In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di segnalazione al comune e proponiamo un fac simile di lettera di segnalazione al comune da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Segnalazione al Comune
Il Comune, l’ente territoriale più vicino al cittadino, è spesso l’interlocutore a cui ci si rivolge per la risoluzione di problematiche specifiche o per la richiesta di permessi o chiarimenti.
Analizziamo quando è necessario procedere alla stesura e le caratteristiche che deve possedere una lettera di segnalazione per divenire efficace e chiara.
Le situazioni in cui diventa necessario scrivere una lettera di segnalazione al comune possono essere diverse.
Generalmente ci si rivolge all’ente alla presenza di cantieri nei pressi di posti non adeguatamente segnalati o quando è presente una buca in un tratto di strada dissestata o sono percepiti rumori provenienti da attività commerciali. Ma non solo, anche quando l’illuminazione di una strada è inesistente e quindi potrebbe mettere in rischio la sicurezza degli abitanti o sono presenti rumori molesti o alberi pericolosi nel territorio.
Questi sono solo alcuni dei casi in cui è possibile rivolgersi al comune per richiedere l’accertamento della situazione e il conseguente intervento risolutivo.
Per il comune ogni problema specifico presuppone l’invio di una lettera di segnalazione, è importante, quindi, che le problematiche rimangano separate e distinte.
Risulta essere fondamentale che venga segnalato il luogo preciso in cui è presente il problema. Le competenze, infatti, potrebbero essere non comunali ma regionali o di aziende esterne. La valutazione preventiva consente di interloquire con i corretti soggetti coinvolti.
Il problema dovrebbe essere descritto brevemente, senza l’inserimento di opinioni e commenti personali, ma presentando in modo conciso la situazione.
Le immagini sono importanti per la comprensione della situazione, è preferibile scattare fotografie da angolazioni differenti in modo che il comune possa avere una visione più ampia e quindi valutare il tipo di intervento che è necessario svolgere.
Infine bisogna lasciare i recapiti personali corretti, questi possono essere essenziali per la comunicazione con l’ente.
Prima di iniziare con la descrizione del problema è necessario anteporre l’oggetto, ovvero presentare una brevissima anteprima della situazione. L’oggetto deve essere evidenziato in grassetto e avere la lunghezza di una riga, massimo due.
Successivamente si può procedere con la segnalazione effettiva, comunicando le generalità ed esponendo la problematica. La lettera non deve mai superare la pagina per non creare confusione in chi la legge. La sintassi, quindi, deve essere semplice e chiara, senza giri di parole.
Infine è preferibile allegare una copia del documento di identità e l’eventuale documentazione fotografica.
Non si dovrebbe mai segnalare lo stesso problema più volte in quanto la ricezione da parte del comune di reclami differenti rallenta il lavoro e crea confusione nei soggetti coinvolti.
Lo stesso vale per i canali di comunicazione, mandare una segnalazione attraverso mezzi diversi provoca ritardi in quanto l’operatore deve comprendere se la problematica è la medesima. Inoltre, se si segnala attraverso un canale specifico, si dovrebbe sempre utilizzare lo stesso per la richiesta di informazioni.
Risulta essere importante che il canale specifico dedicato alle segnalazioni non diventi un contenitore di informazioni generiche, questo può fare perdere tempo all’ente che si trova costretto a smistare le diverse richieste.
Infine, se si verifica una situazione pericolosa è importante ricordare che gli enti predisposti all’intervento sono i numeri di emergenza, che consentono di parlare con un operatore specializzato che in pochissimo tempo può fare giungere sul posto specialisti mirati ed esperti.
La missiva va inviata all’ufficio di competenza ma, a seconda dei casi, può essere mandata anche al Sindaco o all’Ufficio per le Relazioni con il Pubblico. Se si segue questa strada è l’ufficio a smistare la lettera al reparto di competenza.
La lettera di segnalazione può essere recapitata tramite consegna a mano, posta raccomandata, modulo online, se presente sul sito istituzionale, mail o Pec.
I responsabili del comune sono tenuti per legge a registrare tutte le segnalazioni pervenute e a fornire per in forma scritta un riscontro, indicando le soluzioni e i motivi per cui si è verificata la problematica. Per i reclami relativi ai disservizi solitamente la risposta perviene al cittadino entro 30 giorni.
L’ufficio in seguito effettua tutti gli accertamenti ed eventualmente risolve la problematica.
Esempio di Lettera di Segnalazione al Comune
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di segnalazione al comune, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione. In questo caso si tratta di una lettera di segnalazione al comune di strada dissestata, ma l’esempio può essere modificato per scrivere una lettera di segnalazione di alberi pericolosi, di pericolo idrogeologico, di schiamazzi, di rumori molesti o di qualsiasi altro problema.
Al Sig. Sindaco del Comune di _____________
Al Comando di Polizia Municipale di _________________________
Al Presidente della Provincia di __________________________
Al Prefetto di ________________
Oggetto: Segnalazione strada gravemente dissestata
Il/La sottoscritto/a _______________ residente a _________________ in ______________ con la presente segnala l’estremo pericolo creato da una buca venutasi a creare sul tratto di strada in prossimità di _________________ (indicare con precisione il luogo).
Tale buca mette in grave pericolo la circolazione soprattutto di chi utilizza le due ruote per i propri spostamenti, oltre che ovviamente l’incolumità di automobilisti e pedoni che di lì transitano.
Per questo motivo invita i destinatari, nell’ambito delle precipue competenze e responsabilità, a porre in essere ogni provvedimento necessario a garantire la sicurezza e l’incolumità dei cittadini.
Luogo e data
Firma _____________________________________
Fac Simile Lettera di Segnalazione al Comune
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di segnalazione al comune editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di segnalazione al comune presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di segnalazione al comune può poi essere convertita in PDF, se necessario.
