In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di sollecito risposta e proponiamo un fac simile di lettera di sollecito risposta da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Sollecito Risposta
Questo tipo di comunicazione risulta fondamentale in numerose occasioni lavorative, oltre a configurarsi come uno strumento legale non indifferente in determinate situazioni. Molto spesso infatti, chi potrebbe servirsene non conosce a fondo l’utilità di una lettera di sollecito risposta. Come facilmente intuibile dal titolo della lettera però, essa aiuta a notificare al destinatario un’ulteriore richiesta avanzata nei suoi confronti, nella speranza che esso assolva i propri doveri o obblighi. Si tratta di una lettera che può essere mandata in formato cartaceo o via email, e che può includere un avvertimento molto simile ad un ultimatum in caso di mancata risposta. Se anche tu hai provato a contattare un partner commerciale, un cliente, un fornitore, un’azienda ma non hai ancora ricevuto risposta, quello che ti consigliamo di fare è proprio provare a scrivere una lettera di sollecito. Non sai come fare? Allora continua nella lettura e scoprilo subito!
Le occasioni nelle quali una lettera di sollecito di risposta può rivelarsi d’aiuto sono moltissime, e non avendo né tempo né spazio per elencarle tutte ci limitiamo a riportare di seguito quelle più comuni. Risulta essere consigliato utilizzare una comunicazione di sollecito quando
-Hai effettuato una richiesta per il risarcimento danni ad un’azienda ma quest’ultima non ti ha risposto dopo diverse settimane dall’invio della prima lettera/e-mail. Se invii una lettera di richiesta risarcimento danni ad una corporation ricorda che i tempi di risposta possono essere piuttosto lunghi, quindi attendi almeno due settimane prima di inviare la lettera di sollecito risposta.
-Stai cercando di organizzare una riunione con partner commerciali o investitori ma dopo numerose richieste per concludere l’affare o l’accordo commerciale non riesci a reperire il soggetto interessato né ricevi indicazioni circa diverse date in cui sarà disponibile.
-Quando hai stipulato accordi per svolgere lavori o erogare servizi, l’azienda cliente non rilascia i dati per la fatturazione.
-Quando dopo parecchie settimane un ente o compagnia non fornisce spiegazioni circa il mancato rimborso di un biglietto.
In tutti questi casi scrivere una lettera di sollecito risposta ti aiuta a rendere visibile il tuo interessamento nella questione, facendo in modo che tu possa comunicare preventivamente alle parti in causa la tua futura volontà di procedere per vie legali. Inoltre, nel caso in cui la risposta del tuo interlocutore non fosse arrivata per via di disservizi a livello di poste o corrieri, scrivendo una lettera di sollecito farai in modo che la parte coinvolta sia notificata e possa prendere provvedimenti al più presto, scusandosi per l’accaduto e inviando un’altra risposta magari attraverso un diverso canale
Prima di scoprire esattamente quali informazioni inserire nella lettera, è bene mettere subito in chiaro che non serve un linguaggio aggressivo o scortese per sollecitare il destinatario. Molto meglio è invece comunicare le tue necessità e volontà in modo pacato, avendo cura di non scadere mai nel minaccioso. Per questo motivo, utilizza un linguaggio formale e uno stile conciso, così da non rischiare di impiegare parole di troppo o che possano risultare offensive.
Scegli l’uso di diciture standard come Spettabile/i in apertura, e saluti come Cordialmente o Cordiali saluti. Risulta essere chiaro che trovandoti a dovere sollecitare qualcuno tu non senta una particolare propensione alla gentilezza, ma inutile sarebbe sfogare la rabbia in una missiva. Questo passaggio è fondamentale per far sì che in un futuro, davanti ad un giudice, tu possa dimostrare la tua assoluta correttezza durante l’intero svolgersi dei fatti.
Se hai riscontrato una pertinenza tra i casi riportati sopra e la tua attuale situazione, è giunto il momento di capire come scrivere in modo adeguato la lettera di sollecito risposta. Come spesso accade per le missive di questo tipo, tutto quello che dovrai fare è esporre un messaggio chiaro e conciso, arricchito con tutti i dati relativi al giorno in cui hai inviato la tua prima comunicazione (o eventualmente quelle successive) alla quale non hai ricevuto risposta.
Le informazioni che non possono mancare includono quindi
-Dati del mittente
-Dati del destinatario
-Oggetto della lettera
-Data di invio della comunicazione precedente
-Invito a fornire una risposta entro una certa data
-Avvertimento alla riserva di adire vie legali
-Data del giorno di scrittura e firma.
Vediamo quindi più nel dettaglio la struttura della comunicazione.Come anticipato, nella parte superiore della lettera dovrai indicare con estrema attenzione i tuoi dati e quelli del destinatario. Ciò significa che non solo avrai bisogno di reperire il nome dell’azienda alla quale intendi scrivere, ma anche un indirizzo corretto. Per verificare di non aver sbagliato, ti consigliamo di consultare i contatti della parte sul sito web ufficiale oppure chiamando l’ufficio relazione con il pubblico.
Dopo aver fatto ciò, passa all’indicazione dell’oggetto, scrivendo come frase Mancata risposta alla lettera del.
Fatto ciò, passa alla redazione del contenuto vero e proprio.
Ora che l’oggetto del messaggio è chiaro, concentrati sulla redazione del messaggio vero e proprio, avendo cura di includere tutte le informazioni che ti abbiamo indicato. Inizia introducendo la lettera e dicendo Con la presente lettera o con la presente comunicazione e poi prosegui raccontando che cosa andrai a notificare. Rivolgiti con il Lei o con il Voi e indica ancora una volta quale comunicazione inviata da te non ha ricevuto risposta, includendo anche l’argomento o il fatto alla quale si riferiva. Per rendere la tua lettera di sollecito ancora più efficace, allega ad essa una copia della prima lettera, così da non lasciare dubbi a riguardo. Infine, prima di salutare, indica la quantità di giorni massima in cui il destinatario potrà rispondere, facendo eventualmente riferimento alla possibilità di adire vie legali in caso di mancata risposta entro i termini indicati. Infine, saluta in modo cordiale e firma la lettera di sollecito.
Quando il messaggio è pronto, controlla ancora una volta che non vi siano errori di grammatica e verifica che le date inserite siano quelle corrette. Terminati i controlli, scegli se sia meglio inviare il messaggio tramite raccomandata con ricevuta di ritorno oppure tramite email. Nel caso scegliessi la posta elettronica, ti ricordiamo che l’unico modo affinché le tue comunicazioni possano avere valenza legale è quello di usare un indirizzo di posta elettronica certificata.
Fac Simile Lettera di Sollecito di Risposta
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di sollecito risposta editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di sollecito risposta presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di sollecito risposta può poi essere convertita in PDF, se necessario.
