In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di ringraziamento a un cliente e proponiamo un fac simile di lettera di ringraziamento a un cliente da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Ringraziamento al Cliente
Hai appena concluso un affare particolarmente importante e vuoi ringraziare un cliente per la fiducia che ti ha accordato? Nel caso non l’avessi ancora fatto, puoi iniziare subito a scrivere una lettera di ringraziamento al cliente in questione, così da metterlo al corrente della tua riconoscenza.
Al contrario di una lettera personale o di un biglietto di ringraziamento, questa tipologia di messaggio rappresenta un modo cordiale ma sufficientemente formale per comunicare con i destinatari dei tuoi servizi, e può essere utilizzata non solo per esprimere la tua gratitudine nel presente ma anche per costruire collaborazioni stabili e durature.
Essa è strutturata secondo uno “schema tipo” che ti presenteremo più avanti, pertanto scriverla non sarà troppo difficile: l’importante infatti è riuscire ad utilizzare un linguaggio idoneo, cortese, rispettoso e perché no, anche simpatico e accattivante.
La lettera di ringraziamento è però uno strumento da utilizzare con parsimonia, e deve essere inviata solamente nei momenti giusti. È infatti sconsigliato inoltrarne una copia ogni singola volta in cui un cliente completa un acquisto presso la tua azienda o quando ti richiede un servizio. Ci sono molte occasioni in cui una comunicazione di questo tipo può tornare utile, come per esempio quando
-Un cliente che ha subito un disservizio rinnova la fiducia nei tuoi confronti;
-Un acquirente decide dopo un periodo di incertezza di concludere un affare con te;
-Si sblocca una trattativa prima sottoposta a procedimenti legali per volere del cliente;
-Ti viene reso un favore a livello professionale che ti permette di migliorare i servizi offerti;
-Un cliente decide di offrirti un feedback relativo alla tua attività, assegnandoti una valutazione su piattaforme e siti web dedicati al ranking delle aziende.
Premesso quindi che le motivazioni che possono portare a scrivere una lettera di ringraziamento a un cliente sono numerose, la struttura del messaggio è invece meno soggetta a variazioni, e deve includere le seguenti parti
-Intestazione, ovvero la parte del foglio o dell’email che includa i tuoi riferimenti e quelli del destinatario della lettera. Solitamente questa parte viene saltata poiché molte aziende sono dotate di carta intestata o di particolari layout preimpostati all’interno della propria casella di posta elettronica
-Introduzione, che deve iniziare con l’indicazione della città e della data in cui il messaggio viene composto, corredato eventualmente da un oggetto che indichi il nome dell’accordo preso, quello del servizio offerto o dell’ordine che ha visto coinvolti te e il cliente e le vostre comunicazioni precedenti. Inserire l’oggetto all’inizio della lettera aiuta il cliente o il destinatario più in generale a comprendere sommariamente di cosa tratterà il messaggio. Si tratta di una mossa utile per evitare che il tuo ringraziamento venga scambiato con un messaggio di pubblicità, e che rende ciascuna comunicazione personalizzata e “a prova di cestino”.
Sempre all’interno dell’introduzione, la quale include le prime due o tre righe del messaggio, dovrai poi ricordarti di rivolgerti al tuo destinatario in modo appropriato. Riguardo a questo passaggio occorre sottolineare come a seconda del tipo di cliente al quale ti rivolgi potrai scegliere aggettivi differenti. Di norma, quando si scrive una lettera di ringraziamento a un cliente si utilizza la formula “Gentile cliente”, la quale però in certe occasioni potrebbe assumere un tono troppo stereotipato ed anonimo.
Se hai una piccola azienda o se intendi far sentire il tuo destinatario “speciale” ti consigliamo di sostituire la formula “Gentile cliente” con la sua alternativa più umana e diretta, composta sì da un aggettivo come “Gentile”, “Spettabile”, “Egregio” ma seguita dal titolo “Sig.” o “Sig.ra” e dal cognome del cliente.
Dopo aver scelto il giusto appellativo per il destinatario potrai presentarti con nome e cognome (se scrivi la lettera a titolo personale) oppure di citare il fatto che la lettera in oggetto voglia esprimere la gratitudine a livello collettivo, di tutta l’azienda. Puoi iniziare questa parte scrivendo “A nome della (nome azienda)” oppure “A nome della nostra azienda/compagnia” e poi continuare con ciò che vuoi comunicare.
-Corpo principale del messaggio, nel quale potrai finalmente esprimere la tua gratitudine al cliente comunicandogli tutto ciò che desideri. In questa parte, solitamente lunga uno o due paragrafi, c’è spazio davvero per qualsiasi apprezzamento, che può andare dal sottolineare la puntualità del cliente nei pagamenti, alla sua gentilezza nella comunicazione, sino all’elogio delle sue capacità dialettiche e della fiducia che ti ha saputo mostrare, magari in un momento di difficoltà per la tua azienda. Insomma: non esiste una regola precisa su cosa scrivere all’interno di questa parte della lettera, quanto piuttosto modi giusti o sbagliati per farlo.
Anche se il clima tra te e il cliente è di totale distensione e siete legati da sentimenti di rispetto e fiducia, il consiglio è di ricorrere all’uso di un linguaggio formale, o comunque che possa rispecchiare la vera natura del vostro legame.
Se vuoi ringraziare un cliente con cui sei in confidenza quindi, evita di ricorrere a formule standard e preconfezionate, che potrebbero fargli credere che tu abbia compilato una lettera solo per il dovere e non per il piacere di farlo.
-Conclusioni, all’interno delle quali potrai rinnovare i ringraziamenti e includere auguri e obiettivi per il futuro, magari da condividere proprio con il cliente in questione e con la sua attività o azienda. Anche in questo caso, verifica che il tono della comunicazione sia in linea con quello tenuto precedentemente, e ricordati di firmare la lettera subito dopo aver espresso i saluti. Riguardo a questo punto, rispetto a formule come “Arrivederci” o “A presto”, inserisci diciture come “Cordiali saluti” o “Cordialmente”, decisamente più appropriate al contesto.
Prima di salutarci, ci teniamo poi a ricordarti che potrai inviare la tua lettera di ringraziamento a un cliente via posta ordinaria (un gesto certamente apprezzato che farà assumere alla missiva maggiore importanza) oppure tramite e-mail. Se scegli questa seconda via, ti consigliamo di personalizzare il contenuto della lettera il più possibile, così da non far sembrare che essa sia stata semplicemente copiata e incollata.
Infine, se i tuoi rapporti di lavoro con il cliente te lo consentono e sei solito recarti presso la sede fisica in cui lavora, potrai anche scegliere di consegnare la tua lettera di ringraziamento a mano: questa modalità è sicuramente una delle più apprezzate, e ti permette di far capire al destinatario quanto il suo contributo alla tua attività o il suo supporto abbiano significato per te.
Fac Simile Lettera di Ringraziamento a un Cliente
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di ringraziamento a un cliente editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di ringraziamento a un cliente presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di ringraziamento a un cliente può poi essere convertita in PDF, se necessario.
