In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di scuse per ritardo consegna merce e proponiamo un fac simile di lettera di scuse per ritardo consegna merce da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Scuse per Ritardo Consegna Merce
Chi gestisce un ecommerce sa bene quanto non sia sempre semplice gestire i flussi degli ordini, i resi e tutto ciò che attiene al mondo delle vendite online.
I ritardi nelle spedizioni possono avere numerose e disparate cause, dai problemi logistici, come sovraccarico dei magazzini o mancanza di mezzi di trasporto, alle condizioni meteorologiche avverse, ai controlli doganali se si spedisce all’estero, ai ritardi nella produzione o nel confezionamento sino agli errori umani che ovviamente possono capitare e non sempre è possibile eliminarli.
Questi fattori possono influire sul flusso regolare delle operazioni di trasporto e causare ritardi nella consegna delle merci. È fondamentale sia che le aziende adottino misure per affrontare tali problemi, come una gestione efficiente, la pianificazione delle risorse e sia che comunque mantengano una comunicazione trasparente con i clienti.
I ritardi possono capitare, non è un dramma ma a volte per il cliente questo può generare un senso di sfiducia e frustrazione soprattutto se si tratta di un ritardo importante in termini di tempo o se la merce che si aspettava serviva per una determinata data.
Ovviamente all’utente non sono noti tutti i meccanismi che ci sono dietro i processi di spedizione e spesso un ritardo è visto come una mancanza di serietà da parte del venditore e quindi questo potrebbe decidere di non acquistare più presso lo stesso shop.
Porre rimedio ad una spedizione giunta a destinazione in ritardo è possibile, ovviamente a patto che l’azienda lo voglia.
Sicuramente un primo passo, comunque molto importante, consiste nello spiegare le motivazioni per cui si è creata questa situazione e scusarsi sinceramente. In seguito si può decidere di offrire in cambio un omaggio, un buono sconto o ciò che si ritiene opportuno.
Lo scopo di una lettera di scuse per ritardo nella consegna della merce consiste in una missiva in cui il venditore spiega le ragioni ed eventualmente si offre di porre rimedio. Ma quale dovrebbe essere idealmente il contenuto della lettera? Vediamolo insieme.
Nella lettera di scuse per il ritardo nella consegna delle merci, è opportuno utilizzare un tono formale e professionale, ma che al tempo stesso possa risultare cortese e rispettoso, dimostrando empatia e comprensione per l’inconveniente causato al destinatario. Meglio evitare toni difensivi o aggressivi e cercare, invece, di comunicare apertamente le scuse sincere dell’azienda.
L’obiettivo è sostanzialmente quello di trasmettere un senso di responsabilità e impegno nei confronti del cliente affinché possa tornare a comprare in futuro, nonostante il ritardo.
L’oggetto è la parte che introduce brevemente il contenuto della lettera, è insomma una frase che lascia intendere al destinatario quale sarà appunto l’oggetto in questione.
Nonostante possa apparire come una sezione poco importante, in realtà è bene scriverla correttamente infatti, soprattutto se si tratta di una mail o PEC, queste non sempre vengono lette perché si teme possa essere spam o comunque che possa trattarsi di un contenuto poco interessante. Scrivere bene un oggetto fa sì che la mail venga letta ed in questo caso una dicitura appropriata potrebbe essere “Lettera di scuse per ritardo della consegna dell’ordine n. *inserire riferimento dell’ordine*”.
Nella parte iniziale della lettera è prima di tutto necessario presentarsi, quindi ad esempio scrivere il proprio nome o quello del brand per permettere al destinatario di identificarti correttamente.
In seguito, si passa a spiegare le motivazioni che hanno portato all’invio della lettera.
Il corpo della lettera è la parte più importante, è cioè quella in cui il mittente si scusa per l’accaduto e per gli eventuali disagi che il ritardo ha potuto causare. All’interno di questa sezione si può decidere di adottare una linea di massima trasparenza in cui si spiega a fondo il problema che ha determinato il ritardo della consegna oppure, in alternativa, è possibile spiegare la situazione senza scendere troppo nei dettagli.
Un consiglio che può tornarti utile è quello di non inventare nulla e non impelagarsi in spiegazioni o scuse poco credibili, è molto importante che il cliente non si senta preso in giro e che colga la sincerità delle scuse che si stanno porgendo.
Se il ritardo è stato particolarmente grave, allora si potrebbe valutare l’ipotesi di cercare di rimediare allo stesso, per quanto possibile.
Ovviamente il fine non è quello di risarcire il cliente dal momento che i ritardi possono capitare e comunque non è possibile ripristinare la situazione, bensì quello di fidelizzare il cliente e fare in modo che possa tornare a comprare nuovamente e che possa non fare cattiva pubblicità al brand solo per un ritardo nella consegna delle merci.
Per esempio, i clienti potrebbero apprezzare l’invio di un buono o un codice sconto da utilizzare sugli ordini successivi oppure un rimborso parziale. Il segreto, anche in questo caso, è quello di non esagerare e di fare in modo che le scuse sembrino sincere e non solo un modo per non perdere clienti.
Infine, come sempre la parte finale di una lettera o di una mail è quella destinata alle conclusioni ed ai saluti ed anche in questo caso la forma resta questa. Ricorda di rinnovare un’ultima volta le tue scuse ed invita il cliente ad utilizzare nuovamente il servizio.
Chiudi il tutto semplicemente inserendo dei saluti, la data di invio della lettera ed una firma.
Esempio Lettera di Scuse per Ritardo Consegna Merce
Modello 1 – Generico
Oggetto: nostre scuse per il ritardo nella consegna dell’ordine n. ______
Gentile [Nome Cliente],
siamo spiacenti di informarLa che la spedizione dell’ordine indicato in oggetto subirà uno slittamento di ___ giorni rispetto al termine pattuito. Il ritardo è dovuto a circostanze operative impreviste presso il nostro centro logistico. Ci scusiamo sinceramente per il disagio arrecato e confermiamo che la merce sarà affidata al corriere entro il ____.
Rimaniamo a disposizione per ulteriori chiarimenti e La ringraziamo per la comprensione.
Cordiali saluti
[Firma]
[Ruolo – Azienda]
Modello 2 – Fornitore a rivenditore (mancata produzione)
Oggetto: ritardo consegna lotto n. ______ – spiegazioni e nuovo cronoprogramma
Spett.le [Ragione Sociale],
con riferimento al contratto n. __, comunichiamo che l’evasione del lotto sopraindicato è slittata a causa di un guasto imprevisto alla linea di verniciatura. I pezzi saranno completati entro il 25 del mese e spediti immediatamente con trasporto espresso a nostro carico; l’arrivo presso il Vostro magazzino è stimato per il ___.
Ci rendiamo conto del disagio sull’esposizione dei Vostri scaffali e, a titolo di ristoro, riconosceremo uno sconto commerciale del 4 % sul valore netto della fornitura.
Restiamo a disposizione per qualsiasi esigenza di pianificazione.
Distinti saluti
[Firma]
Direzione Produzione – [Azienda]
Modello 3 – Importatore a catena retail (blocco doganale)
Oggetto: posticipo consegna container n. ______ – motivi doganali
Gentile [Buyer/Retail Manager],
purtroppo il container contenente la collezione «[Linea]» è stato sottoposto a ispezione doganale aggiuntiva nel porto di Genova, con conseguente fermo operativo di circa dieci giorni. I controlli sono di natura documentale e non dipendono da difformità della merce. Prevediamo lo svincolo entro il ___ e la riconsegna ai Vostri hub tra il ___ e il ___ (tempo di transito incluso).
Per ridurre l’impatto sui lanci nei punti vendita spediremo via aerea un primo assortimento di articoli best-seller entro 48 ore a nostre spese. Seguirà un report puntuale sull’avanzamento.
Ci scusiamo per l’inconveniente e confermiamo il massimo impegno per limitare ogni ulteriore ritardo.
Cordiali saluti
[Firma]
Logistics Director – [Società]
Modello 4 – E-commerce a consumatore (cupone omaggio)
Oggetto: ci dispiace per il ritardo del Suo pacco n. ______
Gentile [Nome],
abbiamo verificato che la consegna del Suo ordine è stata rinviata di due giorni per problemi di smistamento nel centro del corriere. Comprendiamo il disagio e Le porgiamo le nostre scuse. Il pacco è ora in transito e Le verrà recapitato entro il ____ (tracking ______).
Per ringraziarLa della pazienza Le inviamo un codice sconto del 15 % («SC15-GRAZIE») valido sul Suo prossimo acquisto entro 90 giorni.
Restiamo a disposizione al numero verde 800-____ o via e-mail support@[dominio].
Un cordiale saluto
Customer Care – [Store Online]
Modello 5 – Fornitore industriale
Oggetto: ritardo fornitura acciaio contratto n. ______ – evento di forza maggiore
Spett.le [Nome Cliente],
le eccezionali precipitazioni che il ______ hanno interessato l’Emilia-Romagna hanno causato l’allagamento di parte della nostra acciaieria, imponendo lo stop temporaneo agli impianti. Stiamo ripristinando i macchinari e contiamo di riavviare la produzione entro il ___. La fornitura di 120 t di coils classe DX51D Vi sarà consegnata non oltre il ____.
Comprendiamo le ricadute sulla Vostra catena produttiva; per ridurre i tempi spediremo un lotto parziale di 50 t non appena sarà laminato. Restiamo a disposizione per adeguare il Vostro planning in coordinamento con i nostri tecnici.
Ci scusiamo per la situazione, pur originata da cause di forza maggiore, e Vi ringraziamo per la collaborazione.
Distinti saluti
[Firma]
Direttore Commerciale – [Acciaieria]
Modello Lettera di Scuse per Ritardo Consegna Merce
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di scuse per ritardo consegna merce editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di scuse per ritardo consegna merce presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di scuse per ritardo consegna merce può poi essere convertita in PDF, se necessario.
