In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di richiamo al dipendente e proponiamo un fac simile di lettera di richiamo al dipendente da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Richiamo al Dipendente
Quando il datore di lavoro riscontra il mancato rispetto del codice disciplinare aziendale da parte di un dipendente, può comunicare all’interessato le eventuali sanzioni corrispondenti trasmettendo una lettera di richiamo al dipendente.
Questo documento scritto si presta perciò a informare il lavoratore delle eventuali misure adottate dal responsabile dell’azienda, il quale tramite il proprio operato deve assicurarsi che il comportamento dei dipendenti rispecchi gli obblighi di diligenza e obbedienza pattuiti al momento della sottoscrizione del contratto. Prima di procedere con l’invio della lettera di richiamo tuttavia, il datore di lavoro ha a disposizione un’opzione più morbida, vale a dire il semplice rimprovero verbale del dipendente.
A seconda della gravità dei fatti commessi, infatti, le aziende possono punire i lavoratori attraverso numerosi strumenti. Tra i più lievi sistemi di ammonimento, oltre al rimprovero verbale troviamo proprio le ammonizioni scritte. Un comportamento inadeguato da parte del dipendente può tradursi anche in una sanzione economica, nella sospensione dal servizio, in un trasferimento temporaneo o permanente e, in casi estremi nel licenziamento dello stesso.
Prima che ognuna di queste misure venga applicata comunque, è necessario che il datore di lavoro rispetti procedure formali normate e che consentano al lavoratore di difendersi per tempo.
Nei seguenti paragrafi ci concentreremo su quale forma e contenuto debba avere una lettera di richiamo al dipendente, in modo da fornirti tutte le informazioni necessarie prima della sua compilazione.
Lo Statuto dei lavoratori, e più precisamente l’art.7 Legge n.300/70, contengono le norme che il datore di lavoro è tenuto a rispettare prima di adottare un provvedimento disciplinare nei confronti di un dipendente. Il dipendente deve sempre essere informato del fatto di aver compiuto un’azione contro il codice disciplinare aziendale. In secondo luogo, ciascun lavoratore deve avere la possibilità, una volta richiamato, di esporre le proprie giustificazioni.
Risulta essere importante sottolineare il fatto che il richiamo effettuato dal datore di lavoro deve verificarsi tempestivamente, non appena quest’ultimo entri a conoscenza dei comportamenti scorretti posti in essere dal dipendente. Una volta esposto il problema inoltre, la dirigenza dovrà riportare in modo preciso e dettagliato tutti gli aspetti che portano a ritenere dannoso o scorretto il comportamento del dipendente.
Una volta esposti i fatti incriminati, il datore di lavoro deve necessariamente procedere alla compilazione della lettera di richiamo al dipendente, in modo da permettere a quest’ultimo di difendersi dalle accuse ricevute. Ciò permette inoltre di mettere nero su bianco le circostanze riscontrate, in modo che il datore di lavoro non modifichi la situazione a suo piacimento aggiungendo o omettendo dettagli fondamentali per la risoluzione della disputa.
Nonostante le ragioni che hanno portato il datore di lavoro a richiamare il lavoratore possano variare notevolmente di caso in caso, esistono alcuni contenuti standard che ciascuna comunicazione deve contenere. Prima di procedere alla redazione del documento, è bene avere ben chiare le ragioni che hanno portato ad intraprendere tale misura, assicurandosi di essere a conoscenza di fatti precisi e facilmente collocabili nel tempo.
Chiaramente, trattandosi di una missiva contenente accuse che possono comportare sanzioni anche gravi, è bene utilizzare in ciascuna parte della comunicazione un linguaggio quanto più possibile formale e preciso. Nonostante la situazione possa talvolta dimostrarsi difficile da gestire, pacatezza e lucidità sono due componenti fondamentali per superare nel migliore dei modi le controversie sul lavoro. Assolutamente vietati quindi termini offensivi o inadatti al contesto professionale, oltre che appellativi irrispettosi e minacce anche sottintese.
Il primo elemento importante da inserire all’interno della lettera di richiamo è costituito dall’oggetto della stessa. Prima di iniziare la comunicazione vera e propria infatti, è necessario indicare in grassetto l’oggetto della missiva, includendo la dicitura standard Oggetto: procedimento di contestazione disciplinare.
All’inizio della lettera è sempre opportuno inserire i dati del mittente e del destinatario. Risulta essere possibile iniziare la comunicazione inserendo la formula Alla cortese attenzione del Sig./Sig.ra seguito dal cognome del dipendente.
In secondo luogo, in apertura della lettera è bene inserire un riferimento legale rispetto a quello che sarà il contenuto, e che in questo caso si traduce nella citazione della legge dello Statuto dei lavoratori. Per non creare confusione, la dicitura da utilizzare è la seguente: Con la presente si comunica l’apertura della procedura di contestazione disciplinare, secondo quanto esposto nell’articolo 7 Legge n.300/70 del CCNL applicato e del codice disciplinare.
A questo punto, è il momento di includere nel testo l’esposizione puntuale dei fatti contestati al dipendente. È molto importante cercare di inserire in questa parte quanti più dettagli possibili, in modo da fornire un quadro esaustivo della situazione e di permettere al dipendente di difendersi da ciascuna accusa.
Dopo avere esposto le motivazioni che hanno portato alla redazione della lettera di richiamo è necessario invitare in modo formale il dipendente a presentare le proprie difese entro i termini stabiliti. Onde evitare fraintendimenti, sarà quindi opportuno inserire una frase come L’interessato è tenuto a presentare le argomentazioni a difesa in qualsiasi forma entro il termine di cinque giorni. Se vi è la certezza che il CCNL preveda un termine diverso, sarà opportuno inserirlo direttamente al posto della dicitura cinque giorni.
Dopo avere incluso nel messaggio tutte le informazioni fino a qui indicate, è il momento di inserire un breve congedo formale, il quale può naturalmente includere diciture standard come “Cordiali saluti”. Nella parte inferiore della lettera infine, è necessario riportare luogo e data, oltre che lo spazio che permetta al lavoratore di apporre la propria firma per ricevuta. Qualora la lettera venga consegnata a mano infatti, il dipendente dovrà firmarla subito dopo aver letto il contenuto.
La lettera di richiamo al lavoratore deve essere consegnata a mano e firmata dallo stesso per ricevuta. Risulta essere molto importante che la procedura di consegna sia svolta secondo le regole, in quanto in caso contrario la comunicazione potrebbe avere valore nullo. Se non è possibile consegnare la lettera direttamente nelle mani dell’interessato, è possibile inviare una copia tramite raccomandata con ricevuta di ritorno.
Una volta ricevuta la comunicazione, il lavoratore ha diritto a presentare le proprie giustificazioni alla dirigenza entro cinque giorni (compresi i fstivi), sia in modalità scritta, sia oralmente. In caso sia stato sottoscritto un contratto collettivo inoltre, tali tempi possono essere soggetti a modifiche e prolungarsi.
Scaduti i cinque giorni, anche se il dipendente non ha fatto richiesta di presentare la propria difesa, è possibile sanzionare il lavoratore.
Il rispetto della procedura formale è necessario per rendere valevole quanto esposto nella lettera. In caso di mancata osservanza degli obblighi stabiliti dallo Statuto dei lavoratori infatti, nessuna sanzione potrà essere messa in pratica a danno del dipendente. È bene ricordare che gli abusi di potere sono a loro volta comportamenti contrari al diritto, e che una volta dimostrati possono essere perseguiti dalla legge. D’altro canto tuttavia, è necessario che anche i dipendenti, qualora abbiano effettivamente commesso un errore, accettino di buon grado le conseguenze che derivano dalle loro azioni. Molto probabilmente un’ammissione di colpa può comportare un dietro front da parte della dirigenza, la quale assistendo ad un comportamento maturo e responsabile può decidere di ritirare le accuse permettendo al dipendente interessato di continuare la propria attività.
Esempio Lettera di Richiamo al Dipendente
MODELLO 1 – RICHIAMO SCRITTO PER RITARDI FREQUENTI
Oggetto : richiamo formale per ripetuti ritardi – mese /
Gentile Sig./Sig.ra ______________________________________,
negli ultimi trenta giorni risultano registrati i seguenti ingressi oltre l’orario d’inizio turno (ore ____):
• _____ – arrivo ore ____
• _____ – arrivo ore ____
• _____ – arrivo ore ____
Tali ritardi, già segnalatiLe verbalmente in data //____, hanno provocato disservizi al reparto ________ e ricadute sull’organizzazione delle attività.
Con la presente Le rivolgiamo formale richiamo scritto ai sensi dell’art. 7 L. 300/1970, invitandoLa a rispettare rigidamente l’orario contrattuale. Ulteriori inadempienze potranno comportare l’adozione di sanzioni disciplinari più gravi.
Cordiali saluti
<Datore di Lavoro / HR Manager>
MODELLO 2 – RICHIAMO PER MANCATO RISPETTO PROCEDURE DI SICUREZZA
Oggetto : richiamo disciplinare – violazione norme sicurezza D.Lgs. 81/2008
Sig./Sig.ra ______________________________________,
il giorno //_____ è stato accertato, alla presenza del preposto Sig./Sig.ra __________, che ha svolto l’attività di __________ senza indossare i dispositivi di protezione individuale obbligatori (casco e cuffie antirumore).
Tale condotta viola:
• il D.Lgs. 81/2008, art. 20;
• il regolamento interno sicurezza, art. ____.
Le contestiamo quindi formale richiamo scritto e La invitiamo a osservare scrupolosamente le procedure, consapevole che la reiterazione potrà comportare sanzioni fino alla sospensione dal servizio.
Distinti saluti
<Responsabile Sicurezza / Datore>
MODELLO 3 – RICHIAMO PER UTILIZZO IMPROPRIO DI E-MAIL AZIENDALE
Oggetto : richiamo scritto per uso non autorizzato casella e-mail di lavoro
Egregio/a ______________________________________,
a seguito di verifica IT del //____ risulta che dalla Sua casella aziendale nome@azienda.it sono stati inviati n. ____ messaggi a mailing list esterne di carattere personale e pubblicitario, in contrasto con la Policy ICT (art. ____).
La invitiamo con il presente richiamo ad attenersi all’uso strettamente professionale degli strumenti aziendali, ricordando che ogni violazione successiva potrà determinare l’adozione di provvedimenti disciplinari più severi, incluso il blocco delle credenziali di accesso.
Cordiali saluti
<IT Manager / HR>
MODELLO 4 – RICHIAMO PER COMPORTAMENTO SCORRETTO VERSO COLLEGA
Oggetto : richiamo disciplinare per condotta non conforme al codice etico
Sig./Sig.ra ______________________________________,
in data _____ durante la riunione del team ________, Lei ha rivolto al collega Sig./Sig.ra ________ espressioni offensive («________________»), episodio confermato dai presenti e contrario a quanto previsto dal nostro Codice Etico (art. ____) e dal regolamento aziendale (art. ____).
Le rivolgiamo pertanto un richiamo scritto e La invitiamo a mantenere, nei futuri rapporti interpersonali, un comportamento improntato a rispetto e collaborazione. Ogni ulteriore infrazione comporterà l’applicazione di sanzioni disciplinari progressive.
Distinti saluti
<Direttore di Funzione / HR Manager>
Fac Simile Lettera di Richiamo al Dipendente
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di richiamo al dipendente editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di richiamo al dipendente presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di richiamo al dipendente può poi essere convertita in PDF, se necessario.
