In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di aumento prezzi e proponiamo un fac simile di lettera di aumento prezzi da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Come Scrivere una Lettera di Aumento Prezzi
Comunicare un aumento dei prezzi di listino ai propri clienti non è certamente un compito semplice, ma è spesso una necessità che professionisti ed aziende si trovano a dover gestire per far fronte ai costi di produzione in aumento, derivanti dall’acquisizione di seniority ed esperienza o, nei casi peggiori, alle difficoltà del mercato. Anche se parlare di denaro è una scelta da valutare attentamente, esistono alcune strategie oratorie che possono essere adottate per rendere questa comunicazione il più efficace e delicata possibile.
In questo articolo, esploreremo alcune domande interessanti riguardo a come scrivere una lettera che informa i clienti dell’aumento dei prezzi, come ad esempio: qual è il modo migliore per farlo senza incrinare i rapporti? Quali sono gli elementi chiave da includere in una lettera di comunicazione e quelli da escludere? Come gestire le possibili reazioni negative dei clienti? Come puoi vedere, gli aspetti da considerare sono molti. Non perdiamo altro tempo quindi, e scopriamo subito insieme come scrivere una lettera per comunicare un aumento dei prezzi di listino in modo efficace e professionale.
Per dare vita ad una comunicazione efficace, molta della tua attenzione dovrà essere focalizzata sull’uso di un linguaggio e di una terminologia appropriati. Prima ancora di prendere carta e penna o di buttare giù una bozza sul PC, ti consigliamo quindi di fare mente locale e rispolverare alcuni termini idonei. A nostro parere, è importante utilizzare un linguaggio chiaro, professionale e rispettoso. Se vuoi fare una buona impressione sul cliente, è molto importante che ti dimostri onesto e trasparente sin da subito, esponendo in modo cristallino i motivi dell’aumento dei prezzi, senza esagerare con l’ampollosità né iniziando a lamentarti in modo sconsiderato delle scelte del governo
Evita quindi il più possibile di utilizzare un linguaggio aggressivo o offensivo, avendo cura di delineare senza troppi giri di parole la natura e l’entità dell’aumento dei prezzi. Se lo ritieni necessario, fornisci eventuali spiegazioni o giustificazioni per l’aumento dei prezzi, come ad esempio i costi di produzione in aumento o i cambiamenti del mercato;
Trovata una buona base per le parole da utilizzare, puoi iniziare a comporre il tuo messaggio attenendoti a questa struttura, che ritrovi nel modello fac simile riportato sotto e che puoi compilare a seconda delle tue esigenze.
-Intestazione. In questa sezione dovrai inserire tutte le informazioni riguardanti il mittente e il destinatario della lettera, così come la data e l’oggetto della stessa. Se scrivi su carta intestata, puoi evitare di scrivere i tuoi riferimenti, riportando solamente gli indirizzi ed i recapiti del destinatario. Se invece scrivi una lettera su foglio bianco, allora riporta i tuoi riferimenti in alto a sinistra.
-Saluti iniziali e introduzione. Questa parte è composta dai saluti (i quali si esprimono semplicemente indicando il nome e cognome del destinatario preceduto dal suo titolo e da un aggettivo come “Gentile” “Spettabile” “Egregio”) e da una breve apertura che introduce il tema della lettera. Eventualmente puoi utilizzarla per presentarti se sei un nuovo responsabile del reparto o fai da poco parte della squadra.
-Corpo principale. All’interno della sezione centrale della lettera, la quale deve necessariamente essere preceduta da un’idonea introduzione, potrai iniziare ad elencare tutti gli argomenti principali della comunicazione. Innanzitutto, ricorri ad una formula adeguata per indicare l’aumento dei prezzi. Dopo aver espresso il tema, specifica le motivazioni che ti hanno portato a tale decisione e le date di entrata in vigore dell’aumento.
Fatto ciò potrai fornire ulteriori dettagli e spiegazioni riguardo alle ragioni dell’aumento dei prezzi, come ad esempio le più recenti modifiche a livello di domanda e offerta, l’aumento dei prezzi dei fornitori ec. Terminata l’esposizione dei fatti, è il momento di dedicarti alla relazione con il cliente. Per farlo nel modo giusto, metti in evidenza l’importanza del rapporto che avete costruito negli anni, sottolineandone l’importanza per l’azienda. Ricorda al tuo cliente che se anche i prezzi aumenteranno, il valore dei servizi offerti sarà il medesimo se non migliore. Ricorda inoltre di includere al termine delle suddette parti anche una o più offerte di sconti e alternative per mitigare l’impatto dell’aumento dei prezzi, come ad esempio una nuova promozione dei pacchetti sconto o addirittura la possibilità di richiedere servizi aggiuntivi.
-Conclusioni. Prima di passare ai saluti, ringrazia il tuo cliente per l’attenzione dedicata e per la collaborazione finora portata avanti. Infine, invita i tuoi clienti a contattarti per eventuali domande o richieste di chiarimento circa il nuovo listino, mettendo a disposizione se necessario anche un contatto personale e che non si limiti a ricondurli al centro assistenza clienti. Infine, concludi la lettera con una formula come “certo della sua comprensione” e inserisci un saluto formale seguito dal tuo nome e cognome e della tua firma.
Ora che tutte le parti elencate sono state compilate, non ti resta che scegliere la migliore modalità di spedizione del messaggio. Tra le opzioni più idonee troviamo indubbiamente l’invio di una comunicazione cartacea via posta, che ti permette di personalizzare al massimo il messaggio inserendo nella busta stessa eventuale materiale informativo relativo a nuovi servizi.
In alternativa, potrai scegliere di inviare la lettera anche via mail, abbattendo nettamente i tempi ed i costi dell’operazione. Tramite posta elettronica potrai raggiungere tutti i clienti nel medesimo istante, elencando nel corpo del testo eventuali link che permettono loro di accedere a sconti personalizzati e altri vantaggi.
Se lo ritieni opportuno infine, ricorda di accennare l’aumento dei prezzi anche sui tuoi canali ufficiali come social network e siti web, in modo da risultare ulteriormente trasparente e diretto. In questo modo i tuoi clienti avranno modo di effettuare una verifica oggettiva dell’aumento dei prezzi. In conclusione, possiamo dire che indipendentemente dal metodo scelto, è sempre importante fornire ai propri clienti informazioni chiare riguardo all’aumento dei costi e delle tariffe, così da non presentare sorprese in fattura che potrebbero incrinare rapporti solidi costruiti negli anni.
Fac Simile Lettera Aumento Prezzi
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di aumento prezzi editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di aumento prezzi presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di aumento prezzi può poi essere convertita in PDF, se necessario.
