In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di spiegazioni e proponiamo un fac simile lettera di spiegazioni da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Spiegazioni
Una lettera di spiegazioni è un documento formale attraverso il quale un individuo fornisce una descrizione dettagliata e giustificazioni riguardo a un evento specifico, un’azione compiuta, o una situazione che ha suscitato preoccupazioni, domande o richieste di chiarimento da parte di un’altra parte, che può essere un datore di lavoro, un’istituzione, un ente o un’organizzazione. Questo tipo di lettera serve a comunicare in modo chiaro e trasparente le ragioni dietro a comportamenti, decisioni o errori, con l’obiettivo di risolvere malintesi, fornire contesto aggiuntivo e, se necessario, delineare i passi che verranno intrapresi per correggere o migliorare la situazione.
La lettera di spiegazioni, quindi, ha diversi scopi importanti
-Chiarire Malintesi: In alcuni casi, azioni o decisioni possono essere interpretate erroneamente. La lettera di spiegazioni offre l’opportunità di presentare la propria versione dei fatti, contribuendo a dissipare eventuali dubbi o malintesi.
-Assumersi la Responsabilità: Quando si commettono errori, è importante assumersi la responsabilità delle proprie azioni. Una lettera di spiegazioni permette di ammettere apertamente l’errore, esprimere rammarico e illustrare come si intende prevenire che la situazione si ripeta in futuro.
-Fornire Contesto: Spesso, le decisioni o le azioni vengono prese in circostanze complesse o sotto pressione. Attraverso una lettera di spiegazioni, è possibile fornire dettagli sul contesto in cui si è verificato l’evento, aiutando il destinatario a comprendere meglio le ragioni sottostanti.
-Proporre Soluzioni: Oltre a spiegare le ragioni di un certo comportamento o evento, la lettera può essere utilizzata per proporre soluzioni concrete o passi che si intende intraprendere per risolvere il problema o migliorare la situazione.
Vediamo quali sono le informazioni che devono essere presenti in una lettera di spiegazioni
-Intestazione e Dati del Mittente: Inserire i propri dati completi all’inizio della lettera, comprensivi di nome, cognome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email, per facilitare eventuali contatti di risposta.
-Destinatario: Specificare chiaramente a chi è indirizzata la lettera, includendo nome, titolo (se applicabile), e indirizzo completo dell’ente, dell’organizzazione o della persona.
-Oggetto: Un breve riepilogo dell’oggetto della lettera che anticipi il contenuto della spiegazione, esempio “Spiegazioni relative a [specificare l’evento o la situazione]”.
-Introduzione: Una breve introduzione che esponga il motivo della lettera, presentando l’argomento in modo chiaro e diretto.
-Descrizione Dettagliata della Situazione: Questa sezione deve contenere una narrazione accurata e dettagliata degli eventi o delle circostanze che hanno portato alla necessità di scrivere la lettera. È importante includere date, luoghi e qualsiasi altro dettaglio specifico che possa contribuire a una comprensione completa della situazione.
-Spiegazione del Proprio Punto di Vista: Fornire le proprie motivazioni, ragioni o giustificazioni riguardanti il comportamento o la decisione in questione. Se applicabile, descrivere le proprie intenzioni, sottolineando eventuali incomprensioni o malintesi.
-Eventuali Azioni Correttive o Proposte: Se sono state intraprese azioni correttive o se si intendono proporre soluzioni per mitigare o risolvere la situazione, queste vanno dettagliate chiaramente, dimostrando proattività e impegno nella risoluzione del problema.
-Disponibilità per Ulteriori Chiarimenti: Esprimere la propria disponibilità a fornire ulteriori informazioni, a discutere di persona o a partecipare a un incontro, se necessario, per chiarire ulteriormente la situazione.
-Conclusione e Ringraziamento: Concludere la lettera ringraziando il destinatario per l’attenzione e per l’opportunità di fornire le proprie spiegazioni.
-Firma: Firmare la lettera per confermare l’autenticità della comunicazione.
Nella redazione di una lettera di spiegazioni, il linguaggio utilizzato assume un ruolo rilevante nell’efficacia della comunicazione. L’obiettivo è trasmettere le proprie argomentazioni in modo chiaro, rispettoso e comprensibile, in modo che il destinatario percepisca la sincerità e l’integrità delle spiegazioni fornite. Pertanto, è consigliabile adottare uno stile formale, ma allo stesso tempo accessibile, che rifletta professionalità senza risultare eccessivamente rigido o distante.
In primo luogo, è fondamentale usare un linguaggio preciso e diretto, cercando di evitare ambiguità che potrebbero generare ulteriori incomprensioni. Le spiegazioni devono essere articolate in modo logico e coerente, con una sequenza chiara che faciliti la comprensione del contesto e delle motivazioni sottostanti le azioni o le decisioni prese.
È importante anche mostrare empatia e considerazione nei confronti del destinatario, riconoscendo l’importanza delle questioni sollevate e dimostrando apertura al dialogo. Questo significa evitare toni accusatori o difensivi, che potrebbero inasprire le tensioni, preferendo invece espressioni che sottolineino la volontà di collaborare per risolvere la situazione.
L’uso di un vocabolario appropriato e rispettoso contribuisce a stabilire un clima di fiducia e rispetto reciproco. Anche quando si ammettono errori o si discutono temi delicati, esprimersi con dignità e rispetto per sé stessi e per il destinatario aiuta a mantenere un dialogo costruttivo.
Nel caso in cui si faccia riferimento a eventi specifici o si citino fatti e dati, è essenziale fare affidamento su informazioni accurate e verificabili, citando le fonti se necessario. Questo approccio non solo rafforza la credibilità delle proprie argomentazioni, ma dimostra anche un impegno verso la trasparenza e l’onestà.
Modello di Lettera di Spiegazioni
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di spiegazioni editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di spiegazioni presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di spiegazioni può poi essere convertita in PDF, se necessario.
