In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di spiegazioni e proponiamo un fac simile lettera di spiegazioni da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Spiegazioni
Una lettera di spiegazioni è un documento formale attraverso il quale un individuo fornisce una descrizione dettagliata e giustificazioni riguardo a un evento specifico, un’azione compiuta, o una situazione che ha suscitato preoccupazioni, domande o richieste di chiarimento da parte di un’altra parte, che può essere un datore di lavoro, un’istituzione, un ente o un’organizzazione. Questo tipo di lettera serve a comunicare in modo chiaro e trasparente le ragioni dietro a comportamenti, decisioni o errori, con l’obiettivo di risolvere malintesi, fornire contesto aggiuntivo e, se necessario, delineare i passi che verranno intrapresi per correggere o migliorare la situazione.
La lettera di spiegazioni, quindi, ha diversi scopi importanti
-Chiarire Malintesi: In alcuni casi, azioni o decisioni possono essere interpretate erroneamente. La lettera di spiegazioni offre l’opportunità di presentare la propria versione dei fatti, contribuendo a dissipare eventuali dubbi o malintesi.
-Assumersi la Responsabilità: Quando si commettono errori, è importante assumersi la responsabilità delle proprie azioni. Una lettera di spiegazioni permette di ammettere apertamente l’errore, esprimere rammarico e illustrare come si intende prevenire che la situazione si ripeta in futuro.
-Fornire Contesto: Spesso, le decisioni o le azioni vengono prese in circostanze complesse o sotto pressione. Attraverso una lettera di spiegazioni, è possibile fornire dettagli sul contesto in cui si è verificato l’evento, aiutando il destinatario a comprendere meglio le ragioni sottostanti.
-Proporre Soluzioni: Oltre a spiegare le ragioni di un certo comportamento o evento, la lettera può essere utilizzata per proporre soluzioni concrete o passi che si intende intraprendere per risolvere il problema o migliorare la situazione.
Vediamo quali sono le informazioni che devono essere presenti in una lettera di spiegazioni
-Intestazione e Dati del Mittente: Inserire i propri dati completi all’inizio della lettera, comprensivi di nome, cognome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email, per facilitare eventuali contatti di risposta.
-Destinatario: Specificare chiaramente a chi è indirizzata la lettera, includendo nome, titolo (se applicabile), e indirizzo completo dell’ente, dell’organizzazione o della persona.
-Oggetto: Un breve riepilogo dell’oggetto della lettera che anticipi il contenuto della spiegazione, esempio “Spiegazioni relative a [specificare l’evento o la situazione]”.
-Introduzione: Una breve introduzione che esponga il motivo della lettera, presentando l’argomento in modo chiaro e diretto.
-Descrizione Dettagliata della Situazione: Questa sezione deve contenere una narrazione accurata e dettagliata degli eventi o delle circostanze che hanno portato alla necessità di scrivere la lettera. È importante includere date, luoghi e qualsiasi altro dettaglio specifico che possa contribuire a una comprensione completa della situazione.
-Spiegazione del Proprio Punto di Vista: Fornire le proprie motivazioni, ragioni o giustificazioni riguardanti il comportamento o la decisione in questione. Se applicabile, descrivere le proprie intenzioni, sottolineando eventuali incomprensioni o malintesi.
-Eventuali Azioni Correttive o Proposte: Se sono state intraprese azioni correttive o se si intendono proporre soluzioni per mitigare o risolvere la situazione, queste vanno dettagliate chiaramente, dimostrando proattività e impegno nella risoluzione del problema.
-Disponibilità per Ulteriori Chiarimenti: Esprimere la propria disponibilità a fornire ulteriori informazioni, a discutere di persona o a partecipare a un incontro, se necessario, per chiarire ulteriormente la situazione.
-Conclusione e Ringraziamento: Concludere la lettera ringraziando il destinatario per l’attenzione e per l’opportunità di fornire le proprie spiegazioni.
-Firma: Firmare la lettera per confermare l’autenticità della comunicazione.
Nella redazione di una lettera di spiegazioni, il linguaggio utilizzato assume un ruolo rilevante nell’efficacia della comunicazione. L’obiettivo è trasmettere le proprie argomentazioni in modo chiaro, rispettoso e comprensibile, in modo che il destinatario percepisca la sincerità e l’integrità delle spiegazioni fornite. Pertanto, è consigliabile adottare uno stile formale, ma allo stesso tempo accessibile, che rifletta professionalità senza risultare eccessivamente rigido o distante.
In primo luogo, è fondamentale usare un linguaggio preciso e diretto, cercando di evitare ambiguità che potrebbero generare ulteriori incomprensioni. Le spiegazioni devono essere articolate in modo logico e coerente, con una sequenza chiara che faciliti la comprensione del contesto e delle motivazioni sottostanti le azioni o le decisioni prese.
È importante anche mostrare empatia e considerazione nei confronti del destinatario, riconoscendo l’importanza delle questioni sollevate e dimostrando apertura al dialogo. Questo significa evitare toni accusatori o difensivi, che potrebbero inasprire le tensioni, preferendo invece espressioni che sottolineino la volontà di collaborare per risolvere la situazione.
L’uso di un vocabolario appropriato e rispettoso contribuisce a stabilire un clima di fiducia e rispetto reciproco. Anche quando si ammettono errori o si discutono temi delicati, esprimersi con dignità e rispetto per sé stessi e per il destinatario aiuta a mantenere un dialogo costruttivo.
Nel caso in cui si faccia riferimento a eventi specifici o si citino fatti e dati, è essenziale fare affidamento su informazioni accurate e verificabili, citando le fonti se necessario. Questo approccio non solo rafforza la credibilità delle proprie argomentazioni, ma dimostra anche un impegno verso la trasparenza e l’onestà.
Esempio di Lettera di Spiegazioni
Modello 1 – Generico
Oggetto: Spiegazioni in merito a _____________________________
Gentile [Titolo e Nome del destinatario],
con la presente desidero fornire i chiarimenti richiesti riguardo a ______________________. L’accaduto risale al __, quando ________________________________. La causa principale è stata ___________________________, circostanza che non avevo previsto e che, purtroppo, ha generato le conseguenze segnalate.
Mi rammarico per quanto accaduto e confermo di aver già adottato le seguenti misure correttive: ___________________________. Rimango a disposizione per ulteriori approfondimenti o per concordare eventuali azioni integrative utili a risolvere definitivamente la questione.
Confidando nella Sua comprensione, porgo distinti saluti.
Firma
[Nome e Cognome]
Modello 2 – Spiegazione di ritardo nel pagamento a un fornitore
Oggetto: Ritardato saldo fattura n. ______ – Spiegazioni e impegno di pagamento
Spett.le [Ragione sociale],
con riferimento alla fattura indicata in oggetto, scaduta il ____, spiego di seguito i motivi del ritardo. Nel mese di __________ la nostra azienda ha subìto un imprevisto rallentamento degli incassi dovuto a insoluti rilevanti da parte di due clienti principali. Tale situazione ha momentaneamente ridotto la liquidità disponibile, impedendoci di rispettare la scadenza pattuita.
Il flusso di cassa tornerà nella norma entro la prima decade di ______, quando incasseremo i pagamenti sopra menzionati. Pertanto Le confermo che il saldo di € ______ sarà eseguito entro e non oltre il //.
Comprendiamo il disagio arrecato e ci scusiamo per l’inconveniente. Restiamo a disposizione per qualsiasi verifica e, se gradito, possiamo inviarLe copia della disposizione di bonifico non appena eseguita.
Cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Modello 3 – Spiegazione tecnica a un cliente per ritardo di consegna progetto
Oggetto: Slittamento consegna progetto “________” – Dettagli esplicativi
Gentile [Nome Cliente],
a seguito della riunione del ____, desidero illustrarLe in modo trasparente le ragioni che hanno determinato lo slittamento dei tempi di consegna del progetto “________”. Durante la fase di test abbiamo rilevato un’anomalia critica nell’integrazione fra il modulo X e la piattaforma Y; l’anomalia, se non risolta ora, avrebbe compromesso la stabilità dell’intero sistema in sede di go-live.
Il team di sviluppo ha proposto un refactoring mirato, già avviato, che si concluderà entro il //. A partire da tale data potremo effettuare una nuova sessione di collaudo, con consegna definitiva prevista per il //. Le invieremo un report tecnico dettagliato entro venerdì, contenente le modifiche implementate.
Comprendiamo l’impatto di questa variazione sul Suo planning e stiamo rafforzando l’organico sulle attività di testing per accelerare le ultime fasi. Restiamo a disposizione per un incontro di aggiornamento in videoconferenza.
Con rinnovate scuse e pieno impegno, porgo cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
Project Manager – [Azienda]
Modello 4 – Spiegazione alla banca per sconfinamento di conto corrente
Oggetto: Sconfinamento del conto n. ______ – Chiarimenti e piano di rientro
Gentile Responsabile di Filiale,
con riferimento alla comunicazione del ____ relativa allo sconfinamento occorso sul mio conto corrente n. ______, espongo di seguito i motivi dell’anomalia. La fuoriuscita è stata provocata dall’addebito contestuale di tre RID per complessivi € ______, nonostante avessi concordato con i rispettivi fornitori un posticipo di pagamento di 10 giorni. A causa di un disguido amministrativo interno alle controparti, gli addebiti sono stati inoltrati senza tener conto dell’accordo.
Ho già chiesto la revoca dei RID e provvederò, entro il ____, alla copertura integrale dello scoperto, oltre alle competenze maturate. Contestualmente, sto predisponendo un fido di cassa in modo da prevenire situazioni analoghe.
Resto a disposizione per ulteriori informazioni e mi scuso per l’accaduto.
Distinti saluti.
[Nome e Cognome]
[Recapiti]
Modello di Lettera di Spiegazioni
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di spiegazioni editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di spiegazioni presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di spiegazioni può poi essere convertita in PDF, se necessario.
