In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di richiesta di informazioni e proponiamo un fac simile di lettera di richiesta di informazioni da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Richiesta di Informazioni
Capire come scrivere una lettera di richiesta informazioni è un passo davvero molto importante, visto che può tornare utili in tantissime situazioni, anche molto differenti tra loro. Nel momento in cui si ha una buona base è possibile adattare in autonomia, senza commettere errori, la lettera al caso specifico ottenendo sempre ottimi risultati.
Se si pensa infatti alle occasioni in cui vi è la necessità di richiedere delle informazioni, il ventaglio delle possibilità è davvero molto ampio.
Si possono richiedere delle informazioni ad un professionista, per esempio per comprendere se un problema è di sua competenza oppure per prenotare una consulenza, oppure vi può essere la necessità di ricevere informazioni ad un negozio in merito alla disponibilità di un prodotto o ancora ad una struttura ricettizia per ricevere indicazioni e tantissimo altro ancora.
Prima di analizzare il contenuto vero e proprio della lettera in ogni sua parte, è bene tenere a mente alcuni consigli in generale in merito ad alcuni dubbi che generalmente colgono chi la sta scrivendo. In questo modo diventerà più veloce la stesura della lettera poiché non ci si dovrà interrogare più e volte circa le solite questioni.
La prima domanda che probabilmente ci si pone quando si tratta di scrivere una lettera è sempre se sia meglio utilizzare un tono formale oppure un tono informale. Viene abbastanza naturale utilizzare un tono formale e dare del lei se ci si sta rivolgendo ad un professionista o se la lettera è indirizzata al proprio superiore. In altri casi però possono sorgere delle perplessità.
In linea generale è sempre meglio utilizzare un tono formale, non eccessivamente, quando si parla con qualcuno che non si conosce, anche se, per esempio, ci si sta rivolgendo ad un collega o al servizio clienti di un negozio, limitando l’utilizzo di un tono informale solo se ci si rivolge a persone con cui si è già in confidenza.
L’altro grande dilemma è quello relativo alla lunghezza ideale della lettera. In realtà non si può stabilire a priori perché il punto non è esattamente questo.
Bisogna concentrarsi sul contenuto stesso. Se alcune comunicazioni sono per loro natura brevi, allora è inutile aggiungere del testo superfluo. Del resto altre situazioni necessitano di più battute per poter essere illustrate al meglio nei loro punti salienti.
Quello che conta è centrare il punto, inserire tutte le informazioni ed i riferimenti che potrebbero tornare utili al destinatario, evitando di essere ridondanti e di ripetere più volte lo stesso concetto.
Per quanto riguarda le parti della lettera in senso stretto, è possibile individuarne quattro, cioè intestazione, introduzione, corpo del testo, conclusione.
In merito all’intestazione, è doveroso accertarsi di inviare la lettera o la mail all’indirizzo corretto. Spesso infatti i negozi, gli studi professionali o in generale le differenti realtà lavorative, hanno dei canali ad hoc per la richiesta di informazioni, basta informarsi in merito.
Nel corpo della lettera vi è il contenuto vero e proprio. Per quanto riguarda le formule di apertura, è meglio optare per un tradizionale Egr. che sta per egregio o egregia, le formule come Gen.mo/a potrebbero risultare inappropriate al contesto se non si è in confidenza con l’interlocutore. Si può poi inserire un titolo, se presente, come Dott./ssa, Prof.ssa, Avv. o altri.
Risulta essere buona educazione anche inserire un oggetto per anticipare al destinatario il contenuto della comunicazione, questo dipende dal caso specifico ma può iniziare con richiesta informazioni in merito a. Inoltre è altrettanto importante anche presentarsi, inserendo il proprio nome e cognome ed altre informazioni che potrebbero servire ad identificarti.
In seguito va illustrata la ragione per cui si richiedono delle informazioni, tenendo a mente i consigli sopracitati, dunque accertandosi di aver inserito tutti i riferimenti utili e di aver esposto la questione in maniera chiara.
In conclusione, soprattutto in caso si lettera abbastanza lunga, è possibile riassumere sinteticamente il contenuto, ribadendo le proprie richieste. In quanto alla formula di conclusione, meglio optare per formule aperte, che invitano il destinatario ad una risposta come resto in attesa di un cortese riscontro alla presente.
Al termine della lettera vanno inseriti i saluti, la data e la firma.
Esempio Lettera di Richiesta di Informazioni
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di richiesta di informazioni, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto: Richiesta di informazioni su prodotti e termini di pagamento.
Buongiorno Dott. ____,
Il mio nome è ______ e faccio parte della Direzione Commerciale di ______. La nostra azienda opera nel settore di ______ e, essendo in veloce espansione, siamo alla ricerca di nuovi fornitori.
La contatto perchè vorremmo ricevere il catalogo dei Vostri prodotti e il relativo listino prezzi. Vi preghiamo di indicarci cortesemente anche gli eventuali sconti che potreste praticare in caso di acquisto di una certa quantità per un dato prodotto.
Desidereremmo conoscere inoltre le condizioni di pagamento, in che modo sarà imballata e spedita la merce, i termini di consegna, se potete fornire eventuali pezzi di ricambio, se la merce è assicurata durante il trasporto, quali sono le condizioni di garanzia e se vi occupate dell’assistenza alla clientela.
In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.
Firma
Fac Simile Lettera di Richiesta Informazioni
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di richiesta di informazioni editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di richiesta di informazioni presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di richiesta di informazioni può poi essere convertita in PDF, se necessario.
