In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di richiamo per comportamento maleducato e proponiamo un fac simile di lettera di richiamo per comportamento maleducato da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere Lettera di Richiamo per Comportamento Maleducato
Scrivere una lettera di richiamo per un comportamento maleducato può essere un compito impegnativo, ma è un passo importante per mantenere un ambiente di lavoro professionale e positivo. Questo documento formale serve a notificare a un dipendente o membro che il comportamento assunto durante l’orario di lavoro non è in linea con le politiche o le aspettative aziendali o dell’organizzazione, e per sottolineare che un atteggiamento negativo non sarà più tollerato.
Farlo in modo efficace richiede sicuramente una certa attenzione ai dettagli, così come una comprensione delle norme e dei processi aziendali. Non è opportuno infatti ricorrere a questo strumento solo per intimidire un dipendete o per sfogare le frustrazioni provate sul lavoro. É molto importante che la lettera sia redatta in modo professionale e obiettivo, evitando di fare affermazioni false o diffamatorie. Inoltre, è essenziale che il dipendente in questione (il destinatario) sia prima di tutto informato dei suoi diritti e delle opportunità a sua disposizione per affrontare la faccenda (per esempio tramite l’aiuto di un avvocato, dei sindacati o di un’associazione) per rispondere alla lettera di richiamo.
In questa guida esamineremo come scrivere una lettera di richiamo per un comportamento maleducato in modo efficiente e professionale. Prima di tutto, occorre ricordare ancora una volta che la lettera di richiamo per comportamento maleducato è un documento formale.
Ciò comporta che lo stile ed il linguaggio utilizzati al suo interno siano sempre composti, seri e capaci di andare dritto al punto. Una caratteristica essenziale di una lettera di questo tipo dal punto di vista linguistico consiste indubbiamente nel rivolgersi al destinatario utilizzando la terza persona singolare, ovvero il “Lei”. L’uso del “tu” sarebbe da destinare unicamente alle comunicazioni confidenziali tra amici, ma a quel punto ti consigliamo di comunicare con loro direttamente a voce.
Una lettera disciplinare come quella di richiamo serve principalmente come avviso o avvertimento, e viene di norma inviata al dipendente o collaboratore prima di ricorrere a decisioni più drastiche. Essa serve per notificare il colpevole del fatto che il comportamento inappropriato che ha messo in atto è stato notato e, se in seguito alla lettera non verrà modificato, non sarà più tollerato.
Naturalmente il contenuto di una lettera di richiamo per comportamento maleducato varia a seconda della situazione specifica, ma di solito include una descrizione dettagliata degli avvenimenti e delle circostanze che hanno portato alla violazione delle politiche aziendali.
Focalizzando l’attenzione su un contesto lavorativo in effetti, sono moltissime le regole che è possibile infrangere volontariamente o involontariamente: ritardi all’ingresso, mancato rispetto delle scadenze, maleducazione nel rivolgersi a clienti, colleghi e superiori, furto di merce esposta e venduta, uso improprio dell’attrezzatura, violazione della privacy e divulgazione di materiale sensibile e riservato.
Proprio per questo motivo, la lettera di richiamo è uno strumento importante ed utilissimo per mantenere un ambiente di lavoro professionale e costruttivo. Inoltre, essa serve anche come prova scritta e formale prima di un eventuale licenziamento, a dimostrazione del fatto che l’azienda o l’organizzazione coinvolta ha preso misure per risolvere il problema e ha informato il dipendente o il membro delle conseguenze del suo comportamento per tempo, senza approfittarsi di alcuna posizione di potere a suo svantaggio.
La struttura di una lettera di richiamo è molto simile a quella che dovrebbe avere una qualsiasi comunicazione di tipo interno e con un riferimento alle norme disciplinari da rispettare. Prima di tutto, essa dovrà rivolta con molta precisione al dipendente indisciplinato, e dovrà riportare
-Nome, cognome e ruolo aziendale del destinatario
-Oggetto, che notifichi brevemente il contenuto della lettera
-Introduzione, che serve per descrivere brevemente come mai è stato composto il messaggio e in cui puoi indicare quale regolamento aziendale o quale codice etico sia stato infranto
-Spiegazione dei fatti, in cui dovrai cercare di riportare tutte le informazioni che reputi rilevanti per far capire al destinatario cosa, come e quando abbia sbagliato, per quante volte e perché. Cerca di essere il più specifico possibile, facendo anche riferimento ad eventuali prove raccolte come filmati, foto, registrazioni e, senza indicare i nomi, a racconti di testimoni presenti durante il fatto.
-Proposta delle soluzioni possibili o, in alternativa, indicazioni delle sanzioni disciplinari previste dal regolamento.
-Conclusione formale e saluti, corredata dalla tua firma.
Non ci stancheremo mai di ripeterlo abbastanza: se sei parte dell’ufficio personale di una grande, media o piccola azienda, scrivere una lettera di richiamo per un dipendente può essere un’operazione delicata. Ecco quindi alcuni consigli per scrivere una missiva efficace
-Cerca di essere specifico. Descrivi con precisione il comportamento o la prestazione del dipendente che ha richiesto il richiamo. Fornisci dettagli sulle azioni o sui comportamenti specifici che devono essere corretti.
-Mantieni la professionalità. Mantieni un tono professionale e formale nella tua lettera. Evita di usare un linguaggio aggressivo o accusatorio.
-Mantieni l’obiettività. Evita di fare affermazioni personali o di biasimare il dipendente in modo ingiusto. Focalizzati sul comportamento o sulla prestazione che devono essere corretti.
-Offri soluzioni. Proponi soluzioni per risolvere il problema e aiutare il dipendente a migliorare la sua prestazione o comportamento.
-Conferma le aspettative, Ricorda al dipendente delle aspettative aziendali e delle politiche che devono essere rispettate.
-Firma la lettera. Firma la lettera come rappresentante dell’azienda e consegnala formalmente al dipendente in modo manuale, così da non apparire disinteressato all’importanza della questione.
Fac Simile Lettera di Richiamo per Comportamento Maleducato
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di richiamo per comportamento maleducato editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di richiamo per comportamento maleducato presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di richiamo per comportamento maleducato può poi essere convertita in PDF, se necessario.