In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di invito formale e proponiamo un fac simile di lettera di invito formale da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Invito Formale
Stai organizzando un evento importante o una festa ma non sai quale sia il modo migliore per comunicarlo ai tuoi invitati? Niente paura: in questo articolo ti spieghiamo come scrivere una lettera di invito formale. Seguendo i nostri consigli infatti, imparerai ad includere nel tuo messaggio di invito tutte le informazioni essenziali da fornire ai partecipanti. Già, perché una lettera di invito formale non è breve e sintetica come un semplice biglietto, e deve saper includere in modo snello e vivace tutti quei dati utili a te e agli invitati. Data e ora certo, ma anche brevi indicazioni su come raggiungere il luogo, consigli per il dress code ed eventualmente una breve spiegazione dell’evento in oggetto. Insomma, come avrai capito le possibilità sono tante, e non sempre è necessario attenersi ad una formula unica. Di seguito quindi, trovi tutte quelle informazioni essenziali che non possono mancare in una lettera di invito formale. Per realizzare un invito degno di nota però, esse non bastano: ecco quindi tutti i segreti per scrivere una lettera di invito formale elegante, corretta dal punto di vista della forma ma allo stesso tempo ricca di un linguaggio moderno ed accattivante.
Come sempre, prima di addentrarci nella redazione del messaggio vero e proprio, iniziamo il nostro viaggio cercando di capire meglio quando sia effettivamente opportuno ricorrere all’invito formale. Questo particolare messaggio infatti, deve sempre essere impiegato in occasione di
-Celebrazioni ufficiali legate ad anniversari e ricorrenze pubbliche, come per esempio commemorazioni storiche
-Inaugurazioni di spazi pubblici o privati o di monumenti, come per esempio parchi, opere pubbliche, ma anche di negozi, ospedali, strutture di vario genere
-Eventi come mostre d’arte, proiezioni cinematografiche o prime teatrali, soprattutto se in anteprima
-Festeggiamenti privati di natura unica o speciale
-Feste di compleanno o di anniversario
Oltre alle manifestazioni ufficiali o legate a un evento storico o a una ricorrenza annuale, potrai ricorrere alla lettera di invito formale ogni volta in cui lo ritieni necessario. Se la tua ricorrenza è particolarmente importante per te, potrai sempre servirti di questo strumento: la lettera di invito infatti può sortire un fascino ed un effetto senza tempo, anche quando l’evento in sé non è per forza serioso o ufficiale. In ogni caso, a prescindere dall’evento, è sempre utile inviare una lettera di invito formale quando hai in mente di ospitare tanti invitati. Usandola infatti, potrai informali per tempo e basare la sistemazione di tavoli e altri oggetti in base al numero di risposte effettive.
Al giorno d’oggi sempre più comunicazioni ufficiali vengono inoltrate via mail. Questo naturalmente, è vero anche nel caso degli inviti formali. Un invito digitale infatti presenta innumerevoli vantaggi: può essere inoltrato a migliaia di indirizzi email nello stesso momento, può essere scritto e decorato attraverso software per PC ed eliminare così l’annoso problema dello spreco di carta, rivelandosi ecologico. Il consiglio quindi, soprattutto se sei certo che tutti i tuoi invitati utilizzino quotidianamente la loro casella mail, è di propendere per questo primo formato, quello digitale.
Ci sono però delle occasioni in cui l’invito cartaceo rimane la scelta preferibile, soprattutto se si tratta di eventi legati a occasioni affettive e familiari come matrimoni, prime comunioni, compleanni ecc… In questo secondo caso infatti, la lettera di invito formale rappresenta non solo il mezzo con cui comunicare le informazioni sul luogo e sull’orario, ma anche un bel ricordo da conservare, magari corredato da una foto o da una piccola bomboniera di invito.
Infine, un aspetto fondamentale da considerare è che non è detto che tutti i tuoi invitati usino o controllino frequentemente la loro mail. Pensa per esempio ai nonni, agli zii o alle persone più anziane: se vuoi invitare anche loro, una lettera cartacea è assolutamente d’obbligo!
Fatte queste premesse, passiamo ora a capire come scrivere il messaggio vero e proprio.
-Incipit lettera di invito formale
Con il termine incipit intendiamo tutta la parte iniziale della lettera, quella che occuperà la parte superiore del foglio. Innanzitutto, un buon invito formale deve a nostro parere riportare un logo o comunque un’immagine decorativa che conferisca eleganza ed ufficiosità al messaggio. Naturalmente non ti chiediamo di metterti a disegnare una decorazione o un logo, ma piuttosto di sceglierne uno dalla rete e di incollarlo nella parte superiore della pagina. Se non sai come fare, rivolgiti a qualche sito gratuito di creazione inviti, scegliendo tra le varie possibilità disponibili. Se anche questo passaggio ti risulta impraticabile, prova a chiedere aiuto ad un amico o a un grafico. Ricorda che in ogni caso il logo deve essere disposto in alto e a centro pagina.
Dopo avere posizionato l’immagine, dovrai poi inserire tutti i nominativi delle persone o delle organizzazioni/imprese che ospiteranno l’evento. Non dimenticare nessuno, e cerca di scrivere i nomi in ordine di età a partire dal più anziano.
-Estendi l’invito
Questo è il momento della lettera che serve per invitare ufficialmente i partecipanti. In base allo stile del tuo messaggio questa frase potrà essere più o meno formale, e riportare diciture come Siete cordialmente invitati oppure Si richiede la vostra partecipazione. Se l’evento è particolarmente gioioso puoi anche permetterti locuzioni come Sarei lieto che poteste partecipare. Non c’è una formula univoca per questa parte. Molto spesso infatti, è sufficiente inserire diciture come Siete invitati a prendere parte, oppure Si invitano i soci a partecipare.
-Indica la tipologia di evento e lo scopo
Dopo aver esteso l’invito, è ora il momento di rendere nota la natura della festa o dell’evento. Scendendo di qualche riga indica quindi se intendi invitare gli ospiti a una cena, a una colazione, a un buffet, a un aperitivo ecc… avendo cura di specificare subito dopo perché stai lanciando un evento. Scrivi per esempio Siete invitati a partecipare alla cerimonia di premiazione per onorare il vincitore del torneo oppure per qualunque altra tipologia di evento.
-Indica data, ora e indirizzo dell’evento
Ora che tutto è chiaro e il tuo invitato ha capito di che occasione si tratti, potrai completare la lettera inserendovi l’informazione più importante di tutte. Stiamo naturalmente parlando della data e della location dell’evento. Questo passaggio potrebbe sembrare scontato, ma in realtà non lo è. Quando si tratta di redigere un invito formale infatti, sei tenuto sempre a scrivere l’orario dell’evento per esteso. Ciò significa che è sempre bene indicare l’orario con precisione, per esempio scrivendo 8.00 per il mattino e 20.00 se intendi le otto di sera, e riportare tutto l’indirizzo del palazzo o comunque del luogo in cui ci sarà la festa. Non scrivere solo il nome del bar o del ristorante, così come quello della chiesa o del negozio. Riporta sempre città, strada, nome della via o della piazza e, se l’evento è all’interno, il piano e il numero dell’appartamento.
-Inserisci tutte le informazioni che ritieni opportune
Se la location è particolarmente difficile da raggiungere, inserisci sempre due righe di istruzioni o indica un modo per conoscerle meglio. Se la casa della festa si trova in un parco, spiega con alcuni riferimenti chiave come trovarla e così via. Non lasciare nulla all’interpretazione: se non sarai chiaro, alcuni invitati potrebbero non arrivare mai a destinazione e tu rischierai di fare una figuraccia: considera infatti che a evento iniziato potrebbe essere molto scomodo rispondere continuamente al telefono per dare indicazioni a voce, quindi tanto vale essere chiari sin da subito.
Un’altra informazione importante è poi quella relativa all’abbigliamento richiesto, qualora ce ne fosse bisogno.
-Conclusione della lettera
Al termine della lettera di invito formale potrai poi decidere se inserire una tipica formula usata in queste occasioni, ovvero il classico R.S.V.P ovvero Répondez, s’il vous plaît, che in italiano significa Si prega di rispondere. Naturalmente, di seguito lascia anche un numero di telefono o un indirizzo email da contattare. In questo modo, potrai avere un’idea ben chiara di quanti saranno i partecipanti, riuscendo ad organizzare tutti i posti a sedere per tempo.
Per non sbagliare, ricorda che gli inviti sono da indirizzare a ogni singolo individuo sopra i 16 anni, e che se intendi accettare un accompagnatore dovrai specificarlo tu stesso. Infine, ricorda anche di inviare la lettera 8 settimane esatte prima dell’evento.
Fac Simile di Lettera di Invito Formale
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di invito formale editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di invito formale presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di invito formale può poi essere convertita in PDF, se necessario.
