In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di richiesta emissione fattura e proponiamo un fac simile lettera di richiesta emissione fattura da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Richiesta Emissione Fattura
La fattura è un documento fondamentale, la cui emissione è resa obbligatoria dallo Stato in presenza di operazioni che incidono sulla determinazione dell’imposta sul valore aggiunto (IVA). Queste operazioni includono le cessioni di beni e le prestazioni di servizi realizzate all’interno del territorio nazionale da soggetti che operano in regime di IVA, nonché le importazioni effettuate da qualsiasi soggetto.
Il DPR n. 633 del 1972, che regola la normativa relativa all’IVA, specifica i diversi momenti in cui sorge l’obbligo di emettere una fattura, distinguendo a seconda della natura dell’operazione commerciale in questione
-Nelle cessioni di beni mobili, l’emissione della fattura deve avvenire al momento della consegna o della spedizione dei beni stessi
-Per la vendita di immobili, la fattura deve essere emessa contestualmente alla stipula del rogito notarile
-Nel caso di beni mobili registrati, l’obbligo di fatturazione scatta al momento della loro trascrizione
-Per le prestazioni di servizi, la fattura deve essere emessa al momento del pagamento del corrispettivo, che sia esso totale o parziale.
All’interno di una fattura si trovano innanzitutto i dati identificativi sia dell’emittente, ossia chi ha venduto il bene o fornito il servizio, che dell’acquirente o committente, cioè chi riceve il bene o il servizio. Questi dati sono essenziali per stabilire chiaramente le parti coinvolte nell’operazione commerciale.
Segue la data di emissione, che registra il momento preciso in cui la fattura viene generata, e un numero identificativo progressivo, univoco per ogni fattura emessa nell’anno fiscale. Questo numero garantisce l’unicità di ciascun documento, facilitando l’archiviazione e la ricerca nel caso sia necessario recuperare la fattura per controlli o per solleciti di pagamento.
Un altro elemento è la descrizione dell’oggetto della fattura, che può essere rappresentata dalla quantità e tipologia dei beni ceduti o dalla natura della prestazione di servizi effettuata. Questa sezione fornisce una chiara comprensione dell’operazione commerciale svolta.
Per le operazioni soggette a IVA, la fattura deve inoltre indicare le aliquote IVA applicate sull’imponibile. Questo dettaglio è fondamentale per il calcolo corretto dell’imposta dovuta e per garantire la trasparenza fiscale dell’operazione.
Infine, il totale della fattura, che comprende l’imponibile e l’IVA calcolata su di esso, rappresenta il credito che l’emittente ha nei confronti dell’acquirente. Questa cifra sintetizza l’importo totale dovuto per l’operazione effettuata.
La lettera di richiesta emissione fattura è un documento attraverso cui un cliente o un acquirente sollecita l’emissione di una fattura da parte di un fornitore, un venditore o un prestatore di servizi. Questa necessità può sorgere in situazioni in cui, dopo l’acquisto di beni o la ricezione di servizi, la fattura corrispondente non è stata fornita secondo le procedure standard o nei tempi previsti. La fattura è essenziale per la contabilità e per il rispetto degli obblighi fiscali del richiedente, fornendo un resoconto dettagliato della transazione commerciale, comprensivo di informazioni quali l’importo dovuto, la descrizione dei beni o servizi forniti e le aliquote IVA applicabili. La lettera serve quindi a formalizzare la richiesta di ricevere tale documento, indicando chiaramente la transazione a cui si riferisce e specificando le modalità e i termini preferiti per l’invio della fattura richiesta.
La lettera inizia con i propri dati personali o aziendali in alto a sinistra, che includono il nome completo, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo email, in modo da fornire al destinatario tutti i riferimenti necessari per una risposta. La data della lettera viene posizionata sotto questi dati, a destra o a sinistra, a seconda delle preferenze.
La lettera prosegue con l’indirizzo del destinatario, posizionato a destra. Questo dovrebbe includere il nome dell’azienda o del professionista a cui si sta facendo richiesta, seguito dall’indirizzo completo. Dopo un breve saluto, come “Gentile [Nome del destinatario]” o “Alla cortese attenzione di [Nome dell’azienda o del professionista]”, si entra nel centro della lettera.
Nel corpo del testo, si inizia esprimendo il motivo per cui si scrive, ovvero la richiesta di emissione di una fattura relativa a un’operazione commerciale specifica, che non è stata ancora ricevuta. Si dovrebbe descrivere brevemente l’operazione in questione, includendo dettagli come la data dell’operazione, la descrizione del servizio o del bene fornito, e qualsiasi altro dettaglio rilevante che possa aiutare il destinatario a identificare la transazione specifica.
È importante esprimere chiaramente la necessità di ricevere la fattura per motivi contabili o fiscali, sottolineando l’importanza della pronta ricezione del documento per la propria gestione finanziaria. Si può poi chiedere gentilmente che la fattura venga inviata entro un certo periodo di tempo, indicando una data o un intervallo temporale che si considera ragionevole.
Nel concludere la lettera, è utile ribadire la propria disponibilità a fornire ulteriori informazioni o chiarimenti che potrebbero essere necessari per facilitare l’emissione della fattura. Un ringraziamento anticipato per la collaborazione e un saluto formale, seguiti dalla propria firma, chiudono la lettera in modo cortese e professionale.
Infine, inviare la lettera attraverso il canale più appropriato, che può variare a seconda della relazione con il destinatario e delle pratiche abituali, assicurandosi di utilizzare un metodo che permetta di avere una conferma di ricezione, come la posta elettronica certificata (PEC) o la raccomandata nel caso di comunicazioni più formali.
Esempio di Lettera di Richiesta Emissione Fattura
Modello 1 – Richiesta emissione fattura immediata (acquisto “a corpo”)
Oggetto: Richiesta di emissione fattura per ordine n. [___] del [data]
Con riferimento all’ordine in oggetto, consegnato in data [data consegna] e saldato con bonifico CRO [___] del [data pagamento], chiedo l’emissione della relativa fattura elettronica intestata a:
[Denominazione cliente]
P. IVA / C.F.: [___]
SDI / PEC: [___]
Sede legale: [indirizzo, CAP, città]
Dati riepilogativi della fornitura:
– Descrizione: [___]
– Importo imponibile: € [___]
– Aliquota IVA: [___ %]
– Totale: € [___]
Resto in attesa di ricevere la fattura tramite SDI entro i termini di legge (art. 21 DPR 633/72).
Cordiali saluti.
[Firma]
[Nome – Ruolo]
[Telefono – e-mail]
Modello 2 – Sollecito fattura non emessa dopo 12 giorni
Oggetto: Sollecito emissione fattura ex art. 6, co. 4, D.Lgs 471/97
In data [data consegna] avete consegnato il materiale relativo all’ordine n. [___], già interamente pagato (ricevuta allegata). A tutt’oggi, decorso il termine di 12 giorni dalla cessione, non risulta alcuna fattura a noi intestata.
Vi invitiamo pertanto a regolarizzare la posizione emettendo la fattura elettronica entro 3 giorni dal ricevimento della presente, al fine di evitare l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 6 citato e di consentirci la corretta registrazione contabile.
Ringraziando per l’attenzione, porgiamo distinti saluti.
[Firma]
[Società richiedente]
Modello 3 – Richiesta fattura per prestazione di servizi periodici
Oggetto: Emissione fattura servizi mensili – contratto n. [___]
In base al contratto di manutenzione firmato il [data], il canone mensile di € [___] + IVA deve essere fatturato entro il giorno 5 del mese successivo. Non avendo ricevuto il documento riferito a [mese/anno], Vi chiediamo gentilmente di trasmetterlo quanto prima al nostro canale SDI [codice] o PEC [indirizzo].
Dati intestazione:
[Denominazione] – P. IVA [___] | C.F. [___]
Sede: [___]
Restiamo a disposizione per ulteriori informazioni.
Cordiali saluti.
[Firma]
[Nome Cognome] – Responsabile Amministrazione
Modello 4 – Rettifica e riemissione fattura con dati corretti
Oggetto: Richiesta nota di credito e nuova fattura – errata intestazione
Facciamo riferimento alla fattura n. [___] del [data] con intestazione:
[Denominazione errata]
Poiché la ragione sociale corretta è:
[Denominazione corretta] – P. IVA [___] – SDI [___]
Vi preghiamo di emettere nota di credito a storno totale del documento errato e di riemettere fattura con dati aggiornati, mantenendo numero ordine, importo e date originari.
Vi ringraziamo per la collaborazione e restiamo in attesa.
Distinti saluti.
[Firma]
[Contatti]
Modello 5 – Richiesta fattura intracomunitaria (reverse charge)
Subject: Request for invoice – Order No. [___] dated [date]
Dear Sirs,
We acknowledge receipt of the goods delivered on [delivery date] under the above purchase order. In order to comply with Article 41 of Italian VAT Law and EU Directive 2006/112/EC, please issue your zero-rated intra-community supply invoice showing:
– Our VAT number: IT[________]
– Incoterms: [___]
– Net amount: € [___]
– Place of delivery: [city, Italy]
Kindly send the pdf copy to [e-mail] and the original via EDI as soon as possible.
Thank you for your prompt cooperation.
Best regards,
[Signature]
[Name, Position]
[Company] – Tel. [___]
Modello di Lettera di Richiesta Emissione Fattura
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di richiesta emissione fattura editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di richiesta emissione fattura presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di richiesta emissione fattura può poi essere convertita in PDF, se necessario.
