In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di presentazione aziendale e proponiamo un fac simile di lettera di presentazione aziendale da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Presentazione Aziendale
Se possiedi un’azienda o se ti occupi della comunicazione presso un’impresa, potrebbe capitarti di dovere scrivere una lettera di presentazione aziendale.
In breve, la lettera di presentazione aziendale è una comunicazione che può essere rivolta a privati o ad altre aziende allo scopo di far conoscere la propria realtà, di mostrare all’altro di cosa ci si occupa ed eventualmente anche di spronare l’altra parte ad intraprendere dei rapporti commerciali con la propria azienda.
Per fare in modo che questo accada è importante studiare e scrivere una lettera di presentazione aziendale davvero in grado di suscitare interesse nel lettore ed in questa guida ti forniremo dei preziosi consigli per farlo.
-Personalizzazione e professionalità
La lettera idi presentazione deve contemperare diverse esigenze, da una parte deve dire qualcosa sull’azienda, deve dunque differenziarsi dalle altre ma d’altra parte è importante mantenere un tono professionale, dopotutto non si tratta di una comunicazione informale ad una persona che già conosciamo.
Parla dello scopo dell’azienda, dei prodotti che offre, della storia e della filosofia perseguita, fallo con passione andando oltre le semplici notizie che il lettore potrebbe trovare da solo ma mantieni comunque un tono professionale.
-Non essere prolisso o ripetitivo
Questo non significa in alcun modo che la lettera debba essere una specie di telegramma, va infatti benissimo argomentare e spiegare abbastanza dettagliatamente ciò che si fa e come lo si fa, però attenzione alla lunghezza del testo.
Chi sta leggendo la lettera ti sta dedicando del tempo ed è importante rispettarlo. Per cui evita ripetizioni inutili ed evita di raccontare troppi aneddoti o di scendere in dettagli e tecnicismi non necessariamente utili.
Lo scopo non è quello di annoiare, ma è quello di generare curiosità in chi legge che, se poi lo vorrà, potrà chiederti di approfondire alcuni punti.
Inoltre, se la lettera dovesse essere davvero troppo lunga, potresti rischiare che questa venga cestinata senza neanche una lettura o dopo le prime righe.
-Stimola ed incuriosisci il lettore
Come accennato, il lettore deve sentirsi immerso nella lettera, deve sentirsi stimolato a saperne di più. Solo in questo modo lo spronerai a compiere un’azione come ad esempio a contattarti per approfondire.
Non scrivere una lettera troppo lunga e piena di tutte le informazioni e tutti i dettagli, piuttosto offri degli input, degli spunti che il lettore potrà spontaneamente decidere di cogliere.
-Invita ad un’azione
Una tecnica vincente per ricevere un riscontro da parte del lettore e per far sì che la lettere non resti fine a se stessa, consiste nell’inserire una cosiddetta “call to action” tra le conclusioni.
La call to action è sostanzialmente un invito a compiere un’azione, come ad esempio a comprare un prodotto, a chiedere un preventivo gratuito, a provare un prodotto o anche semplicemente ad iscriversi ad una newsletter per restare sempre aggiornato.
In questo modo coinvolgerai il lettore in prima persona a svolgere un’azione e di fatto avrai maggiori possibilità di trovare nuovi partner o nuovi clienti.
-ileggi attentamente la lettera
Un consiglio che può apparire banale ma che in realtà non lo è affatto è quello di leggere sempre attentamente la lettera almeno un paio di volte dopo averla conclusa, prima di inviarla.
Innanzitutto perché solo così si può avere una visione complessiva del messaggio e si può comprende se lo stesso appare logico lineare e leggibile.
E poi, ovviamente, anche per verificare che non ci siano errori grammaticali o di interpunzione o eventualmente di correggerli.
Una lettera infatti che presenta errori appare immediatamente meno curata e meno formale agli occhi di chi la legge.
Infine, vediamo brevemente quale dovrebbe essere la struttura standard da seguire quando si scrive una lettera di presentazione aziendale.
Gli elementi fondamentali sono l’intestazione, la presentazione, il corpo della lettera, la call to action ed i saluti (con la firma posta alla fine).
-Nell’intestazione vanno inseriti a dati relativi all’azienda come ad esempio la denominazione, l’indirizzo della sede, il C.F o P.Iva, l’ e-mail ed il numero telefono. Eventualmente anche il logo se l’azienda ne possiede uno.
-Nella presentazione ci si presenta con il proprio nome e cognome, con la denominazione dell’azienda e con il ruolo ricoperto presso la stessa.
-Nel corpo va esposto il contenuto vero e proprio della lettera tenendo a mente i consigli di cui sopra. Dal momento che lo scopo è quello di trovare nuovi clienti, è fondamentale spiegare quali prodotti o servizi l’azienda offrire. La spiegazione deve essere esaustiva ma semplice da comprendere. Per quanto riguarda i contenuti, bisogna iniziare dalle esigenze del cliente, spiegando i propri servizi in base a quello che possono dare al potenziale cliente. Bisogna quindi spiegare quali prodotti o servizi si è in grado di offrire in modo completo, ma anche semplice e immediato.
-La call to action, come abbiamo visto, può consistere nell’invito a compiere un’azione come ad esempio a richiedere un preventivo gratuito o altro ancora a seconda dell’ambito applicativo dell’azienda. Invece di promuovere solo la vendita, bisogna puntare sulla possibilità di ottenere un riscontro dal potenziale cliente, invitandolo a rispondere alla lettera, spesso preferita al contatto telefonico, ed a richiedere una presentazione.
-Infine inserisci i saluti e ringrazia il lettore per il tempo che ha dedicato alla lettura e poi apponi la tua firma a mano.
Esempio Lettera di Presentazione Aziendale
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di presentazione aziendale, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Nome Azienda
Indirizzo
Cap Città
Spett.
Nome Azienda
Cap Città
Oggetto: Presentazione [Nome Azienda]
Gentili Signori,
Sono [Nome Cognome], amministratore delegato di [Nome Azienda].
La nostra azienda ha sviluppato un software tramite il quale è possibile automatizzare il servizio di Assistenza Clienti. Grazie al nostro software, gli operatori risparmiano fino al 50% del tempo nella risposta alle richieste dei clienti, permettendo all’azienda di avere un grande risparmio in termini di risorse.
Il nostro software ha già contribuito al miglioramento del business di aziende importanti come ______ e_____.
Ci piacerebbe avere la possibilità di illustrare la nostra soluzione, in modo da capire insieme in che modo questa potrebbe favorire lo sviluppo della Vostra azienda.
Resto in attesa di un riscontro, in modo da programmare una breve chiamata dimostrativa la prossima settimana.
Cordialmente,
Nome Cognome
Fac Simile Lettera di Presentazione Aziendale
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di presentazione aziendale editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di presentazione aziendale presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di presentazione aziendale può poi essere convertita in PDF, se la si vuole inviare tramite posta elettronica certificata, o stampata, se si preferisce l’invio tramite posta.
