In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di accettazione preventivo e proponiamo un fac simile di lettera di accettazione preventivo da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Accettazione Preventivo
La lettera di accettazione preventivo è uno strumento fondamentale che ti permette di fissare nero su bianco gli accordi presi e di certificare il fatto di aver versato un preventivo a favore della ditta che lavora per te. Ma quali sono tutte le altre informazioni che bisogna indicare nella lettera di accettazione preventivo? Esistono delle formule standard che è meglio adottare? Gli allegati sono obbligatori? Nei paragrafi che seguono trovi la risposta a queste e molte altre domande. Prima di cominciare però, cerchiamo di capire quando sia opportuno ricorrere a questo tipo di comunicazione e soprattutto come farlo senza sbagliare.
La lettera di accettazione preventivo è una comunicazione molto importante, che ha la funzione di formalizzare accordi presi precedentemente a voce. Ricorrere ad una lettera del genere però non è sempre necessario, anche perché spesso gli accordi verbali sono sufficienti per molte delle operazioni economiche quotidiane. Se però ti trovi a commissionare lavori importanti, dal valore di somme di denaro cospicue, la scrittura di una lettera di accettazione preventivo è caldamente consigliata, soprattutto perché
-Ti permette di fissare il prezzo che ti è stato proposto verbalmente, senza subire aumenti
-Ti permette di indicare a quanto ammonta l’acconto che offri e i relativi metodi di pagamento
-Puoi usarla per inserire clausole specifiche che l’azienda dovrà rispettare per portare a termine il progetto
-Ri consente di inserire allegati essenziali per dare valore legale agli accordi presi.
Insomma, la lettera di accettazione preventivo si configura come una vera e propria tutela nei confronti del cliente, da utilizzarsi quando gli investimenti economici riguardano progetti di ampia portata, come per esempio l’installazione di una infrastruttura informatica, l’installazione di forniture di luce, gas, impianti fotovoltaici, ristrutturazioni, committenze artistiche o conservative e tanto altro ancora.
Posto che l’obiettivo della lettera è quello di tutelare i tuoi interessi e di permetterti di indicare in via preventiva le tue condizioni, è venuto il momento di capire come scriverla.
Fortunatamente, si tratta di un’operazione piuttosto semplice: durante la redazione del documento non dovrai usare nessuna formula particolare e anzi, ti converrà essere sintetico e andare dritto al punto. Al fondo dell’articolo, ti mostreremo quali formule inserire all’interno del nostro modello scaricabile.
Nella parte iniziale, la lettera di accettazione preventivo è simile a tutte le altre lettere. Dovrai infatti cominciarla indicando in alto a destra tutti i riferimenti del tuo destinatario, in modo da indirizzare la lettera alla persona o al reparto giusto. Normalmente, è sufficiente indicare la dicitura Spettabile seguita dal nome e dal cognome del professionista al quale ti rivolgi, oppure indicando direttamente il nome dell’azienda seguito dall’indirizzo completo della sede principale o dell’ufficio di riferimento.
Fatto ciò, dovrai poi passare a qualche riga sottostante e indicare l’oggetto della comunicazione. Il consiglio è di scrivere un titolo che renda facilmente riconoscibile quale sia il preventivo oggetto di accettazione. Solitamente, i preventivi inviati dalle aziende hanno un codice, un numero o un identificativo specifico, che rendono il progetto facile da identificare. Nell’oggetto cerca di riportare questi dati, magari accompagnati ove possibile dal numero di protocollo della lettera che hai ricevuto da parte dell’azienda, così da facilitare i tuoi colleghi o dipendenti nel ritrovarla in archivio.
Completata la redazione dell’oggetto, è il momento di passare alle informazioni essenziali da inserire nel messaggio. Prima di tutto, dovrai iniziare la lettera con la dicitura “Il sottoscritto” seguita dall’elenco dettagliato dei tuoi dati personali, da presentare in ordine come segue
-Nome e cognome
-Luogo e data di nascita
-Codice fiscale
-Indirizzo di residenza
-CAP
-Comune
-Ruolo rivestito in azienda
-Nome dell’azienda
-Sede dell’azienda
-Partita IVA
Questa parte della lettera di accettazione è molto importante perché ti consente di indicare su chi cade la responsabilità dell’accettazione del preventivo ricevuto. Ricorda sempre di capire bene se inserire i dati personali oppure quelli aziendali, inserendo il soggetto giusto tra persona fisica e soggetto diverso dalle persone fisiche.
Una volta elencati tutti i dati, dovrai inserire il messaggio vero e proprio della lettera, quello in cui indichi sia di aver accettato formalmente il preventivo ricevuto, sia altre importanti informazioni circa l’avvio e lo svolgimento del progetto.
In generale, prima di iniziare questa sezione dovresti scrivere Dichiara e poi far seguire il resto del messaggio.
Fatto ciò, potrai inserire nella tua lettera di accettazione le seguenti informazioni
-Presa visione e accettazione del preventivo, da indicare con frasi come il sottoscritto dichiara di aver preso visione e di accettare il preventivo n. ricevuto dalla Vostra azienda
-Presa visione con le seguenti richieste specifiche, ovvero: impegno da parte dell’azienda incaricata di svolgere tutte le attività così come sono state descritte nel preventivo citato;
-Richiesta di assistenza da parte dell’azienda incaricata durante l’intera implementazione del progetto;
-Richiesta di manutenzione ordinaria e straordinaria di piattaforme, impianti, ecc. per tutta la durata dei lavori;
-Reperibilità telefonica degli addetti anche in orari extra lavorativi;
-Indicazione del budget complessivo, delle eventuali rate di pagamento e delle tempistiche da rispettare, così come eventuali suddivisioni dei pagamenti da parte di altri soggetti;
-Eventuali autorizzazioni di accesso a banche dati o altre informazioni sensibili durante e dopo la conclusione del progetto;
Infine, dopo aver indicato tutte le tue richieste, dovrai inserire luogo e data e apporre una firma per accettazione nella parte in basso a sinistra del foglio. In basso a destra invece, potrai indicare lo spazio dedicato alla firma per presa visione da parte dell’azienda.
Prima di inviare la lettera di accettazione preventivo ti consigliamo di allegare ad essa copia della lettera contenente il preventivo, oltre che fotocopia in carta semplice di un documento di identità del richiedente.
Esempio di Lettera Accettazione Preventivo
Modello generico – Accettazione integrale del preventivo
Oggetto: Accettazione preventivo n. [numero] del [data]
Spett.le [Ragione sociale / Professionista],
con la presente confermiamo la nostra piena accettazione del preventivo in oggetto relativo a [descrizione sintetica fornitura/servizio] per l’importo complessivo di € [importo] oltre IVA.
La invitiamo pertanto a procedere con l’esecuzione secondo le condizioni ivi riportate.
Rimaniamo a disposizione per qualsiasi ulteriore dettaglio operativo.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Società] | [Telefono] | [e-mail]
Accettazione con versamento acconto e coordinate bancarie
Oggetto: Conferma ordine e versamento acconto – Preventivo n. [xxx]
Gentile [Titolo + Cognome / Azienda],
facendo seguito al preventivo n. [xxx] del [data], Le comunichiamo di averlo accettato senza riserve. Come da Vostre condizioni di vendita provvediamo al versamento dell’acconto del [percentuale] % (pari a € [importo]) con bonifico alle seguenti coordinate:
– Intestatario: [denominazione]
– IBAN: [iban]
– Causale: “Acconto preventivo n. [xxx] – [Nome cliente]”
Allegata disposizione di pagamento. Restiamo in attesa di conferma ricezione e di calendario lavori.
Distinti saluti.
[Firma]
[Recapiti]
Accettazione condizionata ai tempi di consegna
Oggetto: Accettazione preventivo n. [xxx] con termine essenziale consegna
Spett.le [Azienda],
accettiamo il Vostro preventivo n. [xxx] per la fornitura di [beni/servizi] alle condizioni economiche indicate.
La conferma è subordinata al rispetto del termine di consegna entro e non oltre il [data termine essenziale], come concordato telefonicamente.
Vi preghiamo di inviarci conferma scritta dell’impegno sui tempi; in difetto la presente decadrà automaticamente.
Ringraziando per la collaborazione, porgiamo cordiali saluti.
Accettazione parziale (solo alcune voci del preventivo)
Oggetto: Accettazione parziale preventivo n. [xxx] – Voci A-B-C
Egregio/a [Titolo + Cognome],
dopo attenta valutazione del preventivo in oggetto, accettiamo le seguenti voci:
– A. [descrizione voce] – € [importo]
– B. [descrizione voce] – € [importo]
– C. [descrizione voce] – € [importo]
Restano esclusi, per il momento, gli interventi D ed E. Vi chiediamo di predisporre ordine di lavoro e cronoprogramma relativi alle sole voci accettate.
In attesa di riscontro, distinti saluti.
[Firma]
[Recapiti]
Modello – Accettazione con richiesta di contratto/ordine formale
Oggetto: Accettazione preventivo n. [xxx] – Richiesta emissione contratto
Spett.le [Fornitore],
abbiamo il piacere di confermare l’accettazione del Vostro preventivo n. [xxx] del [data] per un importo totale di € [importo] + IVA, relativo a [descrizione].
Al fine di procedere secondo le policy interne, Vi invitiamo a:
1. emettere ordine/contratto formale con riferimento al presente assenso;
2. trasmettere copia firmata per accettazione entro 5 giorni lavorativi;
3. indicare il referente operativo e i canali di assistenza post-vendita.
Rimaniamo in attesa della documentazione richiesta.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Società] | [Telefono] | [e-mail]
Fac Simile Lettera Accettazione Preventivo
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di accettazione preventivo editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di accettazione preventivo presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di accettazione preventivo può poi essere convertita in PDF, se necessario.
