In questa guida spieghiamo come scrivere una lettera di sollecito pagamento fattura e proponiamo un fac simile di lettera di sollecito pagamento fattura da utilizzare come esempio.
Il modello editabile può essere scaricato sul proprio computer e compilato inserendo le informazioni mancanti nel modo spiegato all’interno della guida.
Indice
Come Scrivere una Lettera di Sollecito Pagamento Fattura
Le procedure di recupero crediti sono oggi sempre più frequenti, non è un mistero infatti che la tendenza a procrastinare le tempistiche dei pagamenti sia dovuta in primo luogo dalla crisi economica, che da molti anni crea problemi in fatto di liquidità. Come ormai noto, a cadere vittima di questi ritardi non sono solo le imprese che devono incassare una fattura, ma anche quelle che la devono saldare. Si innesca così un circolo vizioso che con il passare del tempo si auto alimenta, e che può portare a seri problemi economici soggetti di natura differente, dai piccoli artigiani alle grandi aziende, passando per i clienti civili e i liberi professionisti.
Se anche tu stai cercando di ottenere l’attenzione di un soggetto inadempiente e aumentare le possibilità di riscuotere i tuoi crediti, molto probabilmente ti starai chiedendo quale sia il migliore metodo per comunicare le tue richieste. La risposta è semplice, per ottenere i pagamenti che ti sono dovuti, il primo passo da compiere è quello di inviare ai tuoi clienti una lettera di sollecito per il pagamento di una fattura.
La lettera di sollecito deve essere inviata solo nel momento in cui le scadenze per il pagamento indicate in fattura risultino superate. Tali tempistiche sono variabili, e di solito coincidono con un periodo che va dai 30 ai 60 giorni a seconda del tipo di servizio offerto. Risulta essere quindi assolutamente sconsigliato redigere una lettera senza prima avere verificato con cura le date presenti in fattura, in quanto il pagamento da parte dei clienti potrebbe avvenire anche un giorno prima della effettiva data di scadenza.
Se il pagamento non viene effettuato entro i termini, devi sapere che alla somma precedentemente pattuita dovrai aggiungere gli interessi di mora, il cui tasso è fissato dalla Banca Centrale Europea e aggiornato ogni sei mesi.
Trattandosi di una comunicazione ufficiale, dovrai preoccuparti di redigere la lettera di sollecito utilizzando mezzi adeguati. Per iniziare, è sempre consigliabile impostare le richieste ufficiali su un comune foglio bianco in formato A4, ancora meglio se provvisto di intestazione e logo ufficiali della tua azienda.
Una volta scelto il supporto, dovrai procedere alla compilazione utilizzando caratteri standard, se utilizzi Microsoft Word puoi scegliere fra Calibri, Times New Roman, Verdana, non superando la dimensione 12. Risulta essere consigliato inoltre evitare l’uso di sottolineature e corsivi, mentre sono tollerati eventuali grassetti utili per evidenziare le informazioni importanti, come le scadenze e i numeri delle fatture.
Prima di procedere con la composizione del messaggio vero e proprio ed entrare nello specifico, dovrai inoltre inserire i tuoi dati in alto a sinistra ei dati del destinatario nella parte superiore destra del foglio. Nelle righe successive, ripartendo dal margine sinistro, dovrai poi indicare un oggetto pertinente con la tua comunicazione. Per rendere la richiesta chiara da subito, puoi includere nell’oggetto una frase come Primo sollecito per pagamento fattura o semplicemente Sollecito pagamento fattura.
Primo Sollecito
Entriamo ora nel centro della lettera, per capire quale tono utilizzare e che tipo di frasi inserire. Trattandosi del primo sollecito, è possibile comunicare tramite un linguaggio pacato e formale, avendo cura di indicare con precisione tutti gli estremi della fattura insoluta. Risulta essere molto importante fare capire al destinatario che nel momento di redazione della lettera, il pagamento dovuto non è ancora stato ricevuto. Per evitare disguidi, il consiglio è quello di indicare tutte le informazioni più importanti, come il numero di riferimento della fattura in oggetto, la cifra richiesta, le modalità di pagamento e gli eventuali estremi. Utilizza un linguaggio gentile ma deciso, in modo che il destinatario si senta in obbligo di rispettare le scadenze senza sentirsi aggredito o svilito.
Un modo per cominciare è rappresentato dalla frase Gentile cliente, da recente controllo contabile risulta che la fattura n _ di euro __ scaduta il ____, alla data odierna non risulta pagata.
Una volta presentato il problema, è poi necessario continuare avanzando la richiesta vera e propria, utilizzando formule come La preghiamo pertanto di regolarizzare la Sua posizione contabile al più presto.
Infine, prima di firmare la lettera di sollecito, puoi concludere il tuo messaggio facendo presente al destinatario che qualora il pagamento sia stato inviato, la tua comunicazione è da ritenersi nulla. In chiusura, non dimenticare di apporre la firma del legale rappresentate ed eventualmente un timbro aziendale.
La lettera di sollecito di pagamento deve sempre essere inviata tramite un mezzo certificato. Grazie alla sempre maggiore facilità di comunicazione tramite posta elettronica, alla classica raccomandata cartacea si affianca oggi la più comoda PEC, ovvero la posta elettronica certificata. Per inviare la tua lettera di sollecito in modo telematico quindi, assicurati che il tuo destinatario disponga di una PEC. In caso contrario, dovrai necessariamente ricorrere alla normale raccomandata, scegliendo la formula con ricevuta di ritorno.
Se hai intenzione di spedire la lettera tramite raccomandata o posta ordinaria, in caso di indicazione di un importo oltre i 77,47 euro, dovrai apporre una marca da bollo del valore di 2 euro. Questa non è necessario nel caso tu ometta il valore dell’importo, oppure se quest’ultimo è inferiore alla cifra indicata.
Il secondo e il terzo sollecito
Qualora la tua prima lettera non abbia ricevuto riscontro, potrai procedere con un secondo sollecito di pagamento, il quale impostato esattamente come il primo dovrà però riportare in oggetto una nuova dicitura, ovvero Secondo sollecito di pagamento fattura.
All’inizio della tua seconda lettera dovrai perciò specificare che il messaggio viene inviato perché il primo sollecito non ha avuto alcun riscontro. Ricordati comunque di specificare con attenzione tutte le informazioni utili per identificare la fattura insoluta, il mittente e il destinatario.
Talvolta può capitare che nemmeno la seconda lettera sia sufficiente ad incassare il credito in oggetto. A questo punto quindi, è doveroso procedere all’invio di una terza lettera, nella quale sarà possibile citare l’eventuale minaccia di passare alle vie legali.
Risulta essere quindi necessario indicare un oggetto una frase come Ultimo sollecito per il pagamento di fattura scaduta.
Il corpo della missiva dovrà poi contenere un breve riassunto di quanto comunicato nelle precedenti lettere di sollecito, in modo da contestualizzare al meglio le tue richieste.
In ogni caso, l’invito è quello di mantenere un tono corretto e pacato, senza scadere in insulti, minacce o nell’uso di un linguaggio inappropriato. In fondo, l’obiettivo è quello di instaurare una comunicazione adulta e professionale, in modo da evitare qualsiasi tipo di accusa da parte del destinatario e di non peggiorare la tua situazione.
Il saldo di un debito è sempre e comunque una situazione delicata, la quale talvolta può richiedere l’intervento di un professionista specializzato in consulenza del lavoro o nel settore del recupero crediti.
Se non ti senti sicuro rispetto ai passi da compiere dopo l’invio dell’ultimo sollecito, il consiglio è quello di rivolgerti a una di queste figure professionali.
Esempio Lettera di Sollecito Pagamento Fattura
Proponiamo di seguito un esempio di lettera di sollecito pagamento fattura, utile per chi desidera scrivere questo tipo di comunicazione.
Oggetto: Primo/secondo/ultimo sollecito di pagamento
Gentile Cliente,
Per un primo sollecito
In base a controlli periodici contabili ci risulta che la fattura numero _____ del __/__/____ con termini di pagamento scaduti in data __/__/____ ad oggi non risulta ancora saldata.
Vi preghiamo di provvedere appena possibile a saldare la Vostra posizione nei confronti della nostra azienda, eventualmente per comodità tramite bonifico bancario al seguente IBAN ________________________________________.
Per un secondo sollecito
Con riferimento alla precedente lettera di sollecito inviata in data __/__/___ della quale non abbiamo avuto riscontro, Vi chiediamo nuovamente di saldare l’importo della fattura numero _____ del __/__/____ con termini di pagamento scaduti in data __/__/____ ad oggi non risulta ancora saldata. Potete anche saldare l’importo tramite bonifico bancario al seguente IBAN ________________________________________.
Per un ultimo sollecito da parte di un avvocato
In riferimento alle nostre lettere di sollecito inviate in data __/__/____ e __/__/____ vi chiediamo di saldare la fattura numero _____ del __/__/____ con termini di pagamento scaduti in data __/__/____ per un importo di ____________ euro, entro il termine perentorio di 10 giorni.
Dovrete anche versare la ritenuta d’acconto come stabilito dalla legge.
La presente lettera ha validità di costituzione in mora. Qualora anche questo avviso non avesse riscontro, saremo costretti ad agire per vie legali.
Nel ringraziarvi per l’attenzione vi porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Firma
Fac Simile Lettera di Sollecito Pagamento Fattura Editabile e Compilabile
In questa sezione è possibile trovare un modello di lettera di sollecito pagamento fattura editabile e compilabile da scaricare e stampare. Il fac simile lettera di sollecito pagamento fattura presente è messo a disposizione in formato DOC, questo significa che il modulo può essere aperto e modificato utilizzando Word, per compilare la lettera inserendo i dati mancanti come spiegato in precedenza.
Trattandosi di un fac simile editabile, la lettera di sollecito pagamento fattura può poi essere convertita in PDF, se la si vuole inviare tramite posta elettronica certificata, o stampata, se si preferisce l’invio tramite posta.
