 30 giorni, preferibilmente in formato elettronico.
Ringraziando per la collaborazione, porgo cordiali saluti.
Firma ____________________________
Modello 5 – All’Università (certificato esami e attestato laurea)
Oggetto: Richiesta certificato storico esami e attestato di laurea
Il/La sottoscritto/a ____________________________, nato/a a ____________ il ____, matricola n. __________, laureato/a in __________________ in data //, chiede il rilascio dei seguenti documenti:
– certificato storico degli esami sostenuti con votazioni;
– attestato sostitutivo di laurea in carta semplice ai sensi dell’art. 40 DPR 445/2000.
I certificati sono necessari per la partecipazione al concorso pubblico indetto da ____________________, con scadenza il ____.
Si richiede l’invio via PEC all’indirizzo ______________________________. Allegata copia del documento di identità.
Ringraziando per la sollecita attenzione, si porgono distinti saluti.
Firma ____________________________
Modello di Lettera Formale di Richiesta Documenti
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera formale di richiesta documenti editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera formale di richiesta documenti presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera formale di richiesta documenti può poi essere convertita in PDF, se necessario.
