In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di scuse per mancata partecipazione incontro e proponiamo un fac simile di lettera di scuse per mancata partecipazione incontro da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere un Lettera di Scuse per Mancata Partecipazione Incontro
Se hai avuto un contrattempo e non puoi più partecipare ad un incontro, allora sarà necessario avvisare le altri parti coinvolte del fatto che non si potrà presenziare. Chiaramente bisognerà adottare le specifiche disposizioni del caso ovvero capire come redigerla e come impostarla a seconda di chi sono i destinatari.
Solitamente si sceglie di redigere una lettera per scusarsi quando per cause di forza maggiore non ci si può presentare ad un incontro formale.
Questa potrà quindi essere utilizzata qualora, per esempio, non potessimo presenziare ad un appuntamento di lavoro, ad un convegno, ad una cena piuttosto che un meeting aziendale.
Infatti, per incontri di questo tipo è buona abitudine scusarsi formalmente, in modo da mostrarsi veramente dispiaciuti per l’accaduto, soprattutto se si dovesse essere a contatto con il datore di lavoro o con dei clienti.
Non preoccuparti però della motivazione, all’interno del testo non è necessario specificare il perché non si può partecipare all’evento, ma bastano semplicemente delle scuse. Risulta essere sottinteso che i motivi dovranno essere seriamente validi per poter disdire un impegno di questo tipo, così nel caso in cui si dovessero venire a sapere potrai stare tranquillo.
Per cominciare bisogna scrivere in alto a sinistra il proprio recapito mentre a destra quello della persona a cui sarà indirizzata la lettera.
Una volta terminata l’intestazione sarà necessario passare all’introduzione formale che prevede l’utilizzo di diverse formule. Quelle più frequentemente utilizzate sono di norma gli appellativi Gentilissimo/a o Egregio/a seguiti dal titolo e dal nome della o delle persone interessate. Se invece ci si dovesse riferire ad una società potreste usare il termine Spett.le.
A questo punto dovrete argomentare il corpo della comunicazione. Come accennato in precedenza, non si dovranno necessariamente specificare i motivi dell’inconveniente ma basterà porgere le proprie scuse facendo attenzione ad indicare l’orario e il luogo dell’appuntamento, in modo che sia subito individuabile dal soggetto ricevente.
Al termine della lettera si potrà richiedere di fissare un nuovo incontro, da concordare successivamente con l’interessato. In ultimo bisognerà poi semplicemente indicare data, luogo e firma autografa.
Una volta che avrete strutturato la vostra lettera, dovrete anche fare attenzione a cosa scrivere. Chiaramente ci sono delle cose che si possono omettere o evitare di argomentare per non fare brutte figure,
Per iniziare, cerca di non fare promesse che non puoi mantenere. Spesso si cerca di rimediare in qualsiasi modo al proprio errore, e si potrebbe rischiare di promettere cose che poi non si possono realizzare. Per questo evita di illudere l’altra parte e vai dritto al punto, pensando attentamente a quello che scrivi, del resto un imprevisto può capitare a tutti.
Non partire con l’idea che tutto ti sia dovuto. Per esempio, non è detto che l’altra parte voglia successivamente prendere un altro appuntamento o che un cliente voglia effettuare un nuovo incontro. Cerca di rimanere con i piedi per terra e di essere realista, senza fare intendere che ti aspetti che ci possa essere sicuramente un seguito alla vicenda.
Prova ad utilizzare un tono formale e soprattutto dispiaciuto e cordiale, certamente chi riceverà la comunicazione potrebbe indisporsi, per cui parti già a tuo svantaggio. Per questo motivo cerca in tutti i modi di tenere un fare conciliante e cerca di porre poi rimedio alla situazione il prima possibile.
Risulta essere evidente che comunicare la propria assenza non deve essere un metodo da utilizzare con chiunque. Ricorda di utilizzarlo solo nel caso di appuntamenti veramente importanti. Se, per esempio, avevi un appuntamento per acquistare una autovettura e vieni successivamente chiamato allo stesso orario e data dalla tua banca, non ci sarà bisogno di inviare una lettera di scuse. Per cui valuta attentamente la situazione volta per volta prima di metterti all’opera.
Una volta che la vostra lettera di scuse sarà pronta per essere recapitata resterà solamente da decidere come farla arrivare al destinatario.
Il mezzo tradizionale è l’invio per posta, normalmente tramite raccomandata. Risulta essere il metodo da sempre più utilizzato tanto da essere diventato una consuetudine lavorativa vera e propria.
Con il rapido avanzare della tecnologia abbiamo però adesso a disposizione nuovi e più efficaci metodi per l’invio della nostra comunicazione. In particolare ci riferiamo alla posta elettronica, basterà infatti anche predisporre l’invio di una mail.
In ultimo, la modalità più semplice da porre in essere è quella del recapito di persona, metodo sempre valido.
L’aspetto comune a queste tre soluzioni è evidente, bisogna inviare con un congruo anticipo la comunicazione per permettere all’altra parte di potersi regolare di conseguenza, ed eventualmente cominciare a pensare a fissare un nuovo incontro nel caso di richiesta di rinvio.
Esempio di Lettera di Scuse per Mancata Partecipazione Incontro
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di scuse per mancata partecipazione incontro, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto: comunicazione assenza all’incontro del ………
Gentile ………………..,
con rammarico Le comunico che impegni imprevisti mi impediscono di incontrarla il …………., così come concordato.
Nonostante l’importanza dell’evento e considerato il vivo interesse che provo per l’argomento dell’incontro, sono spiacente doverle comunicare la mia indisponibilità per la data stabilita.
La prego pertanto di considerare l’appuntamento rinviato a data da concordare telefonicamente.
Cordialmente
Luogo e data
Firma
Fac Simile Lettera di Scuse per Mancata Partecipazione Incontro
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di scuse per mancata partecipazione incontro editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di scuse per mancata partecipazione incontro presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di scuse per mancata partecipazione incontro può poi essere convertita in PDF, se necessario.
